人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風、業務能力和工作實績等內容的檔案材料，起著憑證、依據和參考的作用。畢業生檔案是學校教學管理部門、人事、組織等部門在學生每學期形成的有關學生個人的學歷、學習成績、政治思想、獎勵處分、參加黨團組織和體格檢查等檔案材料，一旦丟失，是很難補回的`。
具體地說，個人人事檔案主要有六大功能：其一、依據檔案內容材料辦理相關證明;其二、辦理工作調動時需要個人檔案;其三、參加公務人員招聘考試，需檔案確定身份;其四、辦理個人退休手續時，要檢視檔案記錄;其五、專業職稱晉升的參考依據;其六、出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。
畢業生中有一種比較普遍的現象是對檔案不瞭解，也不關心。甚至已經畢業幾年，但檔案還放在學校，還有的將檔案放在家裡，更有甚者檔案已丟失。也許你一時還用不到檔案，但不可能一輩子用不到。等要用的時候再匆忙去找，就相當麻煩了。在國家公務員的選拔，國有企事業單位的招聘，乃至大型民企在招聘時都要審查本人的人事檔案，並以其記載的相關資訊作為選拔人才的重要依據。另外，如辦理職稱評定、出具各種相關證明等也都需要本人的人事檔案。總之，在現實生活中，人事檔案具有不可替代的作用。請各位高校畢業生在畢業的當年內及時到相應的人力資源和社會保障局人事檔案管理部門辦理人事代理。
最後特別提醒：在三個時間節點，一定要關注自己的檔案：
第一個是，畢業就業季，畢業生一定要及時掌握檔案去向，並在規定時間內辦理報到手續;
第二個是，工作過程中換單位的時候，應及時去相應機構辦理檔案轉遞;
第三個是，工作關係轉移到其他城市的時候，應及時去相應部門辦理檔案轉遞和人事關係轉移。