如何有效管控海外採購風險，真正有效降低海外採購的風險?下面由小編為大家整理的海外採購流程與注意事項，希望可以幫到大家!
今天來簡要談談進口採購流程，這裡不能代表所有行業的採購，只先針對涉及食品的一次性耗材行業的進口，做一點簡要的分析。希望可以起到一些啟發和幫助。
對於很多國外涉及的匯率，運輸，等等更多巨集觀深入的東西，還未達到非常全面，簡單的從供應商開發，進口一些基本注意點說起。等到以後，我們在逐個分析細節，各個擊破。
一、Sourcing--供應商開發
1、海外供應商搜尋途徑
(1)海關資料系統
通過海關資料系統，可以搜尋交易情報，選擇出口的國家，一般來說選擇歐美地區國家，這類國家對應一次性耗材產品進口較多也方便在資料不全的海關資料系統查詢。
然後可以輸入HS code或者商品的英文描述來查詢。如下圖：
然後可以搜出各類企業，這裡的國外企業名稱，指的就是供應商。有興趣可以點選市場趨勢分析，國家分析，起運港口分析等等。
最有意思的還是市場趨勢分析。可以看出來這類產品在你選擇的進口國家的一年的消耗趨勢，是明顯季節性的，還是一年四季平穩的，這對於供應鏈備貨有著積極的指導意義。比如下圖的食品盒就是一年四季相對平穩的使用。
但是有些海關資料系統的劣勢在於，目前使用的海關資料系統，只能簡單查詢一個供應商或者客戶的進出口的簡易資料，上面的聯絡方式並不是完全實時更新準確的，也就是說通過海關資料系統，起到了解、查詢、驗證的功能，並不能完全依靠它來開發供應商。但是最大的好處就是看產品的貿易體量和供應商或者客戶的其他資訊。
(2)阿里巴巴國際站
一般來說，能在阿里巴巴國際站上能購買“Gold Supplier”的，還是有些許經濟實力願意投資的供應商。阿里巴巴國際站上，不用理會阿里巴巴那一套營銷手段，只是繫結供應商的手法。要看以下幾個關鍵點：
1)產品圖片是否齊全，是否有工廠的照片
2)公司有沒有正規的網站，是否可查詢
3)相應聯絡人是否可以聯絡到，是否有明顯的合作意願和報價意願等
當以上三個專案都齊全，只能說明這個可以作為潛在的供應商。然後在瀏覽一下阿里巴巴國際站其他相關資訊，是否上傳了資質證明圖片，針對哪些市場區域進行海外貿易等等。
(3)其他方式
除了以上2種比較常用的方式，還有以下非主流方式，但是非常有效果。
1)國際性展會：對於開發供應商，可以專門去包材展會，去搜集供應商，對有興趣的 供應商進行拜訪和初步RFQ詢價。
2)行業介紹：國際供應鏈風險與機遇並存，所以開發供應商一定要優先開發優秀的供應商，通過優秀的供應商，進行其他品類供應商的介紹和引薦，這個方法比前面的方法都要快速有效。就像馬太效應一樣的原理。
3)其他網站：類似Global sourcing啊，翻牆去上一些國外的B2B網站之類的，操作性不強。或者Google上搜尋行業內的供應商，通過Linked in等國內可操作的社交方式去嘗試連線資訊。
2、海外供應商篩選方法
(1)價格質量初步篩選法
搜尋到一批潛在供應商後，要進行初步篩選，篩選供應商最初，也是最重要的，就是從價格和質量開始。
首先，要分析自身的業務模式，競爭品項，哪些需要自產，哪些外包更有利潤空間，然後針對篩選出來的品項，進行詢價。先不管價格合不合理，要求寄樣，只有對照價效比，才能判定報價合不合理。可以利用公司進出口賬號的優惠價，要求供應商寄樣。
對於進口價格核算，要考慮以下幾個部分：
1)FOB價格：一般這個價格是決定性的因素，佔進口價格體系的很大比例。
2)海運費：海運費由貨代給出報價，綜合比較最低的價格，來選擇貨代供應商。一般來說，海運費不是按照港口距離遠近來完全判斷，而是綜合比較貨代實力，港口距離，和港口間貿易往來的訂單量來綜合決定。
3)保險費：保險費一般是固定的，貨值*0.0011，就是保險需要的成本。
4)關稅：原產地證，關稅為0，只有4大類產品需要消費稅。第一類：過度消費會對身體健康、社會秩序、生態環境等方面造成危害的特殊消費品，如煙、酒、酒精、鞭炮、焰火。第二類：奢侈品等非生活必需品，如貴重首飾及珠寶玉石、化妝品以及護膚護髮品。第三類：高能耗的高檔消費品，例如小轎車、摩托車、汽車輪胎。第四類：不可再生和替代的石油類消費品，例如汽油、柴油。顯然我們的產品不屬於此類，消費稅也為0。進口增值稅17個點，這個是不可改變的。但是進口後銷售，可以抵扣部分增值稅，此類成本並非完全的17個點。
5)匯率波動：報價都是按照真實的，根據每個公司不同的計算方法。
6)清關費用：進口到國內港口，需要提前準備好檔案清關。清關手續後面會提及。清關費用，大體上分為幾類，卸貨手續費和港口附加費，DTHC目的港碼頭操作費，部分地區比如臺灣，還有EBS的的額外費用。費用根據貨櫃大小和貨品來區分。
7)送貨上門：這裡根據需求，還有一個拖車費用。
8)人工倉儲：很多時候進口不是及時銷售的，所以涉及到倉儲中轉費用，和人工二次搬運費用，填額外的嘜頭費用等等。部分企業已經實現了機器人自動入庫，分揀，出庫手續，大大提高效率和降低人工成本。
算完了最終的價格，就可以比較價格了。然後再對比相應的質量，就可以初步判定供應商的實力。
每個行業都有相應的資質稽核，目前我們所在餐飲包裝行業，也需要一些資質。首先根據國家和地區的不同，先檢視是否有營業執照，生產經營許可證等基本資質，但每個國家的資質不同，未必是一模一樣的格式。還有進出口許可證，但是可以進行外貿的公司，這個許可查詢不是非常必要，而且當地語言也未必看的懂。
對於其他的資質稽核，如餐飲耗材行業，有以下一些常用的標準內容。
1)基本認證型別(這裡只舉例食品相關行業認證，以此類推)
1.1、ISO 9001
1.2、ISO 22000
1.3、GMP 優良製造標準
1.4、QS 認證
2)美國認證標準
2.1、最安全認證——HACCP
2.2、美國食品、藥品認證——FDA
2.3、AIB
3) 歐洲認證標準
3.1、BRC
3.2、SGS
3.3、DUTCH HACCP
4)日本認證標準
4.1、日本認證——JAS
(3)試單和考察驗廠
在前期資質都符合的情況下，可以申請臨時供應商，進行ERP准入。然後根據銷售端需求，進行試單採購，在必要的時候驗廠。
採購主要有以下幾個目的：
1)大貨生產的真實週期，流程中會遇到的'瓶頸和挑戰的提前認知。
2)對比大貨樣和樣品，確保大批量生產也符合標準，雙重確認。
3)檢驗供應商合作成本，是否易於後期操作
4)必要的時候進行驗廠，或者前期合作關係淺，進行初期工廠考察。
驗廠的時候，主要針對人機料法環等基本模組進行檢驗。
1)人：考察質量人員，技術人員是否充沛，工廠操作人員數量和成本預估，也可以考察操作的規範性等。
2)機：考察機器，必要的時候考察機器品牌，預估真實和理論的生產能力。機器是否有保養，是否能達到預估的生產要求等。
3)料：原材料是否合格，是否符合行業標準，必要的時候追溯上游供應商的檔案資質，確保源頭的安全可控性。
4)法：工廠的管理方法，是否有生產每日的計劃，不良率的追溯，操作是否符合規範等。
5)環：檢查環境，是否符合安全生產，尤其是食品類行業，是否安全衛生。地面是否具有清晰標識等等。
質量人員和採購人員可以針對問題點，提出可以改進的方法和方向，對於做的比較好的點，進行記錄和改進其他供應商。最終綜合評估，給出一個得分或者其他評判標準。
二、Buyer—供應鏈買手
1、內部流程
如果是備貨訂單，可以由需求部門會籤，確定需要的尺寸，數量，交期等要求。如果是正常翻單或者首單，也是要有類似的主幹流程。主要是以下幾個模組。
