最近，我碰巧讀到一篇布倫尼·韋爾(Bronnie Ware)寫的短文《臨終病人的五大憾事》。許多年來，韋爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現的遺憾是什麼?“希望我曾經勇敢地選擇忠於自我的生活，而不是照著別人的期待過日子。”其次呢?“希望我沒那麼努力工作。”
我們可以通過以下兩種方式來理解這些遺憾：1、不要工作得太賣力，要把時間花在忠於自我的生活上;2、一樣努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。這些事必須忠於自我的生活，是你認為重要且有意義的事。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以瞭解人們之所以感到遺憾，並不是因為花那麼多時間在工作上，而是竟然那麼努力去做一些自己並不看重的事。如果我們的工作是我們所看重的，能代表忠於自我的生活，我們就會活得更充實。當我們即將告別人世之時，就不會有遺憾。
專注於少數幾件重要大事
這世界上有太多事要完成，有那麼多有趣的人、好玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會，實在太難選擇了。所以我們乾脆不選，每一樣都來一點?
大多數的時間管理方法都有個問題，那就是它並不是協助你解決這個問題，而只是專注於教你怎麼以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤，就好比在自助餐廳裡每一樣多吃一點，是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情，會讓人抓狂、筋疲力盡。
想從自助餐廳安然撤退，祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，祕訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對於要做什麼，必須要有策略;對於不該做什麼，也得痛下決心取捨。
說得再具體一點，我們應該專注在少數幾件事情上。我自己在經過多次的嘗試錯誤之後，得出的數字是五件事情。
我決定把這一年的重點放在五件事情上，其中三件與工作有關，兩件是私人事務。我做的(幾乎)每件事，都必須屬於這五個領域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什麼是五件事?因為對我來說，這樣似乎運作得不錯，必須完成的重要事項都包含在內，而且不至於筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對你有效就行了。你會知道運作的效果，因為如果有效，你在每個領域都能得到成就感，不會雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什麼是一年?因為一生太長，一個月又太短，用一年來實現長期重點剛好。我們常以年進行思考，像是學年度、生日、宗教節日、薪資、紅利、績效評估，都是在一年期限內進行，而且一年的時間剛好足以得到真正的進展，卻又不致迷失。
以下是我的五項重點：
·三項與工作有關：服務現在的客戶;開發未來的客戶;寫作及演講。
·兩項與個人有關：與家人和朋友相聚;做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關係，這些並不是目標，也不是所有事情都要有個量化的目標。這些是重點領域，是你想要投入時間的事項。如果你想要的話，可以再為每個領域設立特定的目標。
你的清單會不同，因為你和我不同。重點在於你得有意識地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上?它們必須對你有重大意義，你才會投入那麼多時間在上面，並知道你對時間使用得當。
換句話說，就是在自助餐廳用餐時，拿一個可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養又好吃的菜色。
怎樣運用時間才算得當?確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調你的獨特之處，並反映出你的熱情，那就對了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰、與他人合作的機會，以及受到認可的機會。
一旦確認能夠反映出上述元素的領域，接下來就得針對不適合放入盤裡的東西，做出困難的決定。
當決定好你的五個重點之後，把95%的時間用在上面，剩下的5%用來做其他零碎的事：幫忙同事;換機油;讀完針對iPad的評價，然後排隊去買一臺，這些都能運用那5%的時間去完成。但如果這些事佔用你20%的時間，那表示你花太多時間在別人的要務或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時間來進行自己的要務。
有時，你會面臨重點之間的衝突;我就曾遇過，那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人讚歎，而且演講明顯符合我的“寫作及演講”重點，但日期和我妻子伊蓮娜40歲及她父親70歲的生日晚會相沖突。最後我決定推掉演講邀請。
並沒有任何公式可幫助你在五個領域之間做抉擇，但當衝突發生時，靜下心來想一想，大多數時候你會有答案。如果沒有，那這裡提供一種方式：想想看你最近花最多時間做哪些事，如果其中某個領域佔用的時間明顯較少，就選它，作為平衡。如果不能決定，那選任何一個都好，至少你知道兩個都值得做。
一件一件選定要做的事
你已經知道這個年度首要的五件事是什麼。這些事必須成為每日生活的基礎，也就是你的組織結構。想讓你的年度重點工作有進展，就必須專心把時間投入其中，每天都是如此。
這時，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是製作工作清單，就又多了一項工作。製作工作清單時，請依據你的五個領域來分類，然後加上第六類，並標示為“其他5%”。
以我的某一天為例，工作清單會像這樣：
透過這樣的清單架構，把令人手足無措的事項，切分成容易管理又切實可行的工作區塊，同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義，要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計劃，也是我要投入時間心力的重點。
這個架構既單純，又有助於專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅於此。它還能提供資訊，讓我知道自己怎麼處理各項重點領域、各領域之間如何建立關係，以及為了在各領域取得進展所做的努力。
當工作時間發生衝突，必須有所取捨時，這個清單架構尤其有用。例如有兩個會議都很重要，而我必須擇一參加，這時就可以根據自己運用時間的多寡，看哪個重點領域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。