摘 要：在經濟貿易全球化的今天，會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率、運用計算機技術代替手工記帳的基本方式。如何發揮會計電算化的優勢，為會計工作提供優效、高能的工作質量，是當前我們必須解決的重要課題。本文共分三個部分：第一部分闡明瞭會計電算化在我國開展的狀況，介紹了什麼是會計電算化以及會計電算化和手工會計的區別和聯絡;第二部分提出了會計電算化在發展過程中存在的各種問題;第三部分針對這些問題介紹改進和加強會計電算化的對策，提出了切實可行的應對措施。
關鍵詞：會計電算化;會計資訊系統;財務管理
一、會計電算化的概述
(一)會計電算化的發展現狀
隨著我國社會經濟的發展和科技的進步，越來越多的企業 已經認識到會計電算化的重要性，會計電算化的企業覆蓋面和升級率在急速擴大。而另一方面，隨著會計電算化的普及，會計電算化軟體在安全、穩定前提下，軟體功能也在不斷擴大。可以說，在經濟貿易全球化的今天，會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算 機技術代替手工記帳的基本方式。會計電算化推動了企業財會管理手段的現代 化，加強了以財務為中心的企業管理，促進了企業管理的各方面工作。
會計電算化制度在國內外都有很廣泛的應用和推廣，我國的大部分企業也已經實現了這一不發展。自上世紀90年代以來，我國的會計電算化事業已經取得了長足的發展。電算化由簡單的數值計算 發展到全面數值核算，進而到具有人工智慧的會計管理資訊系統，同時會計電算化由單使用者操作發展到網路環境。會計電算化雖然在我國已廣泛普及，但發展不平衡。由於各地區，各企業的實際情況有較大的差異，導致了我國會計電算化發展的不平衡，通常是經濟越發達的地區，效益越好的企業，會計電算化程度越高。
(二)會計電算化的含義
會計電算化是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及代替部分由人腦完成的對會計資訊的處理、分析和判斷的過程。具體而言，就是利用財務軟體，運用電子技術的手段對企業的財務收支，會計要素的增減變動進行核算，對企業的預算、資金流、物流成本等進行管理的作業系統。會計電算化是會計資訊系統，是整個企業資訊系統的核心組成部分，是中樞神經，是企業決算、管理、生產經營的依據。廣泛意義來講就是指與會計工作電算化有關的所有工作，包括會計電算化軟體的開發與應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的巨集觀規劃、會計電算化制度的建設、會計電算化軟體市場的培育與發展等。
會計電算化是一個人機相結合的系統，其基本構成包括會計人員、硬體資源、軟體資源和資訊資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟體資源。
(三)會計電算化與傳統手工會計的聯絡
1. 基本會計理論和方法一致。兩個系統都必須遵循基本的會計理論和會計方法，都必須採用複式記賬原理。
2. 兩個系統的基本功能相同。都具備資訊的採集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項基本功能。
3. 系統目標一致。兩者都對經濟 業務進行記錄、核算和監督，目標都是為了加強企業經營管理，為資訊需求者提供會計資訊，參與企業經營決策，提高企業 的經濟效益。
4. 兩者都要遵守會計和財務制度，以及國家的各項財經法規和法律，嚴格貫徹執行會計法規，誠實做帳，嚴格執法。
5. 兩者都要有嚴格的內部控制制度以加強企業的內部控制。
6.編制會計報表的要求相同。兩個系統都要求編制會計報表，並且都必須按國家要求編制企業外部報表。
7. 兩者都要按要求儲存會計檔案。作為會計資訊系統的輸出部分，會計資訊檔案必須按要求和年限妥善儲存，以便企業和有關機構查詢。
(四)會計電算化同傳統手工會計的區別
1.各個系統初始化設定工作不同。傳統手工會計的初始化工作包括建立會計科目，開設總賬，登入餘額等;而會計電算化的初始化設定工作則較為複雜，主要有會計系統的安裝，賬套的設定，許可權的設定，會計科目及其程式碼的建立，初始餘額的輸入，自動轉賬分錄的定義，會計報表名稱、格式、資料來源公式的定義等。
