採購合同是採購過程中比較重要的檔案。簽訂採購合同有哪些需要注意的事項呢?請看下文。
簽訂裝置採購合同的注意事項
1. 合同相對方的資格審查
資格審查也就是審查合同相對方的民事權利能力和民事行為能力。合同雙方是否具有主體資格，直接影響著合同的效力。(合同法第九條：當事人訂立合同，應當具有相應的民事權利能力和民事行為能力。當事人依法可以委託代理人訂立合同。因此應該對合同相對方企業的主體資格以及合同實際簽訂人的資格進行嚴格審查。)
對單位就是審查對方是否有從事相關經營的資格、資質、履約能力(註冊資本審查)和信用等級等;對公民就是公民是否屬於限制行為能力人、無行為能力人、是否對合同標的有處分權。
因此我方可要求對方提供相應的證明檔案並在所提供的檔案上簽名蓋章確保真實，檔案包括：營業執照影印件、資質證明、授權委託書，詳細記錄其身份證號碼、住址(地址)、電話等。如對方是單位的要特別注意對方籤合同的工作人員是否有單位的授權，儲存對方的授權委託書。在審查對方的營業執照時，應注意企業參加年檢的情況，有的企業因連續兩年不參加年檢，已被工商部門吊銷營業執照，與其簽訂的合同也將因為對方沒有主體資格而失去效力。
在一般的商業實踐中，合同相對方一般委託其子(分)公司或相關業務人員作為代理人進行合同簽訂。因此我方在簽訂合同時首先應該對相對方的主體資格進行確認。第一，確認合同簽訂方不能為相對方的業務部門，如：業務部、銷售部等，應該由其上級的公司法人簽訂合同。第二，如果公司法人授權其分支機構簽訂合同，應當出示法人授權證明檔案。也就是說先要了解對方是否具備法人或者代理人資格，有沒有簽訂合同的權利，並對代理人的代理許可權進行確認，否則該合同往往會因為缺乏主體合法資格而無效或者由於代理人超過代理許可權或者無權代理而使合同成為效力待定合同。 備註：對代理人代為簽訂合同時，應向對方索取《授權委託書》。
2. 合同條款稽核
1) 裝置的規格、型號、功能與價格的匹配性
在合同應儘量明確所購買產品的規格、型號以及裝置的功能模組，儘量避免使用過於模糊的產品質量標準，諸如“低壓配電櫃GGD”，在情況允許下儘量在採購合同後附上技術協議，在主合同中以下文字約定“低壓配電櫃GGD，詳細的引數標準請參見附件”，以避免糾紛。
備註：在裝置採購中，經常會出現對裝置的隨機備件約定不明確的現象，諸如“供方提供隨機備件一套(含易損件及關鍵件)，詳見供方的產品說明書”，這種規定顯然使我方對供方提供的備件缺乏清晰的瞭解，而處於被動。產品說明書是供方制定的，我方無法準備瞭解供方所提供備件的種類和數量。供方可能會出現通過抽調核心備件或減少相關備件降低成本，這樣即使我方將價格談得很低，但實際上供方仍可以通過對備件提供的安排而折回成本，而我方在使用過程中，如果相關部件損壞無法找到合適的替代部件，又會再次向供方購買相關部件。總之，對於隨機備件的種類和數量的約定，儘量明確規定在技術協議中，防止供方通過抽調備件的手段來節約成本，損害我方利益。
2) 關於預付款與定金的約定
“定金條款”要慎用。大型裝置採購合同中一般約定“預付款”條款，切忌與“定金”條款混淆。根據合同法第115條規定：“當事人可以依照《中華人民共和國擔保法》約定一方向對方給付定金作為債權擔保。債務人履行債務後定金應當抵作價款或者收回。給付定金的一方不履行約定的債務的，無權要求返還定金;收受定金的一方不履行約定債務的，應當雙倍返還定金”，這就是合同中所謂的定金罰則。因此根據合同法的規定，如果在合同中約定了定金條款，則我方如違約，則我方無權要回定金。如對方違約，將雙倍返還定金。關於預付款，法律上規定預付款為貨款的一部分，即使我方違約，我方仍有權要回預付款，因為依據《合同法》第97條和《物權法》第39條的規定：“合同解除後，尚未履行的終止履行;已履行的，根據履行情況和合同性質，當事人可以要求恢復原狀、採取其他補救措施，並有權要求賠償損失”，我方有權要回預付款。
