關鍵詞:會計電算化 內部控制 措施
一、內部控制概述
建立內部控制的目的就是為了保證由資料處理功能所產生的資訊具有正確性、完整性、及時性、有效性以及保證資料處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準則的要求;防止違法行為的發生;進步資訊系統的效率和效益;進步企業的競爭能力;促使企業進步治理決策的正確性。
二、會計電算化內部控制的功能
1. 預防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災難、事故、舞弊等的發生來避免各種災難。
2. 檢測性控制功能。它是通過找出、發現已經發生的錯誤、災難、事故以及舞弊現象來防止危害的擴大或使危害得到補償。
3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發生的舞弊行為,以及處理和補救已發生的災難等來減輕危害,使系統恢復正常。
三、內部控制的措施
(一)組織控制
1. 電算化部分與使用者部分問職責的分離
在會計電算化的情況下,電算化部分除了對資料採集部分所送來的資料按一定程式進行處理外,不能負責業務的批准和執行、也不能保管除計算機系統以外的資產。一般設定資料採集、資料處理、維護治理等新的崗位。這些崗位將承擔起內部會計控制的作用,達到保證會計資料真實可靠,進步會計工作質量的目標。
2. 電算化部分內部的職能分離
在經濟業務處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻經常將這些職能集中化。因此,在電算化部分內部,應該適當地進行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部分內部應做到以下的職能分離。
(1)系統分析和應用程式設計的分離。將系統分析和應用程式設計分離開來,有利於分別檢查系統的設計相應用程式的設計,不過,這兩者不嚴格分離並不會嚴重削弱內部控制。
(2)系統分析和應用程式設計與系統程式設計的分離。沒有這種分離,系統程式就可能在未經批准的情況下對應用程式和資料檔案做出變更。
(3)系統分析、應用程式設計以及系統程式設計與操縱職能分離。假如讓系統分析員和程式設計員執行程式,他們就有機會對程式和檔案進行非法修改。
(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助於防止任何未經批准而使用程式、檔案和系統資料的行為。
(二)操縱控制
操縱控制的目的是通過規範的計算機操縱來保證資訊處理的高質量,減少產生差錯和未經批准而使用檔案、程式和報表的機會。操縱控制是通過制定和執行規範的操縱規程來實現的。規範的操縱規則主要有以下幾個方面:
1. 操縱執行規則。計算機操縱員應遵循操縱指南中的規定進行操縱。
2. 機器操縱規則。應為計算機輸進輸出裝置的執行設立規範的操縱規則。
3. 用機時間記錄規則。應對每個上機操縱者所用時間進行記錄,以便考核計算機完成的任務以及每項任務所用機時。
4. 控制檯記錄規則。操縱系統應編寫控制檯記錄,即記錄操縱系統的所有活動、裝置的使用情況和操縱員的行動。
5. 嚴密的監管規則。規範的操縱規則還應要求對操縱活動進行嚴密的監察和檢查,包括定期地對控制檯記錄、操縱記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。
6. 機房守則。這涉及到裝置的使用、程式的存放、檔案的處置等方面,目的是為了使機房保持良好的秩序,以減少程式和資料損失和破壞的風險,保證保密的輸出資訊不落進未經答應使用的人之手。 (三)處理控制
1. 數佔有效性檢驗。可靠的和合適的資料處理要求應用程式所處理的資料是正確的,而處理正確的資料意味著要讀進正確的檔案和檔案中的記錄,而且所處理的業務與主檔案所包含的業務相配。有效性檢驗是為了發現用錯檔案、記錄和業務資料的情形,其措施包括: