在國際貿易競爭日益激烈的今天，為了通過傳送商務信函達到有效交流，傳達友好情感，增加商務合作機會的目的，商務信函必須在風格和語言上發生變化。現代商務信函的主要文體特徵可以概括為以下五點: 內容的清晰性、表達的簡潔性、詞語的專業性、風格的正式性、措辭的禮貌性。因此我們要將商務信函本身的特點和英語的語言特點結合起來，分析和總結其翻譯思路和技巧。
一、內容的清晰性
傳送商務信函的目的在於建立商務往來關係，就某一細節進行商討，努力達成共識，以便促進一項商務活動的開展。要達到這些目的，首先必須保證閱讀者能夠清楚瞭解寫信人的意圖，迂迴或閃爍其辭的話語會讓讀信人產生不信任，甚至會懷疑對方的語言表達能力，對進一步開展商務活動很不利。模稜兩可的話輕則阻礙讀信人對信函意思的理解，重則會對發函方造成不必要的損失。例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此處bimonthly 有歧義，可以是twice a month 或者once two month. 故讀信人就迷惑了，可以改寫為We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.
翻譯要保留原文的清晰度相當重要。由於在較為正式的場合中，為了將一概念定義完整和清楚，英文常常用關聯詞將幾個短句並在一起形成一個長句，而中文無法照樣只用一句話來翻譯，即使這樣譯了也很難達到通順和自然。這時，我們就採取將長句按特定的事情發展的順序拆分成兩個或兩個以上的小句子的方式來翻譯。必要時還要增加或省略一些詞語，讓整段文字結構更合理、內容更清楚。例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一個介詞with 來分界，譯為“合同價格是以運費計算，裝運時運費的增減均屬買方。賣方則承擔至交貨地的全部運費”。在原文中with 分句是一個狀語，翻譯時採用中國人平鋪直敘的思維方式，用分述的方式把這個句子拆成兩句，清楚地表達了原文的語言資訊。
是不是一封書信只要包含了全部關鍵資訊就可以成為一封好的書信了呢? 擬信人還應注意語言組織的條理性，或按事情發展的先後順序，或按各要素的重要性排序編寫。東扯一句，西扯一句的寫法必定會影響文章的清晰度。
二、表達的簡潔性
簡潔就是用最精煉的語言來表達意思，在商務信函中言簡意賅就是為了方便高效率溝通與工作。能用一個字表達的不用一個片語，能一個片語講清的事就不用講成一句話。商務信函不用因顧及禮貌而開頭就說“I hope you are well”( 近日可好?) ，天氣也從不在此中提及。我們用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容詞雖然可以表達友好、滿意、歉意等感情，但只是在十分必要的情況下才出現。中國人在寫英文信函時經常會出現一些不必要的重複，比如: “true facts”、“next time in the future”這樣的詞語讀者能懂，但是會對這種不地道的說法嗤之以鼻。
中文就簡潔這一點在很多情況下具有優勢，商務信函中最能體現這一優勢的是一些客套而必要的敬語，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻譯成中文就五個字: “盼早日回覆”; “with all kind regards，I remain”，中文為“祝好”。像“regards”、“wishes”這一類詞，都不用按照原意翻譯，祝好的英文句子大多用中文的俗語代替。
三 、詞語的專業性
商務信函是在商務活動這一特定的領域所使用的.應用文形式。擬寫和閱讀此種信函的人都是從事商務工作的個體。在以職業劃分的團體環境中，通常存在為方便業內人士交流但外行不懂的語言。這種語言包括專門為定義一個專業概念而發明的詞彙，普通詞彙在某一特定領域的特定意思，以及由一組詞彙的每個單詞的開頭字母組成的縮寫單詞。我們稱上述這些語言為行話( jargon) 。要將商務英語信函翻譯得既專業又得當，要求翻譯工作者掌握足夠的商務知識。涉及經濟學、金融學、國際貿易等領域的概念的意思和英文縮寫這兩種。不懂金融學的人會把“bank balance”和“insurance policy”分別翻譯成“銀行平衡”和“保險政策”，而正確的譯文是“銀行餘額”及“保險單”; 沒有接觸過國際貿易的人也不會知道“CIF”( 成本加保險加運費價) ，“D/P”( 付款交單) ，“T /T”( 電匯) 。因此，懂得商務英語的行話是翻譯相關信函的基本要求。根據字面意思翻譯出來的文字根本無法傳達商務資訊。
四、風格的正式性
Peter Newmark 在他編著的《翻譯教程》中提到，提筆寫譯文之前，翻譯者必須通讀文章，瞭解原文的背景、基調、作者的態度和行文風格，以便合理自然地組織語言，表達目標資訊。商務信函以商務活動為背景，書信內容自然是採取較為正式的風格表達。
這種正式性首先表現在措辭專業考究，感情色彩適中。在很多情況下，商務信函偏向於用名詞表達某一動作的執行，一種狀態的持續，或者用名詞代替形容詞來表達某種感情和態度; 其次，一件事情的完成大多用被動句來表述; 最後，用完整的長句說明事項。其中第三點在內容的清晰度上已用例項說明過，這裡就第一和第二點看一個例子。例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /Cextension will be inevitable. As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it. 我們可以清楚地看到英語在正式場合的習慣用法: 頻繁使用被動語態表示一件事的執行，但我們不能把原文第一句翻譯成“如果信用證通知書被儘早傳真過來”，而應譯為“如果貴方儘早將信用證通知書傳真過來”。這樣更符合中文的表達習慣; 後面說到“如不那樣做，難免會出現延遲裝船和延長信用證的有效期的現象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”這樣的名詞片語來表達既精煉又正式，但是中文翻譯出來不得不加一些語言，還要把表示動作的名詞換成動詞來譯。另外，“this is a matter of great importance”的講法也只有在相當正式的場合才用，屬於定語後置，翻譯過來形容詞放在名詞前面“這是件很重要的事情”，或簡而言之“事關重要，敬請留意”。