（一）明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的。
1、檔案的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。
2、根據檔案內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是一個帶規定性質的通知等。
3、明確檔案傳送範圍和閱讀物件。比如，向上級彙報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方瞭解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
（二）收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的檔案，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材瞭解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。
（三）擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的檔案的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據檔案的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的檔案，可以大致安排一下檔案的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的檔案，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括檔案共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，檔案的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的檔案，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。
（四）落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些檔案，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不瞭解發文的意圖，特別是情況彙報、工作彙報介紹。
2、要語句簡練，交代清楚。擬寫檔案既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明瞭。
（五）反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的，寫檔案也同樣，尤其是重要的檔案，往往要經過幾稿才能通過。在這個過程裡需要注意把握的，一是關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。三是關於材料的修改。材料是檔案的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。四是關於結構的修改。修改檔案的結構，包括檔案總體結構的修正，使全文更加嚴謹。五是關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規範的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
下面介紹幾種常用公文的寫作
（一）請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。
請示有這麼幾個特點：
一是針對性。只有本單位許可權範圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答覆、批准。因而“請示”具有很強的針對性。二是呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批覆”迴文。三是單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文機關，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。四是時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批准的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：一是請求指示性請示。二是請求批准性請示。三是請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
1、首部。主要包括標題和主送機關兩個專案內容。
（1）標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》。
2、正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
（1）開頭。主要交代請示的理由。
（2）主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
（3）結語。另起一段，其習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批覆”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核准”或“以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行”。
3、尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題：一是一文一事的原則。三是材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。三是理由充分，請示事項明確。四是語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
（二）批覆
1、批覆適用於答覆下級機關的請示事項。下級機關遇有本單位無權、無力、無法解決的事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用“批覆”這一文種答覆請示事項。批覆的內容主要是對請示事項明確表態，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
2、批覆同覆函是有區別的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。
3、批覆的結構通常包括標題、主送機關、正文、落款幾個部分。
（1）標題。批覆的標題有多種構成形式：一種是由發文機關名稱、批覆事項、行文物件和文種構成；比如：民政部關於甘肅省撤銷敦煌縣設立敦煌市的批覆。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；比如：國務院關於決定加入《專利合作條約》的批覆。第三種是由事由和文種構成；比如：關於酒泉市人力資源市場建設方案的批覆。第四種是由發文機關名稱加原件標題和文種構成。
（2）主送機關。批覆的主送機關是指與批覆相對應的請示發文機關。授權性的批覆，主送機關應當是被授權釋出施行行政法規和規章的下級機關。
（3）正文。正文是批覆的主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批覆與一般批覆的寫法有所不同外，其他批覆的結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批覆緣由。首先點明批覆的下級機關並寫明來文日期、標題和文號，以交代批覆的根據。主體。主要說明批覆事項。應當根據國家的方針，政策、法令、法規和實際情況，針對“請示”的內容給予明確肯定（或否定）的答覆或具體的指示，一般不進行議論。也有的批覆，在批覆事項後面概括提出希望和要求，進一步強調批覆的主旨。
（3）結語。一般用“此復”“特此批覆”等習慣用語。
（4）落款。一般包括署名和成文時間兩個專案內容。署名寫上批覆機關單位名稱，並加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。
4、批覆的注意事項 第一，要態度鮮明；第二，要全面周詳；第三，要迅速及時。
（三）報告
報告是下級向上級彙報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆詢問的`陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式，“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，瞭解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支援，為上級機關處理問題，佈置工作或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一是報告的目的為了向上級彙報工作、情況、建議、答覆等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二是報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉檔案的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。
三是報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較複雜。
四是報告廣泛使用於下級向上級反饋資訊，是溝通上下級機關縱向聯絡的一種重要形式。向上級及時彙報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：彙報性報告、答覆性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法：
報告的結構一般由標題、受文機關、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
1、彙報性報告
彙報性報告主要是下級向上級彙報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
（1）綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的彙報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
（2）專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的彙報性報告。
2、答覆性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。
3、呈報性報告
呈報性報告主要用於下級向上級報送檔案、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送檔案或物件的根據或目的以及與檔案、物件相關的事宜。
4、例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
（四）通知的寫作
通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬於下行文。它適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；釋出規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部。
（一）通知的類別
根據功用，通知可分以下類別：
1、發文通知
①批轉性通知對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關於解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。
②轉發性通知對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於在接待中不擺菸酒等問題的通知》；《建設部轉發國家物價局財政部關於釋出中央管理的建設系統行政事業性收費專案及標準的通知》。
③釋出性通知釋出本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《國務院辦公廳關於釋出〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
首部。這部分的主要專案是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等專案內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****單位******會議紀要》。
正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
（七）函的寫法
1、標題
函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯絡函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質的函，文種均須標明“覆函”。
2、主送機關
頂格寫機關全稱或規範化簡稱，後標冒號。覆函的主送機關即來函單位。
3、正文
月開頭髮函的開頭應簡述發函的緣由或目的；覆函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。
主體發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；覆函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答覆。不論去函還是覆函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。
尾語發函一般用“專此函告”，“敬請函覆”等作結；覆函多用“此復”、“特此函覆”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。
落款正文右下方署名署時並蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸並符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。
公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。