團隊管理中的有效溝通

每個人表達的方式不一樣，有的善談，有的善聽，有的善行。善於交談不等於有效溝通，對於個人、企業和社會來說，評價有效溝通的標準應該取決具體的溝通是否有利於問題的解決；是否對人的發展及企業和社會有貢獻。而溝通的目的和意義，對於企業和個人來說，他認為最終目的就是為了解決問題，通過解決問題做好企業和社會中的事。　　而就IT專案成員來講，大多數成員不是很善於言談，因為大多數人基本上和電腦相處的時間比較多，而與人溝通技巧上相對缺乏。然而專案管理中溝通卻非常重要，既有專案成員之間的溝通，上下級之間的溝通，還有Team之間的溝通，以及和老外的溝通問題。如果溝通不暢，就會導致需求的誤解，目標的偏移，專案的delay或失敗，甚至更嚴重的導致人員的離職，因此在團隊和專案管理中值得我們引起足夠重視。　　溝通並不是隨便找人說說話而已，它存在一個基本問題，也就是心態（mindset）。一個人一旦自私、自我、自大起來，是很難與別人溝通的。以下幾種心態的人都是很難溝通的：　　自私：關心只在五倫以內，沒有關心幫助他人之心自我：別人的問題與我無關，不要多管閒事自大：我的想法就是答案，我的解決方法就是最好的。　　溝通其實很簡單，其基本原理就是關心（concern）。例如，注意他人的狀況與難處；注意他人的需求與不便，注意他人的痛苦與問題，設身處地的關心別人。管理者可以經常進行走動管理，而不是整天開會或者坐在電腦前看檔案打電話，通過走動來控制員工的行為，監督員工是否按你的方向去做，及時發現問題和困難，並串聯所有團隊成員和資源，保證專案進度。關心還能實現溝通的另外一個重要目的，那就是表達情感，實現團隊的融洽。　　在溝通中，還要有主動性（initiative）。如果只是一味等待，那就錯過了最好的時間。溝通是相互的，但只有一方主動，才能更好的解決問題。例如，組長可以在團隊成員提要求之前主動的關心他的困難並進行支援，團隊成員可以主動的反饋當前的狀況。餘博士說在溝通中還要注意語言的運用，要準確，簡練，找準詞語切入點。要善於運用自己的幽默和才智，巧妙的轉化資源優勢。如果是國外專案，還應注意文化背景和角色背景，儘量不要耍弄專業術語，而是使用對方熟悉的語言和詞彙簡明的進行闡述，這樣才能達到溝通的效果。　　上級對下級佈置任務應當要將清楚，有的時候你以為你講清楚了，其實別人根本沒有聽明白；為了預防這種情況你就要事後盯牢手下，有沒有按照你的意思去做，採用例如“走動管理”的方法。而下級對上級佈置的任務一定要事前問清楚，事後負責任。這些都是交代和接受任務時候要注意的。　　溝通的個人障礙：　　地位差異。例如，有上往下溝通比較容易，有下往上溝通比較有障礙，領導應該要知道這一點並進行克服。　　來源的可信度。溝通中如果經常引用不可信的未經證實的東西為降低溝通可信度，從而達不到溝通的效果，因此做領導的一定要言出必行。　　個人偏見。　　過去的經驗。有的人特別是領導自恃經驗豐富，居高臨下和別人進行溝通，有時候就往往影響溝通效果。其實即使你2004年的經驗拿到2007年也不一定管用，更何況是1999年的呢？ 專案管理者聯盟，專案管理問題。　　情緒的干擾。領導者特別要控制自己的情緒和脾氣，就是要有高的情商。否則往往嚴重影響溝通的效果，甚至做出令人懊悔的舉動。　　這其中還有一些重要的溝通建議，個人覺得非常有用，摘錄一下： 　　往下溝通建議：　　要了解狀況和瓶頸。對不懂的和不瞭解的東西一定要做足功課，最好有實際經驗，才能對手下講出問題的關鍵和瓶頸；否則會被手下認為是外行。　　提供方法和建議，緊盯過程。對自己熟悉和有經驗的領域要給新手提供經驗和指導，中間要緊盯過程，防止事情出現偏差。　　作為領導要善於傾聽，要能夠接納別人的意見，而不是經驗主義和個人主義。因為以前的經驗不一定在現在適用，而且至少要給手下一次嘗試的機會。　　開會溝通要注意效率，不要形式化，開會扯的很遠變成聊天會。與會人員要預先準備，注意效率，控制時間，控制與會人員的'數量；大領導儘量少發言，儘量最後發言，這樣才能讓大家暢所欲言，否則大領導一旦定調，後面就是一言堂。　　注意態度和姿態，注意講話技巧。要關心體恤手下的難處，而不是給手下壓力。給手下壓力和情緒化都無助於解決問題。