最新員工檔案管理制度（精選7篇）

在日新月異的現代社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。想學習擬定製度卻不知道該請教誰？下面是小編為大家整理的最新員工檔案管理制度（精選7篇），歡迎閱讀與收藏。

員工檔案管理制度1

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地儲存本單位在各項活動中形成的檔案材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔並具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的檔案材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、檔案歸檔範圍，按餘姚市檔案局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，並按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔範圍要求，負責收集全部應歸檔檔案、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員儲存一年後，移交檔案管理人員。

7、電子檔案實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質檔案的規定定期完成。

8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子檔案產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的檔案中；辦理完畢的電子檔案應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子檔案進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子檔案登記表》。

9、歸檔電子檔案的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子檔案向辦公室歸檔，移交時做到資料完整、內容準確、利用安全、編目規範、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字後各執一份。

11、檔案管理員負責電子檔案歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收後的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的位元組數、檢索條目等著錄專案與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和裝置的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新複製或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需儲存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮溼、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，並採取必要的預防措施和設定必要裝置，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和溼度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、溼度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸菸，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便於查詢。不得在庫房記憶體放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補複製。庫藏檔案因移交、遺失等登出帳卡時，要查明原因，儲存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子檔案櫃，每年定期備份，規範存放歸檔電子檔案和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝置；環境溫度選定在17℃-20℃，相對溼度選定在35%-45%。

8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

三、檔案查閱利用制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須註明借閱用途，並經黨組主要負責人批准。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閱。

3、查閱檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需影印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。

6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閱許可權從網上發往借閱者。借閱者一週內須將網上查閱的電子檔案發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、汙損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

四、檔案保密制度

1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得洩露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

2、定有密級檔案、資料，統一由專人收拆登記，傳送時不得以普通郵件寄發。

3、已歸檔的機密、祕密檔案、資料，只限於直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批准。

4、各科室暫時儲存的機密、祕密檔案、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用後立即歸檔。

5、對定有密級的檔案、資料，未經密級審批單位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密檔案、資料的工作筆記本，調離工作時收回登出。

6、不得擅自擴大檔案、資料的閱讀範圍，確因工作需要攜帶祕密以上檔案、資料外出，須經領導批准。

7、不歸檔的祕密及內部（重複或多印）檔案、資料，均應登記造冊，經主管領導批准，按規定統一銷燬，不準擅自處理和當廢紙出售。

8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設定計算機作業系統使用者口令，安裝防毒軟體，並及時更新。嚴禁在計算機上執行各種來歷不明的軟體、遊戲等。

9、保密的電子檔案資料資訊不得直接或間接與網際網路或其他公共資訊網路連線，必須實行物理隔離。

10、對已儲存的電子檔案資料進行修改時，要建立修改臺帳。有儲存電子資料檔案的計算機送維修時，應將有關資料的內容清空、刪除或將硬碟摘除，並做計算機修理登記。

11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得洩漏及涉及機密事項。電子檔案資料錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得洩露所接觸檔案內容。

12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

五、檔案鑑定和銷燬

為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏檔案的鑑定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去複審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

2、室藏檔案的鑑定工作在鑑定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑑定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑑定工作。

3、經鑑定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和儲存價值的檔案材料，需銷燬的，由鑑定小組提出鑑定意見，編造銷燬清冊，未經登記造冊，不得擅自銷燬檔案。

4、屬於保密範圍的歸檔電子檔案，如儲存在不可擦除載體上，應連同儲存載體一起銷燬，並在網路中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子檔案可進行邏輯刪除。

5、銷燬檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷燬前應認真清點核對，在銷燬清冊上籤章，並將銷燬情況報告鑑定小組，銷燬清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久儲存。

6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷燬各類室藏檔案和數字檔案。

六、檔案管理員工作職責

1、熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

2、加強與各級、各部門的聯絡，做好本單位需歸檔檔案材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密洩密等事故發生。

4、要妥善保管好數字檔案室系統登入帳號和密碼，不得洩露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案資料的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。

5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防黴、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無黴變、無差錯。

員工檔案管理制度2

一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷燬

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。

3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。

4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。

5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。

員工檔案管理制度3

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一儲存或使用後統一銷燬。

（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程式，人資行政部協調辦理。

（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的影印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。

（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

員工檔案管理制度4

一、目的

為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。

二、範圍

本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。

三、職責

3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。

四、人事檔案管理的內容

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）影印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況影印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上登出該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。

4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監稽核。

五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。

六、相關支援檔案及記錄

員工應聘申請表

轉遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。

第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的影印件。

4、身份證影印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬祕密檔案，應妥善保管，不得隨意洩密。

第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、汙損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的'責任。

第十三條、離職人員檔案儲存期為一年。

員工檔案管理制度5

第一條人事檔案的內容。

員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：

1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化程序的履歷，自傳材料；

2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；

3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；

4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；

5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規定。

1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯絡電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等專案。

2、專案內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料，併為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效資料的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。

員工檔案管理制度6

一、目的

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。

三、檔案規定

1、基礎管理

1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。

1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。

2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意

3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷燬

4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。

4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

員工檔案管理制度7

一、目的

為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用範圍

適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責

公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

五、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身

份證影印件、學歷學位證影印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。

六、程式

1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理資訊系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的影印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。

七、為保證員工檔案資訊的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，

具體時限要求如下：

1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職資訊自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；

2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理資訊自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等資訊自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。

八、人事檔案借/調閱

1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》並經有效批准。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批准。

3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管稽核，並報總經理批准。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

批准。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、洩密和汙損，不準抽換、折卷和轉換，不得影印，

借出的檔案必須在2天內歸還。

6、所有調閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。

十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。

發出部門：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表