很多女生想要做文員的工作，但是，有部分女生對辦公軟體並不是很熟，有的甚至都連基本的操作都不會。因此，本站小編為大家分享office軟體辦公的使用技巧，希望對大家使用辦公軟體有幫助!
1. 同時儲存所有開啟的Word文件
有時在同時編輯多個Word文件時，每個檔案要逐一儲存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“檔案”選單，大家看，已經多出了“同時儲存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設定文件保護
在用Word 2000/XP列印一份檔案時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉檔案吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的檔案被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”選單中的“保護文件”命令，在彈出的視窗中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，游標跑到了檔案頭，任你怎麼移動滑鼠、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”選單中的“解除文件保護”命令，一切又正常了。
3. 編輯長檔案更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文件時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將滑鼠移動到滾動條上面的適當位置，發現滑鼠指標變成雙箭頭，此時按住滑鼠左鍵向下拖動，文件編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要貼上的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
4. 給WPS文件新增水印
先用作圖軟體(畫筆工具等)製作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然後開啟需要新增水印的WPS文件，執行“格式→頁面背景→設定”命令，開啟“設定背景”對話方塊，切換到“圖片”標籤下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才製作的圖片，並進行適當設定後確定，就可以為文件設定上水印了。
5. 在金山文字中快速開啟“頁面設定”
在用金山文字2002處理文件時，一個最常用的操作就是設定頁面。先執行“檢視→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”開啟，然後用滑鼠在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速開啟“頁面設定”對話方塊，對頁面進行設定了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，開啟Excel的選單欄中的“格式”選單，選中“拼音資訊/設定”項，在彈出的對話方塊中的“設定”和“字型”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字型，最後選擇“拼音資訊”子選單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要檢視拼音，可通過“拼音資訊”子選單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級連結
當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級連結，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級連結。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級連結了。
8. 巧設Word啟動後的預設資料夾
Word啟動後，預設開啟的資料夾總是“我的文件”。通過設定，我們可以自定義Word啟動後的預設資料夾，步驟如下：(1)單擊“工具”選單中“選項”命令，程式將會彈出“選項”的對話方塊;(2)在對話方塊中，選擇“檔案位置”標籤，同時選擇“文件”;(3)單擊“更改”按鈕，開啟“更改位置”對話方塊，在“查詢範圍”下拉框中，選擇你希望設定為預設資料夾的資料夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的預設資料夾就是使用者自己設定的資料夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，開啟“符號”對話方塊，在“符號”標籤下，將字型選定為“標準字型”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動後的預設紙張和字號
1.進入WPS Office 2000，選擇“檔案→頁面設定”，將“紙張規格”設定為16開或B5，並根據需要設定好紙張邊距，回車確定。
2.字型字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“檔案→存為模板”，在左面模板型別中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPS Office。
4.再次進入WPS Office，選擇“檔案→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話方塊右下角的“設為預設模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office後，紙張就變為16開或B5、字型字號也變為你所需要的了。
11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先開啟帶表格的Word檔案，接著選中整個表格，先將游標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把游標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的選單中選擇“複製”;然後開啟Excel，再單擊右鍵，在出現的選單中選擇“選擇性貼上”，在出現的對話方塊中有6項選單可選，選擇“文字”並確定就行了。
12. 巧存Word文件中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文件，想把文件裡的所有圖片全部儲存到自己的電腦裡，可以按照下面的方法來做：開啟該文件，選擇“檔案”選單下的“另存為Web頁”，指定一個新的檔名，按下“儲存”按鈕，你會發現在儲存的目錄下，多了一個和Web檔名一樣的資料夾。開啟該資料夾，你會驚喜地發現，Word文件中的所有圖片，都在這個目錄裡儲存著。
13. 在金山表格2002中為數值自動新增單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面新增單位如“平方米”等。其實只要稍加設定一下，就可以讓系統自動新增：選中相應的單元格(區域)，開啟“單元格格式”對話方塊，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴充套件”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“新增”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設定的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint簡報的過程中，往往需要與其他程式視窗的資料配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint簡報時，一般會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他視窗切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而啟用播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和選單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通視窗一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分數
啟動Word XP，選擇“插入”選單下的“域”命令，出現“域”對話方塊，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然後單擊“域程式碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開關”中選擇“F(,)”，按下“新增到域”，在下面的“域程式碼”中新增上分子和分母，如EQ F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯視窗，這樣分數製作就完成了。
