1、記賬規則發生了變化
手工記賬規則規定日記賬、總賬要使用訂本賬冊,明細賬要使用活頁式賬冊,通過若干個套賬來實現相互牽制、相互核對。憑證、賬本記錄的錯誤之處要用劃線法和紅字更正法更正。
電算化會計形成的賬頁是列印輸出的,可裝訂成活頁式,不可能是訂本式,列印輸出的一般是日記賬、總賬和報表,明細賬涉及大量的二級科目、三級科目,列印數量大,一般用磁碟、光碟等形式輸出。帳證、賬冊核對依靠會計軟體完成,只要輸入的原始憑證是正確的,計算機可以迅速完成手工條件下的各種賬務處理功能。手工會計下的賬冊核對功能在會計電算化條件下已由計算機代替,明細賬記載的各種會計資料只需計算機查詢功能就可完成顯示或者在需要時打印出來。人們更多的是依賴電算化系統建立各種輔助賬,更多地反映和控制經濟活動。
對於賬簿記錄錯誤的處理,已不再採用手工方式下的改錯法,但為了保證監督稽核,一般規定,凡是已經稽核過的資料不得更改。如果出現錯誤,那一定是合理性問題,採用輸入“更正憑證”的方法加以更正,類似於紅字更正法,以便留下更改的痕跡。
2、賬務處理程式發生了變化
手工會計的`賬務處理程式一般有“記賬憑證賬務處理程式”、“科目彙總表賬務處理程式”、“彙總記賬憑證賬務處理程式”、“多欄式日記賬賬務處理程式”等,在組織會計核算時,可根據會計業務的繁簡和管理的需要,選用其中的一種,但無論採用哪一種處理程式,其共同特點是“序時、平行登記”,即來源於記賬憑證的會計資訊總是序時、等量、平行地記錄於總分類賬和明細分類賬中。這樣,一方面各有側重地反映會計資訊,同時,發揮總分類賬對明細分類賬的統轄作用,通過二者之間的對賬發現可能出現的記賬錯誤,及時加以糾正。
但會計電算化賬務處理程式中,所考慮的是會計資料處理的目標,即獲得管理所需的各種會計資訊。它的中間資料處理都可以認為是源於原始會計資料的加工處理,因此,從輸入會計憑證到輸出會計報表,一切的中間加工過程都由計算機控制,上一過程資料處理的結果又作為下一過程資料處理的來源,整個處理過程在會計軟體程式的安排下完成,具有資料處理“集中化”和“自動化”的特點。儲存於資料庫中的會計資訊,可以根據需要按總賬或明細賬的格式輸出。
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