非事務性接觸階段
商務談判中，我們習慣於5~10分鐘寒暄後便進入談判主題，而這對日本人來說是不太合適的。在與日本人談判中，高層官員的作用只是禮儀上的，通常在談判後參加簽署合同。有時，他們也參加早期的非事務性活動，地點選擇在飯館、高爾夫球場等非正式場所。一位日本高階主管人員說，98%的話題與體育、政治和家庭有關，只有2%和商業有關。許多日本公司有他們高層主官的情況簡歷，我們可以從中獲得資訊。和日本高層主管談話時，說什麼並不比怎麼說重要。日本高層主管往往會對對方公司的正直、可信、履約能力做個整體判斷。另外需要注意一些細節：
（1）名片可以交換也可不交換。當兩方總裁相見時，名片並不需要，但要準備好日文名片以備交換。
（2）帶點小禮物是必要的，像印有本公司標誌的鉛筆、領帶及其他裝飾品，但像象徵惡化的.裁紙刀、剪綵刀是不合適的。禮物互換隻表示心意，太貴重禮物不合適。
（3）在歡迎儀式後表達雙方將來真誠合作的願望是必要的，要注意表達必須間接和暗示。如：我們很高興，將來能對貴公司有所支援；我們以自己產品的高質量而自豪，希望你們能分享；貴公司和我公司很明顯在某些方面有著共同目標。
（4）下面這些做法是不合適的，如：如果我們能在價格方面達成協議，那其餘問題是次要的；有關我倆公司的分配計劃會對我們都有利。最後，當高層接觸在我方舉行時，應感謝對方的到來，並接送到賓館，最初的會談最好在客廳氣氛中舉行，而不應在辦公室。要注意的是高層領導並不是討價還價的物件，這不是他們的職能。 在日本，一般行政人員的非事務性接觸典型途徑如下：日本談判將在某個下午較晚時邀請談判對手和介紹人到日本公司見面，在那兒參觀並進行些事務性閒聊，下午6：00左右，日本將建議吃晚飯，通常由他們選擇餐廳和付帳單，你將沒有付款的機會，因為你看不到帳單，此時，商業話題仍不合適。晚飯後，日方將建議到酒吧聊一聊，這樣一直到晚上11：00左右，以安排將來會見的日程。通過這段時間的交流，只有一些模糊的雙方合作意向，值得提醒的是：交換名片是必要的，離開辦公室時贈送點小禮物。
