會計電算化系統會計檔案治理制度

單位的檔案包括貯存在磁碟（軟盤和硬碟）上的會計檔案和會計憑證、會算帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。　　一、資料資料治理與保密　　機內資料檔案及其備份和作為會計檔案資料列印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。　　1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。　　現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計職員手工做記帳憑證，稽核無誤後當日輸進機並打印出現金日記帳頁，稽核後交現金出納職員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。　　2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。　　銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務職員必須及時把經稽核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸進計算機並列印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納稽核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。　　現金、銀行記帳憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥為保管。　　3、轉帳憑證的輸進、輸出與保管　　轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計職員應及時將稽核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸進計算機。機制憑證在輸進計算機後要列印輸出，並與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。　　4、科目彙總表、帳簿列印時間。　　（1）現金、銀行日記帳天天列印。　　（2）銀行餘額調整表每月列印一次。　　（3）總分類帳和各種明細分類帳每月列印一次。　　（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目彙總表每本列印一次，並同該本記帳憑證一起裝訂。　　（5）會計報表、計算表、表，按治理要求和時間列印輸出，經有關財會職員稽核無誤後簽字生效。　　5、其他　　由機器列印輸出的檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操縱職員在列印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。　　二、資料備份治理　　1、由於會計核算資料的重要性，必須經常進行備份工作。　　2、在日常工作中，預備三套軟盤迴圈使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。　　3、需要做備份的包括系統設定檔案、科目程式碼檔案、期初餘額檔案、本月帳務檔案、報表檔案及其他核算子系統的資料檔案。　　4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。　　三、會計檔案治理　　1、會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。　　2、為保證備份資料的安全，備份軟盤必須貼上防寫標籤，裝進盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。　　3、由列印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的'會計檔案按《會計檔案治理辦法》規定的保管期限和治理辦法治理。　　4、隨機配置而來的操縱系統、各類程式軟體以及購買的商品化會計核算系統軟體，和以上軟體的備份磁碟，作為會計檔案保管。　　5、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意並簽章，假如對備份磁碟的操縱可能危及該備份磁碟的完整性，應制作該備份磁碟的複製件，使用複製件進行操縱。　　6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改變更、故意毀壞資料檔案、帳冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其責任。