您正在瀏覽的求 職 信是職場資訊：關注你個人檔案
最近上海和北京發生兩起有關個人檔案的官司，引起了社會特別是流動人員對個人檔案的關注。在中國，每個成年人都有一份個人檔案，它像影子一樣會陪伴你一生。然而由於種種原因，不少人對個人檔案並沒有足夠的重視。據有關部門不完全統計，僅在全國人才服務機構中，就有60萬份個人檔案被遺棄，成為死檔。其實個人檔案在我們的職業生涯中有著無法替代的作用。瞭解個人檔案的相關政策，應是每個勞動者的必修課。
鏡頭回放
塞進不實之詞要承擔責任
張小姐是某公司東區服務銷售經理，受公司委託，她從一家貿易公司訂購一批水晶菸灰缸。事後，貿易公司出具了一張“情況證明”稱，他們向張小姐承諾給予一定差價的“好處費”。
依據這份“情況證明”，某公司以嚴重違反公司紀律為由與張小姐解除了勞動合同。張小姐對公司的處分不服，向法院起訴，靜安法院一審判決該公司方支付張小姐解除合同的經濟補償金6.9萬元，另付獎金、工資和報銷費用等5萬元。
官司雖然贏了，但是在張小姐後來找工作中，卻均遭用人單位拒絕。費盡周折，她才得知，一切都源於自己人事檔案被原來的公司放入了《法紀情況通報》和《處分決定》。於是，她訴諸法院，要求判令某公司停止侵權，並賠償經濟、精神損失。
本案的關鍵是：用人單位可以把員工考核結果及獎勵、懲罰決定放入人事檔案，但前提是該獎懲決定必須合法合理。據悉，法院將擇日對此案進行判決。
檔案保管單位責任
《企業職工檔案管理工作規定》明確規定：企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的檔案材料。是歷史地、全面地考察職工的依據。
這個檔案對職工檔案轉遞規定：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
我國《檔案法》第三條指出：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。作為企業的一名職工有讓企業保管好其個人人事檔案的權利，同樣，企業也必須保管好職工的`個人人事檔案。 用人單位應嚴格按照有關規定和制度做好職工檔案的儲存管理工作。而對於職工個人來講，應關注個人檔案的保管情況，在調動單位或解除勞動關係後應及時追查個人檔案的移交情況，在出現丟失等問題時應採取正當手段反映情況，維護個人的合法權益。
檔案事關個人切身利益
《企業職工檔案管理工作規定》明確規定：企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的檔案材料，是歷史地、全面地考察職工的依據。
這個檔案對職工檔案轉遞規定：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
我國《檔案法》第三條指出：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。作為企業的一名職工有讓企業保管好其個人人事檔案的權利，同樣，企業也必須保管好職工的個人人事檔案。用人單位應嚴格按照有關規定和制度做好職工檔案的儲存管理工作。而對於職工個人來講，應關注個人檔案的保管情況，在調換單位或解除勞動關係後應及時追查個人檔案的移交情況，在出現丟失等問題時應採取正當手段反映情況，維護個人的合法權益。
企業無權扣押人事檔案
不管勞動者以哪種方式離開企業，企業均應及時將其個人檔案轉出，企業以扣押個人(人事)檔案作為手段威脅勞動者的做法，是錯誤的。現實中，經常會有企業以員工在離開公司時不交培訓費、不退住房、不交納違約金等為理由扣住員工的檔案不放，也不給辦理有關手續，這種以非法的手段來糾正員工的違法行為，也是錯誤的。
應該說，企業無權以任何理由扣留已離職的員工檔案。如果員工因為拒絕承擔違約責任或賠償企業的損失不辭而別，企業正確的做法應該是，通過勞動爭議仲裁等法律手段來恢復自己的合法權益，而不應該扣押其個人檔案。
遺失或拒退人事檔案怎麼辦
上海市勞動和社會保障局在《關於用人單位遺失或拒退人事檔案(含《勞動手冊》)勞動者退工登記備案手續處理意見的通知》規定如下：
檔案遺失的處理
1、用人單位遺失人事檔案(含《勞動手冊》)，應負責為勞動者補建人事檔案和《勞動手冊》，並由上級主管部門按照有關規定，對直接責任者予以處理。
2、用人單位遺失勞動者的人事檔案(含《勞動手冊》)且又登出營業執照的，可由上級主管部門按上述第一條規定補建人事檔案和《勞動手冊》，並出具證明代為辦理勞動者的退工登記備案手續。
3、對無上級主管部門的用人單位且已登出營業執照或雖未登出營業執照，但業主逃匿的，可由受委託檔案管理部門辦理勞動者的退工登記備案手續。
用人單位拒退人事檔案的處理
是指用人單位與勞動者已沒有事實勞動關係，且用人單位沒有正當理由，而不為勞動者辦理退工登記備案手續，拒退人事檔案(含《勞動手冊》)。
1、用人單位無正當理由拒退人事檔案(含《勞動手冊》)的，勞動者本人可以在法定期內向各級勞動爭議仲裁委員會申請仲裁，由仲裁委員會裁決用人單位為其辦理退工退檔手續。
2、用人單位仍拒絕辦理退工手續的，勞動者本人可以憑已生效的仲裁文書(影印件)及本人身份證、戶口簿、一寸證件照兩張等相關材料到戶口所在地的街道、鄉鎮勞動服務所進行失業登記，重新申辦《勞動手冊》。
人事檔案查閱規定
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續。查閱單位應申明查閱理由，管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規
定條件的，人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高階專業技術人員和涉及國家祕密的流動人員人事檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規定和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得洩露或擅自向外公佈檔案內容。
如何保護自己的權利不受侵犯
因個人檔案造成勞動者損失的問題，原來只能通過向上級部門投訴來協調。由於沒有上級主管單位的“新企業”越來越多，加上檔案涉及勞動者許多切身利益以及勞動者維權意識的提高，“檔案官司”開始出現了。這類由檔案引起的勞動糾紛由於性質特殊，勞動者要維護自己的合法權益比較困難。那麼，讀者如何才能維護自己的權利呢?
第一，不要讓檔案成為“死檔”。要知道自己的檔案保管在什麼地方，其中特別要注意是委託人才服務機構保管的，必須儲存好檔案保管的證明，及時繳納費用，不要讓自己的檔案成為“死檔”。
第二，處分材料入檔須經本人認定。根據《流動人員檔案管理規定》，檔案中“收集的材料，必須經過認真的鑑別。需經單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章後方能歸入檔案”的規定，單位放入檔案的材料，特別是對勞動者處理、處分的材料要求經本人簽字認定。(責任編輯：8021)