在國際貿易中，資訊的交流是必需的，而信件是資訊交流通常採納的一種形式。即使在人們成功地使用電報、電傳之後，信件仍用於確認是否收到了電報、電傳。現在，傳真、E—mail比信件、電報、電傳受到更多人的歡迎，而傳真、E—mail通常採納信件的形式，因此，傳真、E-mail也可看成是商業信件的一種變體。從這一意義上來說，信件仍然是現代交際的主要方式。英語，作為一種全世界通用的工作語言，自然也就成為商業信件的主要語言。所以，本文討論的將是英語商業信件。
著手進行英語信函寫作之前的準備工作
1.基本理論
了結相關外貿知識，不但要熟知產品知識以便回答客戶詢問，增加客戶對你的信心，因為雙方互不見面相隔千里，所以專有術語的明白理解便起到至關重要的作用。外貿學習的好方法是以單證為中心和關鍵點，用單證把外貿流程各個步驟“串” 起來。外貿常見名詞如發票、裝箱單、商檢、提單、產地證、匯票、受益人宣告、信用證等收集範本，存底備查等等，這樣的專有名詞不能熟悉了結，就很難在信函中完整無誤地表達自己公司的意思。
2.認知語境
從認知語言學角度，語境應該是具有認知性的，因為語言的產生和理解要求人與外界的`互動，即認知體驗。僅僅依靠傳統的語境觀點，(即本文語境，上下文，或者說話人與聽話人之間的互動)是不足夠完全傳遞資訊的。所以要加上人與自身以及人與外界的互動體驗。如果交際雙方由於熟悉程度和認知水平懸殊而造成互明語境較少，那麼，成功的交際要求言語表得出的資訊量就會增大。語境控制對會話言語資訊的制約模式形同市場經濟中的價值規律曲線。商務英語寫作自80年代初的確立至今經歷了一個由單純的商務英語實務的教學內容而逐步拓寬到更為廣闊的經濟貿易領域的發展過程，其教學內容和教學方法日臻完善，業已形成一整套較為科學和完整的教學體系。商務英語寫作是以經濟生活為反映物件，以語言文字為表達手段，以文章為資訊傳播的載體，以推動經濟發展為其應有目標的社會實踐活動。它是經濟活動和經濟工作的得力助手，是經濟工作者及其他有關人員必須掌握的工具和武器。商務英語寫作包括詢盤與請求、回覆函、投訴與索賠、理賠與拒絕函、銷售函、邀請函與感謝信、道歉信與祝賀信、通知與通告、備忘錄與會議記錄、簡歷、申請函、推薦信、意向書、報告調查問卷和商務檔案。商業英語寫作的特點，強調簡明完整、清楚正確的寫作風格和原則。
3.禮貌原則
根據內容的不同，商務信函可以分為諮詢、報價、交涉、訂購、付敖、索賠等多種型別。無論何種型別，信函在語氣上應做到：友善、禮貌、誠懇、委婉、體諒。雙方即使出現了分歧，也應擺事實，講道理，切忌不禮貌的言辭。當然.也不可過分禮貌、客套，給人以矯情、做作之感。除用於正式交易的外貿英語信函外，為達成貿易雙方的友誼，商家會特別注意禮貌，因此會大量寫作交流情感類信函。對這一類信函，譯者翻譯的時候，應注意選取適合的詞，使用翻譯具有‘信、雅、達” 的美感。並且提醒注意的一點是，商人畢竟是商人，他首先考慮的是商品、質量及相關問題與條件，而非客套與人稱，漢譯時，應突出重點資訊，精簡繁枝冗葉，以達到強化重點的目的。
針對外貿英語信函所帶有的書面語體的語言結構特點，寫作時，應該選擇相應的書面語。在中文外貿信函中，使用的是介於嫦文與口語之間的半文言文體與之相對應。如‘ 堇上” 用Sincerely yours即可。而針對港臺地區保留大量古語的特點，寫作時，還應該把開頭的‘微啟者” 之類詞用Dear Sir表達。在傳統英語貿易辭令中，大量套語，更應該恰當增減。如：We are pleased to;We have pleasure in?;We acknowledge with thanks?這些套語，產生了諸如We are looking forward with interest to your reply等句式，這裡若理解為“我們帶著極大的興趣盼望您的答覆。”顯然，這種理解拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，採取婉譯方式，譯為“盼復”，則簡潔明瞭。類似的情況還有“即復為謝’：Your prompt reply would be greatly appreciated。
商務信函的寫作要求
1.準確
就是清楚明白地陳述內容，商務不能產生歧義，不能引起誤會。信函涉及到雙方的責、權、利等利益關係.而且具有“準公文和類合同”的憑證作用與約束作用，所以必須準確無誤，包括內容、格式、語體、語法、措詞、標點符號等在內。
2.簡潔
就是要簡明有力的行文。商務英語信函的目的就是要快速準確地傳遞商務資訊，它本身的時效性決定了它必須簡潔明瞭。如我們想知道你們是否同意我們延期20天交貨，如果不同意的話，請電覆我們不延期的時間。”不如寫成“如同意延期到x月X Et交貨，請電覆。”
3.典雅
就是要求文詞含蓄優美。商務英語信函代表了企業的形象，大方、文雅的形象本身就具有說服力。如‘你們寫的信收到了就不如說“惠函收悉，這類的詞語還有‘饊希諒察”、“遲復為 ’等，都顯示了大方文雅的形象。
結語
商務英語信函是國際商務交際的主要方式，是國際商務交際的生命線。一封措辭得體的商務英語信函可以幫助一個公司建構良好的商業形象，進而促成貿易合作;反之，則會給公司帶來消極負面的影響，使商務活動失敗。希望這種分析能為正在從事或準備從事國際貿易有關活動的人士提供一些語用指導，使他們能在商貿活動中更好的駕馭自己的語言，較好地進行資訊交流，從而成功地完成商業活動。