(1)技術工藝模組
先要在技術工藝部門，核對編碼，技術規格，形成資訊歸檔，為後期做好資訊化處理。
(2)ERP系統流程
在ERP或者任何電子資訊平臺，輸入供應商的資訊，產品的資訊，形成電子資訊流的開端。輸入品號或者編碼，錄入維護資訊。
2、合同簽訂
(1)主要注意點
1)合同可以在ERP流程之前簽訂，為了提高產品流和資金流的效率。
2)合同要確認好關鍵點，對於海外採購，要嚴格明確標的物和供應商是理解一致，並且標準技術標準，質量要求，付款條件是FOB還是CIF等等。付款方式是TT還是LC。
3)對於短期合同，可以暫時不考慮匯率波動，原材料價格波動。對於大型的供應商，原材料價格波動風險控制也比較良好，會有多加原材料供應商並且在淡季進行備貨，或者第三方遠期合同來控制風險。
4)如果供應商方有懂得中文的，可以“Chinese shall prevail”，遇到爭議以中文為主。如果用英文作為通用語言，則協商後大部分情況還是會以英語為主。
5)合同編寫完成，檢測無誤的。相關領導簽字，蓋章後，可以和供應商簽訂合同。簽訂前把交期和生產日期，檢驗方法確定好。
(2)付款方式
1)LC at sight 即期信用證付款注意事項
根據實際訂單需求，根據要求的交期，和供應商協商使用信用證形式進行付款。和財務部對接，財務部通過與銀行的溝通，進口方先擬信用證草稿，基本草稿需要注意的點如下：
1)通知行要寫對方銀行swift code，申請人要寫進口方公司，受益人是出口方公司;
2)開證幣種及金額，一般選擇美元，確定溢短裝比例;
3)信用證由開證行，即期付款;
4)匯票的付款日期，和付款比例，即期信用證比例是100%;
5)受票人即付款人，寫進口方;
6)最遲裝船日，如果實際的裝船日期實際超過了信用證上的日期，供應商正常交單走流程，對方銀行提交給我們銀行資料時，我們銀行發現日期超過了信用證上的日期，會跟我們確認是否要進行付款，我們確認蓋章後就可以正常付款給對方供應商，進口方需要支付幾十美元手續費，可直接從美元賬戶里扣除;
7)貨描簡單根據實際來描述，要和報關的貨描一致;
8)單據條件，發票，提單，裝箱單，質檢證明(可由供應商自己出具)是必須要有的，一般來說，受益人裝運後24小時內，要告知申請人，信用證號，裝船日，裝箱單等等資訊。確保受益方真實交付;
9)信用證開證前的單據不接受，無特殊情況，應該一次性寄出檔案;
信用證草稿製作好後，發給供應商確認，預計需要1-2天，確認無誤達成一致後，開具不可撤銷信用證，供應商滿足信用證要求後，供應商即可通過一些單據拿到付款。銀行作為中介擔保人。等到供應商信用證事宜結束後，進口寄送原產地證，正式發票，我司也要跟進開證行情況，及時拿提單正本。
2)TT電匯付款方式
根據和供應商協商情況，可以選擇電匯付款，在確保雙方合作基礎下，是比較方便快捷的方式。一般來說，預付款30%，見提單影印件後付尾款。
3、跟單流程
對於海外採購，跟單的準確性也很重要，整條供應鏈上，任何環節出了問題，都會影響最終交付結果，那麼跟單主要分為以下幾塊：
(1)On-site現場檢驗
這和驗廠有些許不同，主要是針對生產現場進行管控，常用於飛行檢驗或者外包常規檢驗，但是成本較高，沒有一定的訂單規模和利潤，不建議長期現場檢驗。
(2)標準化質量控制體系
每一種產品，都有自身的質量控制點，有以下幾個方式方法可以做到基本控制：
1)目視化管理：
在產線上標註不良品形式，確保一次檢驗通過率的提高;
2)Poka-Yoka防呆法：
配合供應商設定更合理的工序，工位佈局，操作手段，需要生產管理和技術工程參與，來降低質量成本;
3)提煉關鍵質量點：
