總則：
1、1為建立、健全公司技術檔案工作，完整地儲存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。
1、2本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、裝置、基建等技術活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。
1、3公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術檔案材料的積累，達到收集齊全、整理系統，並按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。
1、4按照集中統一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，並配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統一管理全公司的生產、開發、質量、裝置、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
2技術檔案資料的歸檔：
2、1每一個技術專案完成或告一段落後，都要有完整、準確、系統的技術檔案資料，並按公司形成技術檔案資料的歸檔範圍和要求，將所形成的技術檔案資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查後及時向公司綜合檔案室移交歸檔。
2、2各部門或技術人員在移交技術檔案或技術檔案資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續（參見PD423《檔案控制程式》表碼PD423-02），簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術檔案資料不全的，管理人員有權拒絕接收。
2、3凡需歸檔的技術檔案資料，應儘量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪製，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和複寫紙列印。
2、4凡各部門形成的圖紙類檔案，應描制底圖一份，並經技術責任簽字後，向檔案室移交歸檔。
2、5凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、裝置入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。
3綜合檔案室的任務和管理人員的職責：
3、1綜合檔案室的任務：
3、1、1集中、統一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統、準確和安全，並及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、汙損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。
3、1、2協助各部門和有關技術人員做好技術檔案資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3、1、3承擔技術檔案資料的接收、複製、借閱、發放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。
3、2技術檔案管理人員的職責：
3、2、1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鑽研業務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。
3、2、2科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、複製、借閱、發放、鑑定、統計以及繪製檢索工具等工作。
3、2、3遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。
3、2、4嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。
3、2、5保持檔案室內整潔、衛生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出複製。
4技術檔案的鑑定和銷燬：
4、1認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑑定工作。因破損或變質的檔案，複製後，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。
4、2凡要銷燬的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批後，在指定監銷人監督下進行銷燬，防止失密。有關鑑定報告和銷燬清冊必須及時歸檔。
5技術檔案的保管和借閱：
5、1對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5、2認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，並對檢查報告的真實性進行復查。
5、3做好技術檔案的安全、保密工作，並履行批准和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防晒和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、黴爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出複製。
5、4技術檔案的保密制度：
5、4、1全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、裝置回公司的檔案資料，原始底圖等），要由技術主管批准後方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5、4、2技術檔案如有丟失、被盜、洩密等情況，應立即上報並採取措施作妥善處理。
5、4、3非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。
5、5技術檔案的借閱：
5、5、1凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《檔案借閱登記表》，借閱人員簽字後，方可使用。用後按期歸還，經管理人員檢查後，方可辦理登出手續。
5、5、2技術檔案和各種裝置說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術主管批准方能借出。
5、5、3經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由檔案管理員負責催收，並要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所藉資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按製作價格）報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。
5、5、4借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導彙報。並根據其完整或損壞的程度及檔案的.重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。
6技術檔案的複製和技術資料的發放：
6、1凡歸檔的技術檔案資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應複製備份一份，供日常借閱或發放使用，備份檔案發放後，應及時複製補充完整。
6、2需加工製作的工裝類圖紙檔案，應晒制三套。一套用於技術員作工藝後發放採購部備料，以及轉交質量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發放於模具保管，供工裝的管理使用；一套發放生產部或採購部，用於加工訂貨；一套用於檔案室存檔，供日常借閱使用。
6、3用於指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應晒制四份，發放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會籤後的鑄件圖還應至少發放一份至顧客處，其中，重油廠需發放三份。
6、4用於指導生產及作為驗收依據的泥芯圖，應晒制四份，發放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。
6、5用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等，應晒制三份，發放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。
6、6作為驗收依據的檢驗卡片，應晒制三份，發放質量部、分管技術員及檔案室存檔。
6、7因工作原因，需要發放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接後次日內發放至各使用場所。未規定發放場所的檔案應編制《檔案發放清單》（參見PD423《檔案控制程式》表碼PD423-01），發放清單由檔案編制部門填寫，部門主管批准後交檔案室。檔案室按清單的要求發放至各使用場所，發放時註明發放場所、發放號、發放日期、是否受控等，並有接收人員簽字。其它需要檔案的單位或個人，應提出申請，填寫《檔案領用申請單》（參見PD423《檔案控制程式》表碼PD423-06），經主管領導審查、檔案編制部門主管批准後，可簽名領取。
