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摘要：內部控制制度是指單位為了保證業務活動有序進行、確保資訊質量真實可靠、保護資產安全完整、實現經營管理目標等而制定和實施的一系列控制職能的方法、措施和程式。由於電算化資訊系統的建立和執行的複雜性，會計控制的範圍相應地擴大了，使原有的內部會計控制制度失去作用。本文分析了會計電算化對會計內部控制的影響，嘗試了一套適合電算化會計資訊系統的內部控制制度，實現了電算化資訊系統下的會計控制。
會計電算化是會計發展史上的一個歷史性飛躍，它不但減輕了會計人員的勞動強度，提供了會計效率，而且大大提高了會計資訊處理的及時性和準確性，有助於企業加強管理，提高經濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業單位帶來巨大效益的同時，對會計內部控制產生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內部控制的影響，對建立健全電算化會計內部控制制度，加強會計內部控制有重大的意義。
1.會計電算化對會計內部控制的影響
1.1內部控制的範圍擴大
在傳統會計的條件下，會計內部控制主要針對經濟業務處理，通過憑證傳遞程式，規定每個工作點完成的任務，並在傳遞程式中選擇控制點進行內部控制。由於電算化資訊系統的開發、執行、維護是一個複雜的系統工程，所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬體環境控制、安全保密控制、會計軟體維護控制以及電算化會計資訊系統使用過程中的資料輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內部控制的範圍。
1.2內部控制制度發生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設定的各業務核算組已經被撤銷，與之相聯絡的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設定的會計部門由總會計師、資料準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中，財務管理組是電算化會計系統的核心部門，崗位劃分比原來更細，並提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構建內部牽制制度。
1.3資料儲存介質的變化對會計內部控制產生了影響
在電算化會計條件下，會計資料和資訊以電磁訊號的形式儲存在磁性介質中，是肉眼無法看見的，儲存在磁性介質上的資料極易被篡改、破壞，甚至銷燬，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機內資料和資訊的'保護變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能採用憑證沖銷的方法。會計資料要定期備份並妥善保管，防止計算機系統故障或受到破壞而造成會計資料丟失。同時，由於資料儲存的非直接可見性，使不懂計算機技術的人很難接近和修改會計資料，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計資訊系統內部人員的控制上。
1.4內部控制的形式和重點發生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化，一些傳統的內部控制形式已無存在的意義，如科目彙總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由於會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為資料輸入、處理和輸出三個環節，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統安全可靠，沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞，是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的。所以資料正確性控制的重點轉移到了資料輸入環節。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術，使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程式進行控制，如資料正確性的校驗、操作許可權控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉移為人機控制。
1.5網路財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題
隨著網路技術的發展及其在經濟領域的應用，網路財務也迅速發展起來。網路財務不僅使會計核算從事後變為實時，而且使財務管理從靜態走向動態，從財務部門走向整個企業，走向企業外部，極大提高了財務管理效率。目前的網路財務軟體的功能主要包括網上採購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠端報賬、遠端財務控制、遠端報稅、遠端報關、遠端審計、線上資金排程、異地轉賬等。網路財務使會計介質全面發生變化，出現各種電子單據，如發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
2.建立電算化會計資訊系統的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度已失去作用，它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計資訊系統的正常進行，預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障，及時提供正確可靠地會計資訊，這就要求我們建立一整套適合電算化會計資訊系統的內部控制制度，以保證會計資訊真實、準確、完整和安全。
2.1電算化會計資訊系統的開發和維護
