隨著全球經濟合作和交流的增多與擴大，世界各地的人們之間以信函為媒介的商務交往也越來越多。優秀的商務信函在我們發展同客戶的關係，以及達成新的業務方面起著積極的促進作用。在快節奏的現代商務活動中，寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流。我們寫作商務信函的重點應始終放在“效率”二字上。嚴格遵守和靈活運用“7C”原則，要在不影響意思表達完整、準確、具體、禮貌的基礎上，盡最大可能地做到開門見山、直入主體;語言精練、言簡意賅。寫出一封通俗易懂、簡潔、務實、高效的商務信函。
「關鍵詞」：商務英語信函、寫作、原則、簡潔。
「ABSTRACT」 With the increase and enlargement of the global economic cooperation, the commercial contact as a media is getting more and more frequently used among people from all parts of the world. Outstanding business letters are playing a positive role in developing a good relationship with customer and prompting new business. In the rush of modern business, the direct purpose of business letter writing is effective communication. When writing a business letter, we should not only persistently focus on “efficiency”, but also follow strictly and flexibly the “7Cs”principles. Only if coming straight to the point, making the language concise and on the basis of complete, correct, concrete and courtesy expression, can we write out an easy-to understand, concise, pragmatic and efficient business letter.
「KEY WORDS」: business English letter, writing, principles, conciseness.
引言
隨著全球經濟一體化程序的不斷髮展，世界範圍內的經濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿易伙伴一一親自會面協商。而且我們常常需要將自己的貿易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力。“一封好的商務信函有助於促進和發展同客戶的關係，在促進達成新的業務方面起著積極的作用。”(摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創造的奇蹟》)所以在寫作時我們應該嚴格遵守並且靈活運用“7C”原則：
Completeness(完整)Concreteness(具體)
Correctness(正確)Conciseness(簡潔)
Clearness(明晰)Courtesy(禮貌)
Conscientiousness(誠意)
這七個原則是商務信函寫作的最基本的指導原則，對於寫好一封商務信函起著很重要的作用。
我們知道，在商務活動中，時間和效率對於每一個商務人士來說都是非常重要的。在和自己的貿易伙伴合作和交流的每一個環節上，我們都要儘可能地減少給對方造成時間浪費，以便對方能夠在同我們的商務交往中提高效率。寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流，簡潔的表達與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價。一般不需要禮節性地寒暄，最好是開門見山、直入主題;語言精練，言簡意賅。信函中的冗言必須省去，儘可能地將交易的詳細事項整理後，簡潔地向對方陳述，要儘可能地避免毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地瞭解你想說什麼，非常輕易地領會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。
在商務寫作過程中，筆者認為簡潔是最重要的一個環節，同時也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結構、段落、句子和詞彙這四個方面作一些研究和探討。
一、壓縮篇幅，刪繁就簡。
(一)3W式結構。
一封商務信函的全文結構可以用3W 來表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What's the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什麼要寫這封信，如：
例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回覆對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閒時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。
2、第二部分(What's the detailed reason?)：即商務信函的徵文，敘述事實或者理由來支援信裡的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合併成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。如：
例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了，沒有一句多餘的話，既解釋了未按時付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記住：你不是想給收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。