淺析會計電算化條件下的企業內部控制

隨著資訊技術的普及，實行會計電算化管理的企業越來越多。企業在建立了電算化會計系統後，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化：一方面，由於使用了電算化管理，會計資料處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，會計電算化的實施，也給企業的內部控制帶來了許多新的挑戰。因此，如何充分發揮會計電算化的便捷高效，使企業內部控制在新的環境下不落後於形勢，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的資訊，創造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。　　一、電算化會計特徵　　會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和資訊科技應用到會計實務中的簡稱，它是一個用電子計算機代替人工，實現記賬、算賬、報賬、查賬並替代部分需由人腦完成的對會計資訊（資料）的統計、判斷乃至提供決策的過程。從某種意義上說，電算化會計是為了滿足企業制度的需要，對傳統會計進行改造和整合後產生的能適應資訊化要求的新型應用型學科。與原有手工記賬相比，具有運算速度快、儲存容量大、資料高度共享、檢索查詢速度快捷、製作報表容易、資料分析準確等特點。它的使用，可以節約大量的人力、物力和時間。　　二、加強電算化條件下的'內控制度　　內部控制是企業在會計工作中為維護會計資料的可靠性、業務經營的有效性和財產完整性而制定的各項規章制度、組織措施管理、業務處理手續等控制措施的總稱。嚴格的內控制度是會計電算化資訊真實可靠的保證。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯概率較低，，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，強化內控管理，制訂有效的電算化環境下的內部控制制度，提高電算化的管理水平，是建立內部控制制度的內在要求，也是提高企業管理水平的重要途徑。　　1.加強機構和人員的管理與控制　　會計核算軟體投入正式使用後，對原有會計機構必須做相應調整，要對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化後的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修電腦及會計軟體系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等等。這樣通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制，來保障會計資訊的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。　　2.加強系統操作環境管理和控制　　操作環境包括系統操作過程以及系統的維護。操作程式控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規定來實現。操作規程應明確職責，操作程式和注意事項，並形成一套電算化系統檔案。如規定交接班手續和登記執行日誌，規定資料備份及機器的使用規範，規定軟碟專用以防病毒感染。系統維護包括硬體維護和軟體維護，硬體維護主要包括：　　（1）定期進行檢查並做好記錄。　　（2）在系統執行過程中出現硬體故障要及時進行故障分析並做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。 　　3.加強系統的安全控制　　加強系統安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：　　（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；　　（2）設定操作許可權限制；　　（3）操作人員身份的密碼控制；　　（4）資料儲存和處理相隔離；　　（5）機房的工作環境保護。　　網路安全指標包括資料保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可採用一些安全技術，主要包括：資料加密技術，訪問控制技術，認證技術等。網路傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的，儘量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務資訊在內部網路及外部網路傳輸中的安全性。　　4.加強內部審計　　內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中，由於是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計應該包括以下幾個方面：　　（1）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關、法規的規定，稽核費用簽字是否符合企業內控制度，憑證附件是否規範完整；　　（2）審查機內資料與書面資料的一致性，如檢視賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；　　（3）監督資料儲存方式的安全、合法性，防止發生非法修改資料的現象；　　（4）對系統執行各環節進行審查，防止存在漏洞。　　5.加強會計檔案管理　　會計檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、儲存會計資料和程式的軟碟及其他儲存介質。系統開發執行中的各種文件及其他會計資料的功能是負責系統內各類文件資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現，一般包括：　　（1）存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管。　　（2）各種安全保證措施，如備份軟碟應貼上保護標籤應存放在安全、潔淨、防潮的地方。　　（3）採用磁性介質儲存會計檔案要定期進行檢查和定期複製，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。　　隨著計算機在會計工作中的普遍，企業對由計算機產生的各種資料、報表等會計資訊的依賴越來越大，這些會計資訊的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。因此，加強會計電算化內部控制不容忽視，並且要不斷地深入，促使會計電算化環境下的內部控制制度不斷地調整、改善，真正做到保證會計資料的可靠性和真實性，從而為企業的經營決策提供完整的資訊，為企業創造更高的經濟效益。