控制電算化會計資訊系統的開發是一項複雜的系統工程，一般來說投資較大，對整個企業的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發前必須進行可行性分析，從經濟上、技術上、組織上論證開發新系統的必要性和可能性，進行資本預算和效益評估，必須經過領導和專家的批准和認可。在軟體的開發過程中，必須認真執行國家和地方頒佈的有關標準和規範，包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《商品化會計核算軟體評審規則》等。購買的商品化會計軟體也必須是經過評審的會計軟體，因為只有按照標準和規範開發的會計資訊系統才更可靠、更完善。在新系統使用的準備階段要加強對有關人員的培訓，提高系統操作和系統管理人員對新系統的認識和理解，以減少系統執行後出錯的可能性。在新舊系統轉換過程中，要採取有效的控制手段，做好各項準備工作，如人員從新配置、清理賬目、準備初始資料、規範電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據本單位的情況選擇合適的轉換方法，一般可採取並行轉換，新舊系統並行一段時間，以檢驗新系統的正確性。如果會計軟體在使用過程中發現問題，或者由於企業經營活動及經營環境發生變化，需要對會計軟體進行維護，就必須對會計軟體的維護進行嚴格的控制。一般來說，如果軟體本身錯誤或軟硬體變化而需進行維護，由系統管理員提出申請，如果需要擴充系統功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請，由會計部門負責人、總會計師和企業領導對會計軟體維護申請進行審批。批准後由專職會計軟體維護人員進行修改維護，其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護，應事先制訂具體的維護計劃。軟體修改後要進行試執行和組織驗收，驗收通過並正式下達使用通知後，修改後的軟體才能投入正式執行。
2.2組織控制
實現會計電算化後，會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整，會計資料的處理將集中在計算機操作部門，要重新設計會計資訊系統各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，系統開發組、系統操作組、系統維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當儘可能分離，劃清各自的工作職責和業務處理範圍。如系統操作組負責進行會計資料處理，而不能進行系統開發、程式維護，而系統開發組和系統維護組不能有會計軟體的操作權和會計業務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。其重點是系統操作組內部的崗位分工，同時要加強對系統開發、專職會計員、檔案員等的控制，應做到相互牽制、相互制約、防止出現舞弊和欺詐行為。如系統操作組內系統管理員、操作員、稽核員及維護員的職權是不相容的，必須明確劃分工作範圍和職責許可權，不能兼任。三是要建立並嚴格執行相應的人事管理制度，加強內部控制，對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
2.3操作控制
操作控制是通過制定和執行操作規則來實現的。操作規則主要包括計算機操作規則、操作執行規則、用機時問記錄規則、控制檯記錄規則、機房守則、應急措施和安全規則等。其目的是通過規範計算機來保證會計資訊處理的高質量，減少產生差錯和未經柑準而使用程式、檔案的機會。目前許多是企業雖然有上機管理制度，但多數不能嚴格執行，這必然給會計資料的安全留下隱患。為了確保會計資訊的安全、完整和保密，各單位必須嚴格執行上機管理制度。
2.4輸入、處理和輸出控制
輸入控制是電算化會計資訊系統內部控制中的重要環節，因為輸入是電算化會計資訊系統的主要資料入口，只有輸入正確的會計資料，才能保證最終輸出的會計資訊是正確的。各單位應建立起一整套控制制度以便對輸人資料進行嚴格控制，保證輸入資料的正確性。輸入控制常用的方法主要有：設計科目程式碼校驗，防止科目輸入錯誤；進行試算平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；採用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；採用二次輸入法，將資料兩次輸入，彙總對比輸入結果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計算機系統進行資料處理的有效性和可靠性進行控制，這些控制往往被寫入計算機程式，又稱之為自動控制。資料處理控制分為有效性控制和檔案控制。有效性控制主要包括資料的核對、對欄位、記錄長度的檢查、程式碼和數值有效範圍的檢查、記錄總數的檢查等；檔案控制主要包括檢查檔案長度、檢查檔案的標識、檢查檔案是否感染病毒等。輸出控制是指對計算機系統內部的資料處理活動進行控制，其目標是保證各種輸出結果的真實性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、螢幕輸出控制、列印輸出控制和網路傳輸控制等。輸出控制一般應檢查輸出資料是否相符，輸出資料是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外輸出的會計資料要進行登記，該會計檔案要求進行保管。
2.5系統安全保密控制系統
安全保密控制是指採取措施，防範自然災害、失誤、計算機舞弊和犯罪活動危害系統安全，保證系統和會計資訊的安全可靠，防止會計資訊被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行使用者識別控制，保證系統外部人員不能盜用系統，系統內部人員只能按其許可權使用規定的功能；建立機內操作日誌，由程式自動進行操作登記，監督系統的操作，留下審計線索；實行加密儲存控制，對重要的資料應加密儲存或以密碼的形式在網路中傳輸，會計軟體的程式要進行編譯或加密；實行資料存取許可權控制，不能讓所有的操作員隨便存取所有的會計資料；進行資料和程式的備份和恢復控制，對會計軟體和重要的資料檔案要定期備份存檔，以便發生故障後能及時恢復，對會計檔案要妥善保管。此外要加強對計算機病毒的防範。一是利用防毒軟體對病毒進行檢查並殺滅；二是採取多種形式的預防措施，如慎用公共軟體或共享軟體，定期對系統進行檢查，對重要的檔案進行備份，對軟盤加以保護等。
3.結語
國內外會計資訊系統的發展歷史證明，凡是成功的計算機會計資訊系統都有一套科學和完善的管理制度的支援，否則絕少有成功的可能。會計電算化是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物，是會計發展史上的一次重大變革，必將對會計理論和實務產生深遠的影響。
參考文獻：
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