office辦公軟體的實用技巧有哪些呢?下面本站小編為你盤點彙總如下!歡迎大家閱讀學習!
1. 同時儲存所有開啟的Word文件
有時在同時編輯多個Word文件時，每個檔案要逐一儲存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“檔案”選單，大家看，已經多出了“同時儲存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設定文件保護
在用Word 2000/XP列印一份檔案時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉檔案吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的檔案被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”選單中的“保護文件”命令，在彈出的視窗中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，游標跑到了檔案頭，任你怎麼移動滑鼠、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”選單中的“解除文件保護”命令，一切又正常了。
3. 編輯長檔案更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文件時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將滑鼠移動到滾動條上面的適當位置，發現滑鼠指標變成雙箭頭，此時按住滑鼠左鍵向下拖動，文件編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要貼上的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
4. 給WPS文件新增水印
先用作圖軟體(畫筆工具等)製作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然後開啟需要新增水印的WPS文件，執行“格式→頁面背景→設定”命令，開啟“設定背景”對話方塊，切換到“圖片”標籤下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才製作的圖片，並進行適當設定後確定，就可以為文件設定上水印了。
5. 在金山文字中快速開啟“頁面設定”
在用金山文字2002處理文件時，一個最常用的操作就是設定頁面。先執行“檢視→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”開啟，然後用滑鼠在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速開啟“頁面設定”對話方塊，對頁面進行設定了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，開啟Excel的選單欄中的“格式”選單，選中“拼音資訊/設定”項，在彈出的對話方塊中的“設定”和“字型”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字型，最後選擇“拼音資訊”子選單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要檢視拼音，可通過“拼音資訊”子選單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級連結
當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級連結，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級連結。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級連結了。
8. 巧設Word啟動後的預設資料夾
Word啟動後，預設開啟的資料夾總是“我的文件”。通過設定，我們可以自定義Word啟動後的預設資料夾，步驟如下：(1)單擊“工具”選單中“選項”命令，程式將會彈出“選項”的對話方塊;(2)在對話方塊中，選擇“檔案位置”標籤，同時選擇“文件”;(3)單擊“更改”按鈕，開啟“更改位置”對話方塊，在“查詢範圍”下拉框中，選擇你希望設定為預設資料夾的資料夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的預設資料夾就是使用者自己設定的資料夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，開啟“符號”對話方塊，在“符號”標籤下，將字型選定為“標準字型”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動後的預設紙張和字號
1.進入WPS Office 2000，選擇“檔案→頁面設定”，將“紙張規格”設定為16開或B5，並根據需要設定好紙張邊距，回車確定。
2.字型字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“檔案→存為模板”，在左面模板型別中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPS Office。
4.再次進入WPS Office，選擇“檔案→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話方塊右下角的“設為預設模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office後，紙張就變為16開或B5、字型字號也變為你所需要的了。
11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先開啟帶表格的Word檔案，接著選中整個表格，先將游標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把游標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的選單中選擇“複製”;然後開啟Excel，再單擊右鍵，在出現的選單中選擇“選擇性貼上”，在出現的對話方塊中有6項選單可選，選擇“文字”並確定就行了。
12. 巧存Word文件中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文件，想把文件裡的所有圖片全部儲存到自己的電腦裡，可以按照下面的方法來做：開啟該文件，選擇“檔案”選單下的“另存為Web頁”，指定一個新的檔名，按下“儲存”按鈕，你會發現在儲存的目錄下，多了一個和Web檔名一樣的資料夾。開啟該資料夾，你會驚喜地發現，Word文件中的所有圖片，都在這個目錄裡儲存著。
13. 在金山表格2002中為數值自動新增單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面新增單位如“平方米”等。其實只要稍加設定一下，就可以讓系統自動新增：選中相應的單元格(區域)，開啟“單元格格式”對話方塊，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴充套件”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“新增”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設定的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint簡報的過程中，往往需要與其他程式視窗的資料配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint簡報時，一般會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他視窗切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而啟用播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和選單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通視窗一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分數
啟動Word XP，選擇“插入”選單下的“域”命令，出現“域”對話方塊，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然後單擊“域程式碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開關”中選擇“F(,)”，按下“新增到域”，在下面的“域程式碼”中新增上分子和分母，如EQ F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯視窗，這樣分數製作就完成了。
16. 快速輸入大寫數字
由於工作需要，經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員)，但由於大寫數字筆畫大都比較複雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。後來偶然發現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數字如“123456”，選中後從“插入”選單中選擇“數字”命令，接著會出現如圖所示的對話方塊，選擇“壹，貳，叄”項，點選“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話方塊中輸入數字。
17. 巧設WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設定填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法，可以對幾種表單域外形進行設定，只是方法略為麻煩了一點。
插入一個單行文字型表單域，點選表單域工具欄中的保護文件圖示，確定使文件處於保護狀態，單擊該表單域使它進入輸入狀態，可以看到文字輸入的游標在表單域中閃爍，然後點選表單域工具欄中的保護文件圖示解除保護狀態。請注意此時文字輸入的游標仍處於表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵選單中就會有一個外形選擇項。現在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然並不是所有的表單域都可以採用以上方法設定。經筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設定外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地列印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數字的大寫，而“二”是中文數字的小寫，它們之間都不匹配。經過仔細摸索，筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕鬆地輸入常用符號。開啟中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態下，用滑鼠右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標誌，這裡選“單位符號”，這樣輸入法的`軟鍵盤就被開啟且定位到中文數字上，按鍵盤上的Q鍵或用滑鼠點選“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經常會用到頁面分欄設定，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時系統設定就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。
1.首先設定好分欄數，然後開啟“插入”下的“文字框”，這時滑鼠變為十字形，用滑鼠在分欄的中間拖出一個文字框。
2.用右鍵點選文字框，在彈出的選單中選擇“物件屬性”，然後在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這裡需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。
4.最後將右鍵彈出選單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002製作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎麼辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務視窗中選中所定義的動畫，點選右側的小三角，選中“計時”項，然後在彈出的對話方塊中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。
21. 在Excel中快速輸入大寫數字
在“智慧ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，鬆開Shift鍵，然後輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以藉助於i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可檢視“智慧ABC輸入法”的“幫助”選單)。
22. 在Word文件中插入MP3檔案
在Word文件插入聲音檔案，一般採用“插入”選單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音檔案只限於WAV和MIDI檔案。要插入MP3格式的聲音檔案，可開啟Word文件，把游標移到你要插入聲音檔案的位置，選擇“插入”選單下的“物件”選項，在開啟的“物件”對話方塊中，選擇“由檔案建立”活頁卡片，點選“瀏覽”按鈕，從開啟的“瀏覽”對話方塊中找到準備插入的MP3檔案，並確定。當“瀏覽”對話方塊自動關閉後，點選“由檔案建立”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3檔案的圖示，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3檔案與你的MP3播放器建立關聯。
23. 讓Excel啟動時自動開啟工作簿
使用者可自定義預設工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動開啟此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然後將它儲存在XLStart資料夾下。在C:Documents and Settings使用者名稱Application DataMicrosoftExcel或C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart資料夾。具體路徑還要視你的系統安裝碟符而定。
24. 在英文狀態下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中，經常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為使用者提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區別的。
25. 為Word新增小助手