16. 快速輸入大寫數字
由於工作需要，經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員)，但由於大寫數字筆畫大都比較複雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。後來偶然發現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數字如“123456”，選中後從“插入”選單中選擇“數字”命令，接著會出現如圖所示的對話方塊，選擇“壹，貳，叄”項，點選“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話方塊中輸入數字。
17. 巧設WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設定填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法，可以對幾種表單域外形進行設定，只是方法略為麻煩了一點。
插入一個單行文字型表單域，點選表單域工具欄中的保護文件圖示，確定使文件處於保護狀態，單擊該表單域使它進入輸入狀態，可以看到文字輸入的游標在表單域中閃爍，然後點選表單域工具欄中的保護文件圖示解除保護狀態。請注意此時文字輸入的游標仍處於表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵選單中就會有一個外形選擇項。現在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然並不是所有的表單域都可以採用以上方法設定。經筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設定外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地列印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數字的大寫，而“二”是中文數字的小寫，它們之間都不匹配。經過仔細摸索，筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕鬆地輸入常用符號。開啟中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態下，用滑鼠右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標誌，這裡選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被開啟且定位到中文數字上，按鍵盤上的Q鍵或用滑鼠點選“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經常會用到頁面分欄設定，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時系統設定就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。
1.首先設定好分欄數，然後開啟“插入”下的“文字框”，這時滑鼠變為十字形，用滑鼠在分欄的中間拖出一個文字框。
2.用右鍵點選文字框，在彈出的選單中選擇“物件屬性”，然後在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這裡需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。
4.最後將右鍵彈出選單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002製作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎麼辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務視窗中選中所定義的動畫，點選右側的小三角，選中“計時”項，然後在彈出的對話方塊中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。
21. 在Excel中快速輸入大寫數字
在“智慧ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，鬆開Shift鍵，然後輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以藉助於i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可檢視“智慧ABC輸入法”的“幫助”選單)。
22. 在Word文件中插入MP3檔案
在Word文件插入聲音檔案，一般採用“插入”選單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音檔案只限於WAV和MIDI檔案。要插入MP3格式的聲音檔案，可開啟Word文件，把游標移到你要插入聲音檔案的位置，選擇“插入”選單下的“物件”選項，在開啟的“物件”對話方塊中，選擇“由檔案建立”活頁卡片，點選“瀏覽”按鈕，從開啟的“瀏覽”對話方塊中找到準備插入的MP3檔案，並確定。當“瀏覽”對話方塊自動關閉後，點選“由檔案建立”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3檔案的圖示，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3檔案與你的MP3播放器建立關聯。
23. 讓Excel啟動時自動開啟工作簿
使用者可自定義預設工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動開啟此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然後將它儲存在XLStart資料夾下。在C:Documents and Settings使用者名稱Application DataMicrosoftExcel或C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart資料夾。具體路徑還要視你的系統安裝碟符而定。
24. 在英文狀態下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中，經常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為使用者提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區別的。
25. 為Word新增小助手
我們在使用Word2000進行文件處理時，經常使用工具欄中的“字數統計”功能來了解當前文件的字數、字元數、行數等資訊，非常方便。可是很多時候我們需要了解文件的更加詳細的資訊，這時可以通過在工具欄上新增“屬性”的方法，來快速檢視文件的詳細資訊。
1.單擊“工具”選單，從其下拉選單中選擇“自定義”命令，開啟自定義設定視窗。2.在自定義設定視窗中，選擇“命令”項。在其下面的“類別”中選擇“控制元件工具箱”，然後在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。3.雙擊“屬性”項並將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。
當我們在Word中需要檢視某個文件的詳細資訊時，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那麼文件的建立時間、修改時間、文件大小、建立人等詳細資訊就會出現了，也可以根據自己的需要，新增、修改文件的主題、作者、備註等資訊。
26. 找回Word中的選單欄
首先，在工具欄右擊，在彈出的選單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然後在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內建選單”單擊。這時我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“檔案(F)”“編輯(E)”等選單了。既然找到了，就動手一個個地把它們拖回去吧!當然，這些選單既然能被拖到選單欄中去，當然也能把它拖回對話方塊。
27. 彩色Excel表格顯示列印兩不誤
如果將Excel工作表中的資料設定為彩色格式，而印表機為黑白印表機，那麼工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設定的情況下，可以進行如下設定：
1.在“檔案”選單中，單擊“頁面設定”命令。
2.單擊“工作表”選項，然後選擇“列印”框下的“單色列印”項。如果使用的是彩色印表機，選擇該選項可減少列印所需時間。
3.單擊“確定”按鈕。
現在，你的Excel工作表在螢幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!
