會計電算化下內部控制的初探

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會計電算化下內部控制的初探
【摘 要】隨著電子技術的進一步發展,會計電算化已在各個企業普及開來。財政部也頒佈了《內部會計控制規範——基本規範(試行)》,並指出:“電子資訊科技控制要求運用電子資訊科技手段建立內部會計控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制的有效實施。”會計電算化後給企業的內部控制帶來了新的挑戰,本文就如何建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度進行了初步探討。
  【關鍵詞】會計電算化 內部控制
  
  內部控制是企業單位為保護其資產安全、保證資訊的完整和正確、促進經營治理政策得以有效實施、進步經營效率、控制經營風險、防止舞弊行為發生進而制定的各項規章制度、組織措施、業務處理手續等控制措施的總稱。電子資訊科技日益普及,企業建立了電算化會計系統後,會計核算和財務治理環境發生了很大的變化:一方面,由於使用了計算機,會計資料處理的速度加快了,會計核算的正確性和可靠性也有了很大的進步,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,會計電算化的實施,也為企業的內部控制帶來了很多前所未有的新題目,對企業內部控制制度造成了極大的衝擊。
  
  一、會計職員的配備發生了變化
  
  企業使用計算機處理會計和財務資料後,企業會計核算的職員配備發生了很大的變化,會計部分的組成職員從原來由財務、會計專業職員組成,轉變為由財務、會計專業職員和計算機資料處理系統的治理職員及計算機專家組成,所以各企業在引進會計職員和會計分工上碰到了新的題目。
  
  二、會計電算化後的主要風險
  
  在電算化方式下,內部控制的內容在傳統方式的基礎上,又出現了很多新的題目,主要有以下幾個方面:
  (一)原始資料所帶來的風險
  在電算化會計中,電子計算機輸出的資料是在程式控制之下,對輸進的原始資料自動進行加工處理,並儲存於磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程式的控制下自動進行。然而,電腦中的原始資料必須是由人工事先進行稽核和輸進計算機的,這就要求一切資料的處理方法和過程都必須規範化,並保持正確性和相對的穩定性,這樣才能保證會計資訊質量的真實性、完整性和正確性,避免可能發生得題目。
  (二)操縱職員的舞弊風險
  在手工會計系統中,對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權職員的稽核和簽章。但會計電算化後,職能劃分發生了巨大的變化。由於業務處理全部都是以電算化系統為主,電算化功能的高度集中導致了職責的集中,某些職員既可從事資料的輸進,又可負責資料的輸出和報送。因此,假如不加強內部控制,就會使某些計算機操縱職員直接對使用中的程式和資料庫進行個性操縱處理結果,加大出現錯誤的風險。
  (三)會計檔案無紙化和電腦操縱無形化帶來的風險
  在手工會計系統中,企業的經濟業務發生均記錄於紙張之上,增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的字跡和印章上分清責任。會計電算化後,會計憑證轉變為以檔案、記錄形式儲存在磁性介質上,使會計核算無紙化,修改資料不留痕跡。電磁介質也易受損壞,且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案治理形式提出了更高的要求。不僅要儲存好相關的`紙質資料檔案,還要儲存、保管好已儲存在電子介質中的各種會計資料和計算機程式。如計算機機內及磁碟內會計資訊保安保護、計算機病毒防治,以及計算機操縱治理等。   三、如何在會計電算化下加強內部控制
  
  (一)電算化下會計處理操縱程式的具體控制
  為了保證資訊處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應制定嚴格的操縱規程。操縱規程主要指計算機業務處理過程的具體操縱步驟和具體要求,包括各種操縱命令、各種裝置的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括: