淺談會計電算化資訊系統下企業內部控制的構建

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淺談會計電算化資訊系統下企業內部控制的構建
內部控制制度作為企業受託者實現其經營治理目標,完成受託責任的一種手段,在企業內部治理監控系統中起著舉足輕重的作用。建立和完善內部控制制度對進步企業治理水平、防止錯誤、杜盡舞弊以及保護投資者的正當權益並保證資本市場的有效執行具有重要的意義。企業內部控制制度是衡量現代企業治理水平的重要標誌,會計電算化是會計工作發展的必然趨勢,會計電算化資訊系統環境下的內部控制是企業內部控制的特殊形式,會計電算化資訊系統的發展必然會給企業內部控制帶來新的題目和挑戰。
  
  一、會計電算化對企業內部控制帶來的影響
  
  (一)企業內部控制形式的變化
  電子計算機不僅具有高速、穩定、方便、快捷的特點,還有很強的邏輯判定和邏輯分析能力,這樣就使得內部控制形式在兩方面發生了變化:一方面手工會計下的一些內部控制措施在電算化後失往了存在的必要性。會計賬務的集中處理,使會計部分一些傳統的人工控制措施如編制科目彙總表、憑證彙總表等試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了,取而代之的是計算機的內部控制,如用友u8的試算平衡、對賬等;另一方面手工會計下的一些內部控制措施,在電算化後直接改為由計算機內部自動控制,如餘額和發生額的平衡檢查。由此可見,電算化會計除了“人”這個執行控制的主體外,更多的控制方法主要是通過會計軟體來實現的。因此,實行會計電算化以後,內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為人工和程式共同控制。
  
  (二)企業內部控制範圍的變化
  傳統的內部控制主要針對交易處理。計算機技術的引進,給會計工作增加了新的內容,也增加了新的控制措施。由於系統建立和執行的複雜性,使內部控制的範圍相應擴大,還包含了傳統手工系統所沒有的控制,如網路系統安全的控制,系統許可權的控制、修改程式的控制等以及磁碟內會計資訊保安保護、計算機病毒防治、計算機操縱治理、系統治理員、系統維護職員等的崗位責任制度等。
  
  (三)企業內部控制物件的變化
  由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主,在手工會計系統中,內部控制的物件主要是會計物件、工作情況、資訊處理方法和處理程式等。企業的經濟業務發生均記錄於紙上,並按會計資料處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化後,會計憑證轉變為以檔案記錄形式儲存在磁性介質上,使會計核算無紙化,修改資料不留痕跡。隨著電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易在發生時,有於該項交易有關的資訊可由業務職員直接輸進計算機,並由計算機自動記錄、原先使用的每項交易的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、稽核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。
  
  (四)儲存介質的變化
  在手工會計環境下,企業的經濟業務發生均記錄於紙上,並按會計資料處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表,它們以手工的紙質形式形成會計職員所熟悉的會計證據原件,這些紙質原件的資料若被修改。則輕易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統紙質原件的一個基本特徵。但是,電算化系統下原來紙質的會計資料被直接記錄於磁碟或光碟上,是肉眼不可見,很輕易被刪除或篡改,由於在技術上對電子資料非法修改可以作到不留痕跡,這樣就很難辨別出哪一個是業務記錄的“原件”。另外,電磁介質易受損壞,所以會計資訊也存在丟失或毀壞的危險。因此,在計算機中如何使磁性介質上的資料安全可靠,防止資料被非法修改是一個非常重要的題目。
  
  (五)網路化帶來的新題目
  近年來,隨著計算機技術和網路技術的發展,網路化會計資訊系統的日趨普及,網路的廣泛應用在很大程度上彌補了單機電算化系統的不足,這些無疑進步了企業間或企業內部各部分的資訊溝通率,使企業在現代競爭中佔據時間上的上風,但也對企業的內部控制提出新的要求。第一,在網路環境下,過往以計算機機房為中心的安全措施已不適用。第二,由於網際網路的開放特性,給一些非善意訪問者以可乘之機。第三,計算機病毒的猖獗也為網際網路系統帶來更大的風險。因此,網路會計系統的內部控制不僅難度大、複雜,而且還要有各種控制的先進技術手段。