所謂定金是指簽訂合同的一方當事人，為證明合同的.成立和保證合同的完全履行，在標的物價款或酬金的數額內(一般不超過20%，根據《擔保法》第91條及《擔保法解釋》第121條的規定：“定金的金額由當事人約定，但不得超過主合同標的額的百分之二十。當事人約定的定金數額超過主合同標的額百分之二十的，超過的部分，人民法院不予支援)，預先給付對方當事人一定數額的貨幣。因此，即使雙方簽訂合同時約定了定金條款，也不能高於貨款的20%，否則我方有權要求將定金修改為“預付款”或者將定金金額修改為貨款的20%。
另，關於定金條款的認定，只有在合同中以“定金”字樣出現才會被認定為定金，否則將被認定為預付款。
3) 關於權利擔保條款的約定
關於權利擔保條款主要是指涉及到產品專利、實用新型、外觀設計等智慧財產權的擔保問題，其中主要是賣方提供的產品是否存在著侵犯他人智慧財產權的問題。根據《合同法》第150條和151條的規定：“出賣人就交付標的物，負有保證第三人不得向買受人主張任何權利的義務，但法律另有規定的除外。買受人訂立合同時知道或者應當知道第三人對買賣的標的物享有權利的，出賣人不承擔本本法第一百五十條規定的義務”，也即賣方有義務保證任何第三人不得主張我方所買的產品或者貨物侵犯第三人的智慧財產權，但我方事先知道或者應當知道的，對方將不再承擔權利擔保義務。因此當出現法律糾紛時，雖然我方可依據合同法第150條的規定向賣方主張權利擔保，但是我方還是不可避免的介入了法律糾紛，產生了相應的訴訟成本和經濟成本。因此，建議公司在簽訂涉及產品專利或實用新型等知識產品的採購協議中，要在合同中明確註明權利擔保條款及如若發生第三方主張權利給我公司造成損失時的違約責任。另外，建議公司的相關採購人員或者採購調研組在調研時也要著重對涉及智慧財產權的產品是否具有獨立的智慧財產權進行審查。
4) 關於質量條款、質保金的約定
質量條款是裝置採購合同中的核心條款，直接關係到我公司購買的裝置或產品能否滿足企業的需求。在裝置採購合同中的質量條款主要分為兩個部分：第一部分為裝置或產品的規格型號以及主合同後附的技術協議;第二部分為質量保證條款。裝置或產品的技術指標部分，前面已經論述。下面，重點就裝置採購合同中的質量條款及質保金方面進行闡述。
在合同簽訂過程中，應當著重對合同的質量條款進行審查，以避免合同標的物的質量存在瑕疵(質量不符合約定或法定標準)。為了防止質量瑕疵糾紛的發生，我們應當在合同中儘量明確產品的技術規格與指標，並在合同的質量條款中儘量明確、細化驗收的標準，防止出現諸如“質量要求技術標準：按有關標準執行。”等模糊約定;對於大貴精裝置，建議單獨制定詳細的“質量保證協議”(可與技術指標及引數等包含在技術協議中)，以防止糾紛發生時，我方維權無事實依據。
在質量條款或質量保證協議中應該明確規定以下條款：