28. 在簡報中使用繪圖筆
利用Powerpoint進行文稿演示時，當演示者需要對某部分內容進行講解標註時，可單擊滑鼠右鍵，在彈出的快捷選單中選擇“指標選項”中的“繪圖筆”，滑鼠將變成小筆形狀，拖動滑鼠即可在簡報中書寫或繪畫。通過“指標選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內容會在再次演示時自動擦除。
29. Word也能“自動求和”
編輯Excel工作表時，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨鍾。其實，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：
1.在“工具”選單中，單擊“自定義”命令。
2.選擇“命令”選項，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到並單擊“自動求和”，然後用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。
3.關閉“自定義”對話方塊。
現在，把插入點置於存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計算並顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有資料時，上方求和優先。
30. WPS Office 2002配置工具有妙用
安裝完WPS Office 2002後，在開始選單中的“WPS Office 2002”項中，有一個“配置工具”的捷徑，可能大家並沒有太注意它，其實它還挺有用的。點選它後彈出配置工具的對話方塊，裡面有三個按鈕：第一個是“設定檔案關聯”，它用於設定是否預設使用WPS Office來開啟Word、Excel、Powerpoint檔案，是否設定金山郵件為預設郵件系統;第二個是“恢復系統預設設定”，它用於取消WPS Office開啟Microsoft Office檔案的關聯，恢復成原來的關聯;第三個是“修復WPS Office”，用於修復軟體或其他一些不正常的情況。
31. 巧用“選擇性貼上”使行列互換
假如A1-A10單元格中有不同的內容，現在需要將這些內容分別排列在A1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來在同一列中的內容重新排列在一行中。難道要一個一個單元格去複製貼上嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的選單中選擇“複製”命令;接著單擊B1單元格，再單擊右鍵，在彈出的選單中選擇“選擇性貼上”命令，彈出對話方塊，選擇其中的複選項“轉置”，點選確定。這時你會看到B1、C1....K1單元格中已有了A1-A10單元格中的內容，將A列選中，在右鍵選單中刪除，此時行列轉換工作就完成了。
32. 在視窗中播放PPT幻燈片
通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他視窗進行配合，以增強演示效果，那麼你可以使用PPT的視窗播放模式。啟動該模式的方法是：開啟PPT檔案，按住Alt鍵，然後依次按下D鍵和V鍵。此時，幻燈片將在PPT視窗進行播放，這樣你就可以拖動、最小化和改變這個視窗的大小了。
33. 預覽時可編輯文件
當你使用Word2000/2000的預覽功能時，如果還要編輯文件，這時候不必回到檢視模式，只要點一下放大鏡圖示，這時候就會自動進入編輯模式，你可以對文件進行任意編輯。這個技巧對編輯文件非常有用!特別是調整封面、拖動一些表格等。可以邊預覽，邊編輯，既方便又準確。
34. 在WPS 2002中呼叫Word公式編輯器
要在WPS 2002中呼叫Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經安裝了Word軟體，且載入了“公式編輯器”。開啟WPS 2002，點選“插入”選單，選擇“OLE物件”命令，開啟“插入物件”對話方塊，選中“新建”選項後，在“物件型別”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接呼叫Word中的“公式編輯器”輸入公式。
35. 輕鬆儲存Office XP的使用者個性化設定
在“開始/程式”中找到“Microsoft Office工具”，啟動其中的“使用者設定儲存嚮導”。再點選“下一步”按鈕，程式立即搜尋已安裝Office元件。然後選擇“儲存本機的設定”，再點選“下一步”按鈕。接著程式提供給你兩種儲存方式：“將設定儲存到Web”和“將設定儲存到檔案”。選擇後一項，並用“瀏覽”按鈕選擇儲存的路徑。最後點選“完成”按鈕，程式在儲存路徑中生成一個字尾名為OPS的檔案。這個檔案包含的就是使用者的設定資訊。要恢復設定時，啟動軟體，選擇“將原先儲存的設定恢復應用到本機上”，接著指定設定資訊檔案的路徑，點選“完成”就恢復了。
36. 在Word中快速“貼上”