2.會計資訊的處理方式不同。在傳統手工會計方式下，從經濟業務的發生到填制或取得憑證、登記賬簿、編制財務報告等要由多人共同完成。而在會計電算化下，只要輸入會計憑證，計算機系統即可自動進行記賬、彙總、轉賬、結賬、編表等，使複雜的會計核算變得簡單、迅速。而且計算機運算速度快、計算精度高、提供資訊全面，一定程度上提高了會計工作質量。
3.賬簿與科目設定不同。傳統手工會計方式下將賬戶設為總賬和明細賬，明細賬大多僅設到三級賬戶，同時還可以根據管理上的需求設一些輔助賬戶。會計科目設定和使用除外商投資企業外，一般都是中文科目。而在會計電算化下，有的財務軟體將科目的級數設定到6級以上，除設定中文科目外，還設定與之相對應的科目程式碼，只要輸入某一科目程式碼即可將中文科目和與之相對應的科目程式碼同時顯示出來，操作簡單便捷。
4. 賬簿的格式不同。傳統手工會計方式下賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，現金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須採用訂本式賬簿。而在會計電算化條件下，由於受到印表機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據《會計電算化工作規範》規定，所有賬頁都是活頁式，列印後裝訂成冊。
5.核算形式不同。傳統手工會計方式下一般採用記賬憑證核算形式、科目彙總表核算形式、彙總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等。對業務資料採用分散收集、分散處理、重複登記的操作方法，通過多人、多環節進行內部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續，避免差錯和舞弊。而在會計電算化條件下常用的是日記賬檔案核算形式和憑證檔案核算形式，對資料進行集中收集、統一處理、資料共享。
二、企業會計電算化運用中存在的問題
(一)思想意識存在偏差
會計電算化發展到今天，還有一部分人的思維觀念還是停留在手工記賬的基礎上，還沒有認識到電算化的重要意義。他們認為手工記賬方式容易接受，要比會計電算化資料更可靠：會計電算化只不過是編寫計算機程式，不具有現實意義或者實行會計電算化為時尚早。基於這種觀念，在會計電算化人才培訓方面，計算機硬體、軟體投入上財力支援遠遠不夠。特別是一些中小企業，管理者不重視電算化會計資訊系統的管理功能。因為中小企業一般資本總量不夠大，生產規模的擴大以及生產裝置和技術的更新都比較困難，企業無法形成一套規範的、系統化的、高效的管理。大部分企業是以利潤最大化作為自己的財務目標，重視利潤，忽略企業的長期可持續發展。這主要表現在許多中小企業的管理人員和會計人員一般使用電算化系統中的總賬、應收應付、固定資產、薪酬管理和報表模組進行經濟業務的核算以及賬簿、報表的生產，而不涉及到成本核算、財務報表分析以及資金預測等具有財務管理功能的模組，電算化管理系統的作用沒有被充分利用。這就相當於只是將傳統的手工記賬轉化為電算化記賬，並未因此提高財務管理能力和效率，忽略了電算化資訊系統的真正意義。也正是由於這個原因，使得企業的管理者產生錯覺，認為電算化管理系統對企業是沒有多大意義的。
(二)電算化基礎管理工作十分薄弱
會計電算化系統雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統維護人員等的崗位，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。而目前，我國建立手工操作條件下的基礎工作的管理還存在著很多不足，一些中小企業內部控制也不是十分完善。實現會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。基礎工作薄弱，建立在此基礎上的電算化管理也就會出現一些問題，導致手工與計算機並行時間過長，不但沒有減輕會計人員的工作，反而增加了會計人員的工作量。
