商務英語信函是一種常用的商務英語應用文，它是貿易雙方相互瞭解、 進行貿易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務資訊的同時，它也體現著一個公司或機構的商務形象。因此，商務英語信函的內容固然很重要，但表達方式也同樣重要。商務英語信函的寫作是有一定規範的，即應遵循一定的寫作原則，從而使商務信函表意準確，語言流暢，更易於貿易雙方的溝通與理解。
商務英語信函是商家開展對外業務活動的重要工具，其目的多是處理業務磋商的各種問題，或是與對方建立良好的關係。因此，在商務英語信函寫作中，應遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy) 、 體諒(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 簡潔(concise-ness) 、 具體(concreteness)和正確(correctness) 。
1、禮貌原則。
禮貌是商務場上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等禮貌用語。
業務往來難免有爭端、 摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、 拒絕接受時，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語氣委婉;在回覆對方信函時，無論對方態度如何，在堅持自己立場的同時，都要有禮貌地作答。
首先，要善於使用被動語句，因為被動語態能使你的請求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。
其次，要善於使用疑問句。向對方提出要求時，陳述句、 祈使句與疑問句相比，疑問句較其他兩類句式更婉轉、 更禮貌。請看下面三句話：Make payment by con firmed irrevocable L/ request you to make payment by con firmed irrevocable L/ d you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表達了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，避免了過於直率和盛氣凌人。此外，還要善於使用條件句，以使建議聽起來更具有試探性，語氣更委婉。
2、體諒原則。
不少人寫作時習慣於從自己的角度出發思考問題。與其他寫作不同，商務英語信函寫作強調的是資訊溝通的效果，不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。
首先，應注意強調對方利益。在商務英語寫作中，對方獲取資訊的最根本目的是要了解他們將獲得什麼利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句讓對方對自己所得的利益一目瞭然，優於第一句。
其次，應突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發對方興趣，獲得對方認同。如 “We do not believe that you will have cause for
dissatisfaction.” 改寫成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會更好。
3、完整性原則。
在信函寫作中，資訊完整很關鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達方式要儘量少用，儘可能提供完整的'資訊，讓對方一目瞭然。
4、清楚原則。
清楚是商務英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇準確、 簡煉的詞以及正確的句子結構。
(1) 儘量選擇常用詞。作為一種世界貿易語言，英語為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用，而這些商務人員並非個個精通英語。因此，在選詞上應
注意選擇那些簡單的、為人熟悉並且符合常規的表達方式，避免使用複雜、生僻和容易產生歧義的詞。
(2) 起修飾限定作用的詞語應該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由於 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如將其改為 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句話中，要避免重複使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個“firm” 的意思是 “strong”, 第二個 “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。
5、簡潔原則。
有力、 生動的措詞是增強國際商務信函有效性的一大法寶。在具體運用過程中，可適當選用那些為人熟知的外貿縮略語。但縮略語的運用切忌過雜過亂，要儘可能使用那些通用的或本專業常用的縮略語，例如：L/ C(letter of credit 信用證) ,B/ L (bill of lading提單) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險加運費價格) ,EAT(estimated arrival time 預計到達時間) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方參考) ,S/ C ( sales contract 銷售合同) ,D/ D ( demand draft 票匯) ,T/ T(telegraphic trans fer 電匯) ,M/ T(mail draft 信匯) ,D/ P(documents against payment 付款交單)等。
此外，句子結構也應簡潔,儘量用單詞替換片語和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個詞 “requested” 來代替，這句話改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 則更簡潔。
需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要避免使用那些僅起填充作用、 可有可無的片語和表達法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會改變意思的完整性，反而使句子更簡潔。
6、具體原則。
在商務信函中，要儘可能使所傳遞的資訊具體、準確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、 詳細的資訊，使人對寫作者所要傳遞的資訊一目瞭然;而第一句過於籠統，讀後還要再經過仔細揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正確性原則。
正確性不但指語法、句法、標點和拼寫正確無誤，還指使用標準語言和商務專業術語進行恰當的陳述。商務信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態誤用、標點符號不當等問題，會使其溝通效果大打折扣。此外，還應注意使用正式、規範的語言，例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等，顯得太過口語化，欠正式，商務信函中應改寫成 “I shall”, “We are” ; 還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語法上也是不規範的，應該分別加上主語和謂語，以使句子結構完整。
商務英語中有一些特定的表達法，它們在普通英語中一般不出現或雖然也使用但含義不同。這也是商務英語的一個特徵。比如短語 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常用法中，沒有必要兩詞連用，但在商務信函中，為求精確、嚴謹，常成對使用。再如 “advise sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業術語與普通用語含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提議” 等，在商務裡可指 “發盤” 、“報盤” ;同樣在保險業務中， “policy” 指“保險單”，而不是 “政策” 、 “方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含義是 “確認”，用在信用證前面時，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit (保兌的信用證) 。