近年來,我國各種各樣的資料庫層出不窮,對資料庫的開發、資料著錄的格式、資料庫的管理等資料庫建設方面的問題均有不少論述,但對地方文獻專題文獻資料庫的建立卻稀有涉及。地方文獻是以一個地區為記述範圍且反映本地特色的文獻資源,是瞭解和研究某一特定地區的工農業生產、科學文化、歷史與現狀的主要情報來源。在集中精力進行經濟建設的新形勢下,區域經濟的研究更離不開地方文獻的支援。圖書館要想更好地服務於社會,服務於地方經濟建設,“建立地方文獻資料庫”已是當務之急。如何根據地方文獻的自身特點,將那些具有濃郁地方特色的資料建成適合使用者需要的特色資料庫,更方便研究者的使用,則是圖書館人不可忽視而需要共同探討研究的問題,筆者擬就此談幾點看法。
１地方文獻資料庫應建成全文、摘要、題錄三種形式並存的庫
地方文獻是關於一個地方的全部資料,不僅其內容涉及一個地區的歷史、現狀、自然科學、人文科學、社會歷史遺留等各個方面;著述形式也有方誌、專著、期刊、族譜、地圖科技報告、專利文獻、學位論文、會議記錄等新老成員;文獻載體更有印刷型的書籍、縮微品、錄音製品、錄影製品、機讀磁帶、磁碟、光碟等眾多品種……建立地方文獻資料庫就是要將這些不同來源、不同內容、不同著述形式、存於不同介質的原始資料存於同一庫中綜合使用。面對內容如此廣泛、形式極其多樣的地方文獻,如何將其內容適度地呈現給使用者,如何讓使用者更快、更多地瞭解地方文獻資訊,這是建立地方文獻資料庫必須首先考慮的問題。
1.1 地方文獻資料庫中部分文獻應建成全文式的
目前各種專題資料庫的資料錄入大都以書目資料為主,只對文獻的特徵、主題、分類等做一般著錄。實際上,從使用者角度來看,他們更需要的是全文資料顯示,以便直接獲取原始資料。
在進入資訊時代的今天,地方文獻不再僅僅以書籍形式出現,而更多的是發表於各種各樣的報刊上,散見於各種各樣的會議檔案之中,甚至出現在各種各樣的商業宣傳品裡,地方文獻和其它文獻一樣力求以更快速度、引人注目的方式向社會傳播。這部分文獻大都以簡短精要的論文形式出現,建成全文資料非常可行。再者,論文型的文獻比較零散,不僅分佈在不同的媒體介質上,而存貯地方文獻的媒體介質本身又不全是地方文獻的收藏範疇,若全部收集地方論文材料的原載體有一定難度,也不適宜,故這部分論文文獻有必要建成全文資料,讓使用者直接獲取原文、及時瞭解最新資訊。
1.2 地方文獻資料庫中部分文獻應建成摘要式的
隨著科學技術的發展,文獻的載體不斷髮生變化。地方文獻在以傳統的印刷書籍佔據主角時,更多的非書資料正逐年增加。這部分非書資料雖然內容繁多,但其本身的檢索使用都較方便,故不必要建成全文資料。然而非書資料僅從外表又看不出其具體收藏內容,故需要對原始文獻進行深層次的挖掘,加工成文摘或提要式錄入,以向用戶簡要介紹文獻的主要收藏內容,建成摘要資料庫供使用者選擇使用。當然摘要式文獻部分還應向用戶提供原文獻出處及其收藏地,以便使用者及時找到原文,儘快獲取所需資訊。
1.3地方文獻資料庫中部分文獻應建成題錄式的
地方文獻是有關某一個地方的一切資料,除我們常看到的白色文獻外,一些單位的半機密資料資料或機密檔案等灰色文獻或黑色文獻亦是地方文獻的收藏物件。這部分資料不便於廣大使用者公開查閱,需要使用的使用者可以同有關單位聯絡,根據具體的使用辦法及注意事項查閱,所以只提供題錄比較合適。為便於使用者查詢獲取原始資料,題錄式資料須註明具體的收藏地或收藏單位。
再者,地方文獻中除圖書、雜誌、報紙、手稿等常見資料外,還有圖片、畫片、表格、票據等資料,這部分文獻一般從其名稱即可知其內容,沒有必要建成全文或摘要。建成全文型也困難,故也可建成題錄式資料,並準確註明其收藏地。