在Word 2000/2002中要進行貼上操作時，最常用的是按“貼上”或按快捷鍵Ctrl+V。其實還有另一種方法更方便。執行選單命令“工具→選項”，在開啟的對話方塊中單擊“編輯”選項，單擊“用INS鍵貼上”前的複選框，之後再單擊“確定”按鈕來關閉該對話方塊即可。以後再需要執行貼上操作時，只要按一下鍵盤上的INS鍵(即Insert鍵)就能快捷實現貼上了。
37. 快速轉換英文字母的大小寫
在Word 2000/XP中編輯文件時，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉換為大寫，或由大寫轉換為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來的單詞或句子刪除，然後用大寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實不用這麼麻煩，只要把游標定位到句子或單詞的字母中，然後同時按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時如果原來的英文字母是小寫的，就會先把句子或單詞的第一個字母變為大寫，再按一次快捷鍵，現在可以發現整個句子或單詞的字母都變為大寫了，再按一次就變回小寫，每按一次快捷鍵字母的變化依此類推。
38. 在Excel中快速輸入小數
利用Excel處理資料時，經常會要輸入一些小數，有時一整列都是小數，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個辦法：點選“工具/選項”，在彈出的的“選項”對話方塊中選擇“編輯”選項，然後選中“自動設定小數點”的複選框，並在“位數”框內設定小數點的位數。這樣當你輸入小數時就不用再輸入小數點了，它會將你輸入的數字根據設定的小數點位數自動轉化為小數!如設定位數是1位，輸入123就自動變為12.3了。
39. 鎖定Word表格標題欄
Word 2000/XP提供給使用者一個可以用來拆分編輯視窗的“分割條”，位於垂直滾動條的頂端。要使表格頂部的標題欄始終處於可見狀態，請將滑鼠指標指向垂直滾動條頂端的“分割條”，當滑鼠指標變為分割指標即“雙箭頭”後，將“分割條”向下拖至所需的位置，並釋放左鍵。此時，Word編輯視窗被拆分為上下兩部分，這就是兩個“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對錶格進行編輯操作，而不用擔心上面窗格中的表格標題欄會移出螢幕可視範圍之外了。要將一分為二的兩個“窗格”還原成一個視窗，可在任意點雙擊“分割條”。
40. 給Access資料庫檔案瘦身
當你用Access 2000/XP建立資料庫檔案時，會發現還沒錄入多少資料，資料庫檔案的'體積已經達到了數百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當然是肯定的。請選擇“工具”→“選項”命令，在彈出的“選項”視窗中選擇“常規”選項，將“關閉時壓縮”複選框勾選，然後點選“確定”按鈕即可。這樣，在錄入資料後，儲存並退出Access時，你會發現檔案的體積會減少許多。
41. 快速列印Word XP的快捷鍵列表
單擊“工具”選單，選擇“巨集”子選單中的“巨集”命令。彈出巨集設定視窗，在“巨集的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項。在“巨集名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“執行”按鈕。這時彈出“命令列表”對話方塊，單擊“當前選單和快捷鍵設定”單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會看到Word XP自動建立了一個新文件，裡面就是所有Word XP的快捷鍵資訊。最後只須單擊“檔案”選單中的“列印”命令即可打印出來以備查詢。
42. 公式的顏色也能變
如果是在Word2000/XP中，那麼用公式編輯器先編輯好一個公式，選中它，點選“繪圖工具欄”中的“陰影設定”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然後再次點選“陰影設定”按鈕中的“陰影設定”選項，彈出“陰影設定”工具欄。點選最右側“陰影顏色”倒三角，開啟調色盤，選擇合適的顏色。然後用中間的四個按鈕，小心調整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會變成你想要的了。
如果是在Pwerpoint 2000/XP中，那麼在選中公式之後，點選“顯示圖片工具欄”中的“重新著色”工具，開啟“圖片重新著色”對話方塊，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。
43. 禁止自動執行“巨集”
