OA協同辦公管理系統本著簡單、適用、高效的原則，貼合企事業單位實際需求，實行通用化、標準化、智慧化、人性化的產品設計，充分體現企事業單位規範管理、提高辦公效率的核心思想，為使用者提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企事業單位迅速建立便捷規範的辦公環境，迅速提升企事業單位的管理和資訊化應用水平並降低投資成本 。
一、企業資訊化管理是發展的必然
企業隨著社會的發展，進入當前的網路時代，資訊化管理大大提高，傳統的辦公模式已經極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工作。手工模式無法滿足新形勢下發展的需要，人們需要用先進的生產工具來提高企業的辦公效率。
二、企業規範化的管理是發展的需要
傳統的管理方式造成整個單位辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給企業帶來了嚴重的經濟負擔，而且也不能營造一個和諧的辦公環境。領導在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此企業需要一套規範化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節省時間、成本並提高效率。
三、提高辦公效率和質量是企業的追求
如何提高單位的辦公效率已經成為企業一項重要而緊迫的任務，而傳統的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如通訊、印章、檔案下發、批覆、歸檔，繁多的會議等使辦公人員陷入忙亂無效的工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質量。
四、遠端申請、審批是企業無法解決的難題
當前許多企業在各地或縣區都有許多分支機構和下屬部門，檔案的上傳下達、申請、審批都受到了時間的限制，領導異地出差、開會同樣會導致企業一些緊急、重要的檔案得不到審批，可能會給企業帶來巨大的損失。
選擇OA協同辦公管理系統可以解決企業內部存在的以下問題：
1、建立資訊釋出的平臺。
在內部建立一個有效的資訊釋出和交流的場所，例如、公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的`傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
2、實現工作流程的自動化。
這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、彙報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率。
3、實現知識管理的自動化。
傳統的手工辦公模式下，文件的儲存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文件的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文件實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文件的保管，按許可權進行使用和共享。實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。
4、輔助辦公。
像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
5、實現協同辦公。
就是要支援多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分佈越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的資訊，提高整體的反應速度和決策能力。
隨著資訊化的加強，傳統的決策模式早已不能適應瞬息萬變的資訊社會，提高工作效率，加快企業內部資訊溝通，領導作為快速，準確地決策，這都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效之溝通。