A.質保期的約定：質保期的具體時間標準應與供方協商確定，並規定在合同中，一般來說裝置的質量期為一年。在質保期條款中，質保期計算的起始期的確定也尤為重要。我方應要求在裝置安裝除錯合格後的次日為質保期的計算的開始時間，而非裝置或產品交付後。另外，在質保期內，買賣雙方的權利與義務的約定也十分重要。一般來說，應強調供方在質保期必須保證裝置質量，並且在質保期內向我方提供免費的裝置維護與修理。對於合同約定的，由於我方原因造成的裝置不能正常運轉的裝置維護需我方支付相應修理費用的條款，我方也應儘量爭取優惠或確定維修費用的標準，以防止供方維修時故意刁難或漫天要價。另外，對質保期結束後的維修，也應儘量在合同中明確，儘量爭取免費維修，如若不能也應爭取優惠(備註：當然解決上述問題的最好的辦法，就是要求對方對裝置適用和維護提供相關的培訓，以使我公司具備相應的人才直接維修，減少供方維修的概率。)
B.質保金的約定：在裝置採購合同中應嚴格約定質保金，一般為合同標的額的10%，待裝置的質保期結束後歸還於供方。對此，在簽訂合同中，相關的工作人員要予以重點審查。另外，對於合同中約定質保金條款的，應同時對質保金歸還的方式以及證明予以明確，以防止我公司雖然向對方歸還了相應的違約金，可是由於給付的物件不是簽訂合同的主體或者相對人，而出現法律糾紛。例，若合同的主體為母公司，而子公司的法定代表人作為授權代表代表母公司與我公司簽訂裝置採購合同。在質保期結束後，我公司按照合同相對人(母公司)的授權代表的要求向子公司的賬號打回質保金，而同時由於子公司資不抵債宣佈破產，法律對子公司的資產進行清算時，將我公司打回的質保金作為資產的一部分，而合同相對人(母公司)顯然在這個過程中存在著經濟損失，(因為根據《公司法》的規定，母、子公司分別為獨立的法人，母公司只是子公司的股東，股東對其所投資創立的公司承擔有限責任，即僅以其投資額對外承擔責任。而我公司歸還的質保金顯然屬於我公司與母公司發生的債權債務，因此我公司向其子公司歸還的質保金顯然是歸還物件錯誤，因此母公司有權要求我方承擔繼續歸還質保金的法律義務，對此我方將承擔法律風險。)因此，建議在規定質保金條款時，應同時明確質保金歸還的方式、歸還的物件及其賬號等相關資訊，以避免捲入不必要的法律糾紛或風險。
C.質量驗收標準及方法的約定：首先，合同中應明確具體的驗收的時間、標準。驗收是合同履行中的重要部分，因為只要驗收完成後，即意味著賣方已經完成合同的交付義務(注：除非合同中明確規定，裝置或產品安裝除錯成功後視為交付完成)。如果規定不完善，就可能產生爭議。對於驗收，我們不僅要對產品及配件數量進行清點驗收，而且應著重對貨物的質量進行驗收，諸如產品名稱、品種、規格等技術規格，包裝是否有破損等等都要進行嚴格檢驗，因此，需要在合同中對驗收標準、驗收方法進行明確，以防止不必要的糾紛。驗收期限、驗收地點也同樣應該明確，但期限和地點條款對於賣方更加重要，如果賣方不在合同中明確，我方可以不主動提出約束我方的驗收期限和時間。在驗收過程中，應當著重對隱蔽性缺陷的風險的防範，因此在簽定合同時應當著重對諸如“對貨物質量的異議應於收到貨物起10天內向賣方提出，否則視為質量驗收合格”的條款進行嚴格審查。因為根據此約定貨物驗收完成後，所有的風險將轉移到買方，而有些貨物又是在使用過程中才發現存在缺陷，此時我方再以違約提起訴訟，要求對方承擔賠償責任，就非常的被動，勝算的把握也很小。因此在簽定合同時，建議約定“買方對貨物的現場驗收僅為感觀驗收(或非理化驗收)，若貨物在使用過程中發生隱蔽性缺陷，賣方應承擔由此造成的一切經濟損失。”
備註：在質量條款中或者其他補充條款中，在有需求的情況下，應當對供方是否提供設計圖紙及相關資料，以及是否需要供方提供使用培訓進行規定。
5) 關於交貨時間、方式以及風險轉移條款的約定