6、8發放各使用場所的檔案資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或汙損至無法使用時，可到檔案室換取新檔案，原破壞或汙損檔案資料由檔案室回收後報廢處理。凡使用者無法提供原檔案資料，而要求檔案室重新發放時，檔案使用者應承擔重複發放檔案的資料費用，其金額按復（晒）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送交公司財務部。
7技術檔案和受控技術檔案的更改：
7、1當檔案編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對使用者提供的檔案資料進行更改時，還應有使用者同意更改的書面證明，並存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，並將修改通知保留備查。
7、2技術檔案更改後，資料管理人員應及時將更改通知單發放各相應的檔案受控場所，以保證檔案的使用得到有效控制。
7、3為防止各使用場所的受控檔案失控，各類受控技術檔案自發放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重複使用時，經檔案歸口管理部門審查後，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可後方可再次使用。
【篇二：企業檔案管理制度的制定】
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員（各部門內勤）收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠（檔案的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆）無缺頁、破損現象。
4、下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門檔案、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中形成的檔案、具有儲存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的檔案資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查詢方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對溼度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸菸，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的檔案材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將檔案、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對於違反保密規定，洩露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批准，不得影印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
【篇三：檔案檔案管理制度】
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。
二、凡是公司在工作中形成的檔案和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關檔案資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯絡、儲存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、檔案資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查詢，避免暴露或捆紮堆放。
2、檔案櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好檔案檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防溼、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對檔案檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保檔案檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、影印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、影印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否影印等相關內容。
八、對於公司機密檔案及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
【篇四：建築企業檔案室管理制度】
檔案保管制度
一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑑定、提供利用與銷燬等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案櫃編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。
六、做好庫房溫溼度的監控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件（含影印、傳真件）及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展諮詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑑定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑑、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管許可權，有異議時由鑑定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷燬或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。
六、銷燬檔案前登記造冊（註明題名、數量、鑑定時間、參加鑑定人員）；銷燬時由3人執行；事後在清冊上註明銷燬日期並簽字；清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的效能及使用方法；做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。
五、發生火警、火災要迅速報告，並全力撲救。
【篇五：檔案室需要哪些制度】
檔案室規章制度
一、非檔案管理人員未經許可，不準擅自進入檔案庫房。
二、查閱檔案資料時，必須履行登記手續，並在指定地點閱覽，閱覽完畢立即歸還。
三、庫房內嚴禁吸菸、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、經常檢查檔案資料的儲存情況，如發現損壞、黴變、蟲蛀，立即採取治理修復措施。
五、離開檔案庫房時，必須檢查好門、窗，加強防範措施，妥善保管庫房鑰匙。
六、庫房應保持清潔衛生，通風乾燥。
檔案保管制度
一、為了充分發揮檔案的利用率，組卷時必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結實、整齊、規範、排列有序。
二、對屬永久、長期儲存的檔案，發現有破損、褪變現象，做到反覆修復，保證檔案的完好性。
三、嚴格執行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、洩密和損缺，確保檔案的完整安全。
四、為了便於查詢和利用，做好檔案分門別類、系統存放、集中統一管理工作。
五、落實各項措施，切實做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。
六、檔案入室和移出要有登記和統計。
立卷歸擋制度
一、負責本校各類檔案的收集、積累、整理、分析、保管、利用，為學校工作，提供有關資訊，當好參謀。
二、按有關規定修訂立卷類目及保管期限，供各科室立卷時參考，以利於有計劃、有條理進行平時歸卷工作。
三、檔案室管理人員，要主動協助、督促各科室內勤人員完成歸卷工作。
四、按國家的檔案法及有關上級規定，嚴格把好組卷關，案卷達到標準化、規劃化。
五、歸檔案時間定為：當年的文書檔案，應在次年6月底以前完成立卷歸檔。
檔案室管理制度
一、檔案室是開發利用檔案資料資訊的視窗，儲存檔案史料的要地，無關人員不得隨便進入。
二、經常檢查室內、箱內的防火、防潮用品，切實做好“七防”工作。
三、檔案管理人員對室內實行天天小掃除、一週大掃除制度，保持室內的整潔和檔案的質量。
四、檔案管理人員下班時，必須把放案卷的箱櫃上鎖。做到離室隨手關門、關閉電源、鎖好房門。
五、檔案庫房內嚴禁吸菸，杜絕明火入室，確保檔案室的安全。
檔案利用制度
一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，閱後直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信並辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、非黨員不得查閱有關黨內檔案。
四、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、塗改、汙損、拆頁和拆卷。
五、摘抄的材料須用公文稿紙，不得摘在個人筆記本內。
六、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經有關領導批准，方可借閱，但時間不得超過一星期。