某些時候我們需要臨時禁止自動執行“巨集”，那麼你不必再去修改有關的巨集設定，只需在啟動Word XP或Excel XP時按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動Word XP或Excel XP，請先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程式按鈕，然後立即在啟動時按下Shift鍵。
44. 壓縮Word 2002文件中的圖片
通常情況下，圖文混排的Word文件一般都比較大，若要減小檔案的體積，可以利用Word 2002提供的圖片壓縮功能來實現。先開啟圖文混排的Word文件，選擇“檢視”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點選“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓縮圖片”視窗時，你可以根據實際需要來指定是壓縮文件中所選定的圖片還是壓縮文件中所有的圖片，將“壓縮圖片”複選框勾選，然後點選“確定”按鈕即可。注意：在“檔案”選單的“開啟”或“另存為”對話方塊中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以開啟“壓縮圖片”視窗;另外支援混排文件圖片壓縮的還有Excel和PowerPoint。
45. 讓任務窗格快速啟動
在使用Word 2002的時候，經常要使用到任務窗格，要讓任務窗格快速啟動，具體的設定方法為：單擊“工具”選單，選擇“自定義”選單命令，開啟“自定義”設定視窗。在“自定義”設定視窗中，單擊下面的“鍵盤”按鈕。然後在彈出的“自定義鍵盤”設定視窗中，選擇“類別”下面的列表框中的“檢視”，在其右邊“命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤順序”下面的“請按新快捷鍵”中，敲入你設定的快捷鍵，比如敲入“Ctrl+P”，然後單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務窗格設定了快捷鍵，需要開啟時，只要按下“Ctrl+P”，任務窗格就會迅速地出來了。當不需要時，再按一下“Ctrl+P”，任務窗格就會消失了。
46. 明白Word中文字下劃線的含義
我們在用Word2000/XP編輯文件時，常常會碰見有的字下面有紅線、綠線及藍線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什麼呢?Word具有自動檢查拼寫及語法的功能，能夠對使用者輸入的文字資訊進行一定的智慧檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯誤，綠色波浪線表示語法可能有錯誤。藍色下劃線表示超級連結，紫色下劃線表示使用過的超級連結。Word2000/XP還會自動檢查電子郵件頭中的姓名，並將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個名字與輸入的內容相匹配，則會在輸入內容的下面出現下劃線。
47. WPS處理Word檔案時不能讀出圖片的解決
用WPS Office處理Word檔案時，有時格式會和原來的設定有些差別，嚴重時一些圖片讀不出來。怎麼解決這個問題呢?只要在用Word 2000/XP處理檔案時，將“工具/選項”中的快速儲存選項取消就可以了。以前儲存好的通過上面的方法另存一下就可以了
48. 在Word中用剪貼簿的內容進行替換
先將要替換的物件複製到剪貼簿，開啟“編輯”選單下的“替換”，在出現的“查詢內容”框中輸入要被替換的文字，將游標移入“替換為”框中，單擊“特殊字元”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高階”按鈕)，在選單中選擇““剪貼簿”內容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最後根據需要，單擊“替換”或“替換全部”就可以了。
49. 製作不受母版模式影響的文字連結
在Powerpoint中，有時我們要利用一些文字做幻燈片之間的連結，但是系統會自動地套用母版的一些顏色設定，那樣在使用中有時會顯得很不協調。為此，我們可以在文字之上加一個無填充色、無邊框色的矩形，然後選中矩形，點選右鍵，在彈出的快捷選單中選擇“動作設定”進行連結就可以了。這樣，用來作連結的文字點選後就再也不會改變顏色了。
50. 讓“@”減輕你的資料錄入工作量
在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP印表機]”、“[EPSON印表機]”之類的重複文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕資料的錄入工作量：選擇需要的單元格區域，然後單擊“格式”選單中的“單元格”，單擊“數字”選項，在“分類”框中單擊“自定義”，在“型別”框中輸入“[@印表機]”(@為半形字元)，單擊“確定”按鈕。之後，在這些單元格中，當你輸入“HP”後，該單元格將會顯示為“[HP印表機]”。