商務信函7C原則
寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)發展到目前的7個“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration
商務函電的作用，一是索取資訊或傳遞資訊，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。
商務函電的寫作應掌握7C原則，即：
完整(complete)
正確(correctness)
清楚(clearness)
簡潔(concreteness)
具體(concreteness)
禮貌(courtesy)
體諒(consideration)
完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。
正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關係，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。
清楚：所有的`詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模稜兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。
簡潔：在無損於禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。
清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。
具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答覆或者對之後的交往產生影響的函電。
禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回覆對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關係。
體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。
商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答覆函、請求函、告知函、聯絡函。從商務函
電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答覆函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
例項
Dear Sirs,
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.
信的本文漢譯
關於你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。
對商業信函的“完整”要求
要求書信的“完整”， 理由有三：
1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果;
2.一封完整的書信，有助於建立和表達友善關係;
3.一封完整的書信，可以避免由於遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Lawsuit);
4.有時，某些不顯眼的書信或檔案，由於所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的檔案。
一封信寫得是否完整，建議用五個“W”來檢驗，既：
“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”
例如在定貨的信中，必須明確說明
“需要什麼商品”(What you want)
“何時需要” (When you need the goods)
“貨物發到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)
“如何付款”(How payment will be mande)
如對對方的要求作出否定的答覆時(如不能報盤，不能理賠等)應說明理由“為什麼”(Why)