缺少具有管理功能的會計軟體功能大同小異，開發不足使會計電算化軟體品種眾多，但其功能卻大同小異，基本上包括賬務往來、存貨、工資、固定資產、銷售、成本和報表等一些模組，主要的功能是核算。然而隨著我國市場經濟發展，每個企事業單位都要面向市場，需要獨立自主地在預測基礎上進行生產經營決策，在決策執行過程中還要加強控制，事後要組織好核算分析，因而需要開發真正具有管理功能的會計軟體。沒有實現管理會計電算化，並不是完整意義的會計電算化。完整意義的會計電算化應該是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結合。管理會計一方面充分利用財務會計記賬、算賬提供的資料;另一方面，它還可以從財務會計基本資訊系統之外取得有關資訊，根據管理上的要求進行加工計算，藉以為管理上提供各種有用的資料。
(三)缺乏複合型財務人員
財務工作需要紮實的專業知識和豐富的實踐經驗，專業性很強。會計電算化現今的飛速發展，對財務人員提出了更高的要求，更大的挑戰，即對計算機知識的掌握。所以既懂會計學又懂電子計算機技術的複合型會計人才是實現會計電算化的關鍵。目前，大多數企事業單位的會計人員在計算機技能方面的掌握不足，只能機械性的使用財務軟體。會計人員在電算化軟體使用過程中，一方面，一般只是使用一些簡單的核算模組，發雜的模組不會涉及到，軟體的功能運用不完全;另一方面，電算化系統隨著會計要求的提高需要不斷升級和更新改造，在這個過程中涉及到大量資料的輸出、儲存和銜接，一不小心就可能造成會計檔案的流失，而這些工作是一般會計人員無法完成的。此外，在電算化操作過程中出現的種種錯誤，使得會計人員無所適從，應為電算化軟體的糾錯與傳統手工賬務處理的糾錯是不一樣的。對計算機的軟硬體方面的知識不甚瞭解，一旦計算機出現技術問題，就束手無策，而計算機維護人員又大多數是計算機專業出身，基本上對財務知識一竅不通，雙方不能很好地配合，這也是制約電算化發展的原因。
由於會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業知識，在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大的差距。一方面由於計算機培訓教材老化，計算機技術發展很快，幾年時間，計算速度提高了幾十倍，軟體作業系統也有質的變化。而現在的教材多為幾年前的，所介紹的只是陳舊，實用性不強，經過這樣的培訓並通過考試的人員實際操作能力可想而知;另一方面，會計人員只是不全面，缺乏對會計人員的再培訓和定期考核。電算化會計系統是人機結合的系統，它既需要熟悉計算機操作的財會人員，又需要精通計算機硬體維修、資訊系統管理和基本財務知識的系統管理員。但我國這種複合型人才還相當匱乏，培養這一類的人才還需要一定的時間。
(四)內部控制制度薄弱
內部控制以人為核心，在手工會計系統中，對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權人員的稽核和簽章。但會計電算化後，職能劃分發生了巨大的變化，新會計環境對內部控制提出了新的要求。因為業務處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事資料的輸入、又可負責資料的輸出和報送。計算機操作人員直接對使用中的程式和資料庫進行個性操縱處理，加大了出現錯誤和舞弊的風險。
(五)會計資訊系統的安全機制有待加強
財務上的資料，是企業的絕對祕密，在很大程度上關係著企業的生存與發展。由於網路的開放性特徵和本身的資源缺乏，從而使會計資訊保安易受到威脅。由於受到計算機應用能力的約束，中小企業會計人員在會計軟體的運用過程中對會計資訊系統的安全性重視不夠，操作過程中也缺乏加密防範的技術，因此在實際工作中出現了許多安全隱患，會計資料容易喪失。此外，我國會計電算化應用、推廣、發展迅速，但隨著網路系統更進一步的發展，會計電算化在資訊保安方面有較大隱患，在外部有計算機病毒和網路的攻擊等。在內部有軟體本身的缺陷，計算機內部控制制度的不完善，為了節約開支，一些單位財務部門電腦也用作其他辦公，極其容易受到病毒的侵蝕感染，導致系統癱瘓造成會計資料丟失，將導致會計資料的不完整性、會計工作內部控制失效，這些是會計電算化繼續發展要解決的問題。
(六)會計電算化下的統一資料介面問題
由於我國目前的財務軟體都是各軟體公司自行開發的，各自使用不同的操作平臺和支援軟體，資料結構不同，程式設計風格各異，為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業界的協議，自然也沒有統一的資料介面，在系統與系統之間很難實現資料資訊的共享。統一的資料介面，使彼此資料相通、相容，增強管理的統一性和協調性，是會計電算化的必由之路。但是由於目前沒有統一的資料介面標準，造成各自為政，無法系統管理。
