影響基層單位、一個系統乃至一個地區構建和諧檔案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，國家檔案局下發了《關於加強對基層單位檔案工作監督、指導的意見》，其中提到“基層單位的檔案人員普遍身兼數職，而且調動較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發展帶來了一系列影響”。各級檔案行政管理部門不但深有同感，而且在緩解檔案人員“身兼數職、調動頻繁”的狀況方面十分乏力。因此，如何將由此產生的影響降到最低就成為當務之急，而其中解決好交接問題更是首當其衝，因為工作交接不力已經令很多新任檔案人員飽受其苦，令單位的檔案工作深受其害，更使構建和諧的檔案工作成為空談。
一、基層單位檔案人員調整和工作交接狀況
以北京市崇文區為例，2006年11月和2007年4月，崇文區檔案局先後兩次調查區屬單位檔案人員狀況，結果表明，半年之內，全區110個單位中有20個單位更換了檔案人員，有的單位不只調整了一次，其中一個單位竟然四次換人。從第二次調檢視，全部檔案人員中連續從事檔案工作不滿三年的有55人，相對專職的只有12人，兼職檔案員中以檔案工作為主的也不多。雖然《北京市實施〈檔案法〉辦法》規定了“各單位應當保持檔案工作人員的相對穩定”，但是，面對很多單位頻繁換人的局面，檔案局顯得束手無策，這就使規範檔案工作交接顯得尤為重要。
近年來的指導和檢查工作表明，檔案交接手續不正式、不嚴密，監交工作不嚴格甚至不進行監交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長的時間內不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數量，不瞭解各年代檔案在庫內、櫃內的分佈，不掌握前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個別單位甚至找不到檔案櫃鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。更嚴重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性；檔案工作前後脫節，出現工作貽誤時難以儘快補救；一些單位原本較好的工作基礎也由於多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅；檔案局檢查時，發現檔案去向不明等嚴重問題時難以確定直接責任人員，無法追究責任。另一方面，檔案行政管理部門需要隨時準備對新任檔案人員進行個別培訓，反覆指導頻繁換人的單位夯實工作基礎。這使其陷入被動應付甚至疲於奔命的狀態，大大減少了調查、研究和解決新問題的人力投入，在一定程度上干擾了檔案事業整體發展計劃的執行，進而對整個地區建設和諧檔案工作產生一定影響。
經過調查分析我們不難發現，造成交接不力的原因來自領導和新老檔案人員等多個方面：①領導不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調整到新的崗位，並要求兩三天內與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得倉促交接，並且沒有安排專人負責監交；②有的領導雖然重視交接工作，但是對其專業性和複雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有規定具體的交接手續；③有的檔案人員帶著情緒離崗或轉崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調整崗位的訊息急於“甩包袱”，與新任人員草草交接；④辦理嚴格的交接手續實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員不敢或無法辦理正式交接手續；⑤由於檔案人員主觀原因或單位換人過於頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹的交接手續；⑥一些人從心理上不願意把自己的工作經驗和成效與接任自己的人分享，因而交接時有意迴避重要和關鍵問題；⑦個別檔案人員因病或緊急抽調到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續；⑧新任檔案人員毫無經驗，對應當收什麼、點什麼、查什麼一無所知，前人怎麼交，自己就只能怎麼接，看不出問題，更提不出問題。
二、規範基層單位檔案工作交接的具體建議
造成檔案工作交接不力的`種種表面原因背後，我們應該看到，最根本的原因其實是缺乏制度保障，缺乏良性執行的工作機制，缺乏規範的手續、有效的引導和檢查。檔案行政管理部門應對自身工作查漏補缺，在監督指導上有所作為，這樣才能從根本上解決問題。
（一）轉換思路，從加強制度保障入手
工作交接在各行各業普遍存在，一般不外乎財、物交接和工作經驗、方法的交接，其中財、物交接是實實在在的，往往成為交接的主要內容。如果把“財”的交接具體化為會計工作交接，那麼我國《會計法》對此做出了專門規定，而《會計基礎工作規範》對會計工作交接的責任、準備工作、正式手續和監交要求等做出了更加詳細的規定。相比之下，作為“物”的“檔案”的交接在《檔案法》中沒有明確規定，《機關檔案工作業務建設規範》雖然規定了“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後方能離開崗位”，但是過於籠統。
由於缺少具有操作性的規定，長期以來，嚴格進行檔案工作交接基本處於各單位自發狀態，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。事實上只有少數單位由於領導重視、檔案工作基礎紮實、人員得力，交接後工作平穩過渡。多數單位調整人員後檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創”。檔案局如果還是提出“要做好交接工作”的巨集觀要求顯然不能解決來自領導和檔案人員主觀方面的各種問題。因此，