試論電算化會計檔案的特點與治理

內容提要: 電算化會計檔案治理具有不同於人工會計的很多特點。最主要的是用計算機代替了人工記帳，同時還有現代化載體，軟硬體環境，系列化資料等要求。從而，導致電算化會計的檔案治理，必須進步會計職員的思想素質和計算機操縱技能，完善各項治理制度以及硬體設施建設。　　　計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規範化和現代化的一種重要手段。　　一、會計電算化下會計檔案治理的特點　　會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替換人腦完成對會計資訊的分析、猜測、決策的過程。電算化會計檔案治理有如下特點：　　現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案治理辦法》規定，採用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計資料，而且應當儲存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括儲存在計算機硬碟中的會計資料、以其他磁性介質或光碟儲存的會計資料等形式在內的電子會計檔案。　　軟硬體環境。由於不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的儲存，受到載體本身的質量、存放環境、儲存資訊有效期等因素的影響。　　系列化資料。這是由電算化操縱流程及電算化資訊系統維護要求帶來的會計檔案涉及範圍的新特點。除了要儲存會計檔案的電子資料，還要儲存能被計算機識讀的程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼，然後才能藉助計算機進行會計核算。　　計算機技能。電算化會計系統對職員的素質與系統安全操縱提出了新需要。電算化會計檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時把握必要的計算機操縱和維護知識，才能順利實現電算化。　　二、電算化會計檔案的治理內容　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、治理與儲存、利用等方面的工作。　　1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計資料拷貝（備份）儲存到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部分應把財務資料的備份檔案儲存好，以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。　　除了備份之外，還應收集計算機硬體系統的型號、儲存空間的大小、外部裝置的.配套型別等；計算機操縱系統、網路操縱系統以及漢字操縱系統；財務軟體的程式語言、資料庫系統型別；財務軟體的系統名稱、版本號；財務軟體的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯絡人以及與會計電算化軟體系統相配套的各種說明書及使用手冊。　　2、檔案的儲存。由於電算化會計檔案是儲存在磁性介質或光碟上的，根據這些資訊載體的物理特性，在形成這些檔案時應預備雙份即採用“AB備份法”進行資料的備份，並且每份上要註明形成檔案的時間與操縱員姓名，並貼上防寫，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在儲存這些檔案時應闊別磁場，留意防潮、防塵等。對採用磁性介質儲存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法拯救的損失。　　此外，還應留意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。由於在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計資料的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除儲存各版本的備份財務資料外還應儲存對應版本的會計電算化軟體系統版本，二者的一致性是非常必要的。　　3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟體系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟體系統中的檔案調閱（或資料恢復）功能進行調閱即可；②所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然後再進行調閱。