即使是同一系統的各子系統之間也還不能做到資訊的完全共享，這就使得現有的財務資訊單一、滯後而且缺乏前瞻性。同時，會計的每一次重大變革，都直接導致審計的重大變革。會計電算化必然對以會計為基礎的審計在審計線索的獲取、審計內容、審計程式和方法及審計風險等多方面產生重大的影響。國家審計署從審計這個角度非常關注會計軟體資料介面的標準化問題，因為，沒有統一的資料介面標準，在審計會計系統時無法查賬，資料讀不出來，審計現代化就無法進行。
三、改進和加強企業會計電算化運用的對策
(一)更新觀念，加強對會計電算化的認識
當前，從已實施會計電算化工作的企業來看主要有以下認識偏差：一是認為會計電算化只是會計核算工具的改變，甚至有的認為會計電算化只是用計算機代替人工，打出的帳比手工記的帳好看一些，看不到其對會計職能、企業管理方法和管理流程的深刻影響，因此對會計電算化工作一味求簡;二是許多企業領導對會計電算化存在片面認識，僅把會計電算化認為是企業現代化管理的標誌，當作樹立企業形象的一種手段，把計算機作為主要因素，把財會人員作為次要因素，只重視機的因素，不重視人的因素，不重視人的培訓;三是部分財務人員錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式，較為方便，沒有意識到實現會計電算化的重大意義，在實際操作中對於會計軟體的使用只侷限在核算上，對於其他作用、功能不加以使用推行，以至於有些單位花錢買了軟體卻沒有真正使用。
目前所定義的會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，是以電子計算機為主的現代電子資訊科技應用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算報賬，以及部分替代人工完工對資訊的分析、預測、決策的過程，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。所以單位領導以及會計人員要加強對會計電算化的認識，轉變觀念，既要重視機的因素，也要重視人的因素，要意識到實現會計電算化不僅是核算工具和核算方法的改進，而且對於會計學科本身也是一次大的革命，這種“革命”可以使會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫出來，將更多的時間和精力用於資金管理、資金分析上，位科學決策提供可靠的分析資料，從而促進單位經濟業務的發展，提高整個會計工作水平。
(二)設計與實施電算化系統的方針
會計電算化在財務工作中是一個長期的過程，而不是財務工作短期目標，它總是在不斷地改進和發展 ,因此需要詳細制定單位會計電算化發展規劃和工作計劃，在統一規劃下，分步有序地實施，以免盲目性，保證前後階段工作的協調，從而紮實地擴大應用範圍，最終實現整個企業 的資訊化。
(三)加強複合型人才的培養
培養複合型的會計人才，適應會計電算化工作的要求。會計電算化給會計工作人員提出了新的挑戰，要求會計人員提高業務素質，充實知識儲備;包括企業經營管理知識也包括計算機的相關知識。所以，必須大力加強人才培訓的力度，大力推廣會計電算化技術，採用定期培訓或分批進行專業進修及自我學習的方式，培養會計人員電算化應用能力，使他們成為精通會計業務、懂軟體管理、會硬體維護維修、熟練掌握計算機資料處理技巧的會計電算化複合型人才，為本單位儘快建立高效的會計資訊系統創造條件。
開展會計電算化需要一個良好的內部環境和實施平臺，企業應根據工作需要，建立健全崗位責任制、操作管理系統、電算化會計檔案管理制度以及計算機軟硬體和資料管理制度，保證電算化工作的順利展開。明確各個工作崗位的`職責範圍，完善會計主管、出納、會計內部稽核。在會計人員的聘用上，要捨得以高薪留住人才，用人文關懷去溫暖人才，提高其工作的積極性，充分利用他們的聰明才智為企業帶來經濟利益。同時，注意幫助會計人員更新認識，掌握新的工作方法，加強網路技術、決策支援、管理資訊系統等新技術的學習，同時更應注意培養“會計、計算機、管理”型的複合型人才，加強會計人員對會計資訊系統各個功能模組的掌握與應用。將人才的培養與會計資訊系統的利用相結合，最大限度的發揮會計資訊系統管理的功能，有效提高企業的管理水平和管理效率。
(四)建立健全會計電算化內部控制制度