在合同中，交貨時間及方式的約定也尤為重要，因為如果對交貨時間無明確的約定，則賣方可能無限期的拖延下去，雖然根據合同法第62條的規定：“履行期限不明確的，債務人可以隨時履行，債權人也可以隨時要求履行，但應當給相對方必要的準備時間”,我方有權要求供方隨時供貨，但是由於這時一般來說，供方已經拖延很久，對我方的需求已經造成一定的影響，所以應在合同中儘量明確交貨時間及期限。
另根據《合同法》第142條規定：“標的物毀損、滅失的風險，在標的物交付之前由出賣人承擔，交付之後由買受人承擔，但法律另有規定或者當事人另有約定的除外。”因此，除非法律另有規定或者當事人另有約定，貨物的毀損、滅失的風險在交付後將由我方承擔，因此對於交付的約定或者定義也顯得尤為重要。同時對於運費的承擔也事關企業的相關採購成本及風險負擔，如我方負責運輸裝置，並承擔相應的運費，則當供方將貨物交付給承運人(運輸商)則視為交付已完成，我方將承擔運輸期間的貨物的毀損風險及相應的運輸成本。因此建議公司在約定交付條款時，儘量規定為：“供方負責將貨物的運輸至買方所在地，並承擔相應的運費及裝卸費，裝置經安裝除錯完成後視為交付完成，運輸方式可以為汽車運輸或者鐵路運輸等”
備註：對於安裝除錯條款，應註明供方為免費安裝除錯。另外對於運費的條款的規定，我在稽核以前簽訂的合同時發現存在著將運費包含在貨款中的現象，對此建議取替這種規定方式，因為根據我國稅法的規定，對於固定資產採購的費用和運輸費用的進項稅額扣除或抵扣率是不同的(一般增值稅含固定資產為17%，運輸費用為7%)。因此這樣就增加了我公司的稅務成本。另外，即使對方給予我方開出一張包含所有款項的裝置採購發票，我公司將來仍面臨著稅務查賬偷減稅的處罰。
6) 關於法律適用條款(糾紛解決機制)及其他條款的約定
所謂法律適用條款就是當雙方產生糾紛時如何進行確定糾紛的解決方法和機制或者說選擇時間、地點以及爭議的解決方式和方法。一般來說，當合同雙方產生糾紛時，應就平等公平協商的原則解決彼此的矛盾或分歧。但當糾紛到達了雙方協商無法解決時就要利用法律手段維護彼此的合法權益，解決相應的糾紛。而法律手段無非就是仲裁和法律訴訟。而根據《民事訴訟法》的規定，在當事人無約定的情況下，採取原告就被告的原則，即如果當事人對訴訟地無明確約定，則誰起訴將前往被告所在地的法院進行起訴。因此如果我方主張對方產品不合格或者違約，則應向對方所在地的人民法院進行起訴，顯然這種方式對我方不利。因此在簽訂合同時，應儘量明確將爭議解決的法院確定我方。
根據《仲裁法》的規定，當事人只有在合同中明確規定採取仲裁方式作為爭議解決方式時，雙方產生糾紛才可以通過仲裁方式解決，當然雙方也可以在糾紛發生後協商確定仲裁解決，但此時對仲裁地的選擇將會產生爭議，因此為了避免諸如此類的法律風險，建議我方在簽訂合同時，對法律適用條款規定如下：“合同雙方發生糾紛時，應首先友好寫生妥善解決，如協商不成，可申請在需方所在的人民法院(或仲裁庭)進行裁決。
另外，一般在合同的最後，都要對合同的次要條款或者非主要條款進行規定。諸如合同生效時間、合同的有效期、合同附件的效力以及其他合同未盡事宜的補充規定辦法進行規定。以上條款雖然是合同的次要條款，但其作用卻不容忽視。
第一， 合同的生效時間。應規定為：“本合同經雙方代表簽字，加蓋公章後生效。”(注：不能為財務章，合同章也可)儘量避免讓供方提出“本合同經雙方代表簽字，加蓋公章，並在需方支付預付款後合同生效”等其他生效附加條件。
第二， 合同附件的效力。應嚴格規定為“本合同一式四份，需方二份，供方二份，《技術協議》二份，附件二份。本合同之附件是合同不可分割的一部分，具有同等的法律效力。”後附具體的附件明細，如：
附件1：……
附件2：……