很多時候，要考慮外觀檢驗，功能型檢驗，尺寸引數檢驗等。所以要提煉最關鍵的質量點，來減少關鍵質量的缺失，提高質檢效率
4)優化生產流程：
如果一道工序需要檢驗10項內容，那麼瓶頸會堵在這裡，如果把工序均衡時間拉開，則可以形成流動的生產線，提高整體效率。
標準化質量控制體系，需要採購方和供應商雙方的技術工程等共同協商，尋找更高效的改進之路。
(3)出庫裝箱要求
下面是集裝箱基本的裝箱要求，必須要嚴格執行，來確保集裝箱沒有損壞或者運輸風險。
裝箱要求/根據不同公司要求來
1、檢查集裝箱是否有破損，關門不漏光為準
2、檢查集裝箱是否清潔，是否有油汙，潮溼，異味，拍照，要求拍到集裝箱號碼
3、裝箱到四分之一，二分之一，裝滿各拍一張照片，關半扇門拍一張，全部關閉拍一張，封上封條拍一張，均包含集裝箱號碼
4、要遵循規律批次進行裝箱，生產批次不可混亂裝箱，一個批次的裝在同一區域。
其他要求
1、每次裝箱的時候，要記錄裝箱明細，每次批次裝了多少箱
2、如果有特殊貼嘜需求，需要記錄貼嘜部分數量和生產批次
3、如果是多品種拼櫃，切換一個品種需要拍一張，包含集裝箱號
總而言之，簡單理解，就是記錄全面可追溯，一旦出了問題，可以快速定位哪一個集裝箱少裝漏裝等等，減少後期資訊反覆溝通的成本。
(4)發貨後單據提交
供應商發貨完畢後，在5個工作日之類，將所有發貨記錄及相應單據(商業發票，裝箱單，提單影印件)及時給到進口方。採購拿到後，及時給到單證人員。
4、清關流程
(1)清關檔案準備
在船運到港3天前，需要準備一系列檔案。因為只有免費的7天的堆存期，如果檔案有問題的話，則還有時間修改。如果不提前準備好，超期堆存費用十分高昂。
需要準備以下檔案：報關委託書，報檢委託書，合同，原產地證原件，裝箱單，商業發票正本，提單正本。
這些檔案可以從以下途徑獲得：
1)進口方：報關委託書，報檢委託書(報關報檢委託書也要蓋章)，合同。如果是TT電匯則需要電放保函，換單委託書。
2)出口方：原產地證原件(有的話必須提供)，裝箱單，商業發票正本。電匯的話，提單由出口方提供。
3)開證行：如果是信用證的話，提單原件去開證行拿，並且提單背書要都蓋章。
(2)商檢局查驗
進口海關理論上都是要進行商檢，現場會開集裝箱查驗，也有可能快速放行，商檢局人員來到公司進行檢查，進口的貨品都需要貼商檢小標籤，要包含以下資訊：
品名，產品描述(也就是報關的貨描)，產品型號，產地，材料，等級，維護方式，執行標準，適用年齡，進口商，地址，電話。
查驗通過後，就可以進行下一步的流程了。
5、外採到貨驗收
(1)溢短裝及其他情況處理
對於到達倉庫的集裝箱，要根據集裝箱號，對照相應的裝箱單，進行查驗。後期供應商的裝箱單製作，正式檔案都要附上集裝箱號碼。
1)確認好集裝箱號和裝箱單後，開箱後，進行拍照，確保和供應商裝貨結束後襬放方式一致，尤其是FCL整櫃裝貨。
2)最好一個集裝箱，卸貨後就記錄一批，不建議全部卸貨完成再來清點總數。
(2)溢短裝及其他情況處理
有些時候，裝櫃數量太多，容易出現溢短裝。如果合同明確規定溢短裝比例，則計算溢短裝比例，是否符合符合合同規範，如果不符合，則需要特殊處理。
1)如果供應商裝箱數量大於合同數量，理論上採購方可以選擇接收，是具體產品決定。
2)如果是短裝，尤其是配套的產品，則需要及時和供應商溝通，找出問題原因，以及整理下次裝貨的方法，減少短裝風險。
3)和供應商聯絡完畢後，如果後期也會有到貨，則把缺貨及時補上;如果後期訂單週期連線不上，則可以下次訂單折價，減去這部分損失的成本。
總而言之，進口採購，和國內採購，其實基本思想是差不多的，都是採購物品材料，只是注意的點，所處的文化方式不同。最後說一句不那麼重要的，給供應商打電話，注意對方時差哦~(END)