針對會計電算化“電算”的特點，企業必須建立健全一套不同與傳統手工會計的內部控制制度。在提高會計人員對會計電算化內部控制制度重要性認識的基礎上，按照不相容許可權分離原則和相互制約原則，進行合理授權分工，明確電算主管、軟體錄入人員、稽核員、電算維護員、檔案管理員等崗位的職責，保證經濟業務處理過程中各崗位間的相互制約和監督。另一方面制定必要的上機操作規定，各崗位人員只能各司其職依照自身操作許可權工作，不得超權操作。同時建立操作日誌制度，詳細記錄每天的工作步驟及經辦人，方便追查責任，減少發生錯誤或舞弊行為的概率。
建立起一整套內部控制制度，以便對輸入的資料進行嚴格的控制，保證資料輸入的準確性。由於計算機處理資料的能力很強，處理速度非常快，如果輸入的資料不準確，處理結果就會出現差錯，影響整個系統的正常執行。因此，系統應該對輸入的資料進行嚴格的控制，保證資料輸入的準確性。資料輸入控制要求輸入的資料應經過必要的授權，並經有關的內部控制部門檢查;同時應採用各種技術手段對輸入資料的準確性進行校驗，如平衡校驗、二次輸入校驗等。另外為了防止資料在傳輸過程中發生錯誤、丟失、洩密等事故，企業應該採用各種技術手段以保證資料在傳輸過程中的準確、安全、可靠。在電算化會計系統正式執行過程中，如果發現會計軟體存在漏洞，需要及時對其進行修改，整個修改過程必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環節都必須設定必要的控制，修改的原因應形成書面報告，電算化會計系統的操作人員不能參與軟體的修改，所有與軟體修改有關的記錄都應該列印後存檔。
(五)加強會計資訊系統的安全性、保密性
會計電算化工作中，資料的安全性與保密性是內部控制制度的重中之重。企業要加強財務軟體管理，保證軟體的安全可靠，降低網路化風險。加強相關人員的網路風險防範能力，及時進行會計資訊系統的更新和維護，可以通過資料加密、身份識別、訪問控制等系統，防範入侵，非法篡改資料。採用網路防火牆技術，及時更新防病毒軟體，定期檢測並清除計算機病毒，增強軟體自動跟蹤能力。如果企業經濟情況允許，可以開發符合本企業特點的軟體保護系統。同時由於計算機系統的正常運轉主要依靠硬體裝置，因此必須保證硬體裝置的質量，定期檢查維護，重要的硬體裝置可採用雙系統備份，硬體裝置的供電系統要保持獨立、持續不斷的工作。
首先，應加強資料處理的控制，建立健全企業內部控制。從軟體開發和維護控制、硬體管理和維護控制、組織機構和人員的管理和控制、系統操作的管理和控制、文件資料的管理和控制、計算機病毒的預防和消除等各個方面簡歷一整套制度，並保證制度能落到實處。其次，財務人員應加強對相關法規的學習，提高自身的防範意識，做好資料的保密工作，不隨意洩露系統軟體的口令密碼，進入系統時除加一些使用者口令外，增加指紋辨認等檢測手段和使用者許可權設定等限制手段。最後，在國家制定並實施電腦保安法律和全社會加強對電腦保安巨集觀控制的同時，企業應增強網路安全防範能力，積極採用防火牆技術、資訊加密儲存通訊、身份識別、授權等安全措施。
(六)建立統一的財務軟體系統
向會計決策支援系統和會計專家系統方向發展加快財務軟體由“核算型”向“管理型”的轉化。管理型的會計軟體除了具有完善的會計業務核算功能外，還應大力加強會計資料分析預測，輔助計劃的制定和控制，支援高、中、低各管理層次的管理決策。管理型會計軟體不但可以實現或輔助實現財務會計和管理會計中的主要功能，而且可以使它們和企業的日常管理工作有機地結合在一起。解決此問題的關鍵在於儘快開發出以管理為導向的會計軟體並推廣使用，有關部門應結合企業的管理特點，制定全國統一的、具體的管理規定和標準。有了可操作的管理規定和考核指標體系，會計電算化從核算型向管理型轉化才能有據可依，企業的管理才能走上規範化的軌道。
會計電算化的發展方向是會計決策支援系統和會計專家系統。會計決策是指根據會計資料，使用會計模型，運用會計分析方法對未來的生產、經營活動的各種備選方案進行優選，從而達到事前決策的目的。會計專家系統是指能模仿專家，併發揮同樣作用的計算機會計資訊系統。加強會計軟體本身介面的友好性、易用性。讓掌握計算機知識並不多的使用者，在最短的時間內上手，這就需要軟體開發人員能夠設身處地為使用會計軟體的從業人員考慮，使開發出來的會計軟體易懂易用。
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