本文以檔案生命週期為線索對文件1體化和檔案中心進行指出了在我國進行文件1體化改革和建立檔案中心具有必要性、可行性。同時用檔案生命週期理論對2者進行比較進而指出檔案中心是文件1體化之下當檔案運動到暫時儲存階段時其保管方式、存放地址時的1種有益補充它不能也決不是實現文件1體化的1種具體模式、。文件1體化是必由之路檔案中心應在文件1體化的思路指導下建設。
1、文件1體化與檔案中心的理論依據及其必要性
所謂文件1體化就是將檔案工作現實中各機關相對分散獨立的檔案管理和檔案管理統1成1個有機整體進行管理而檔案中心是介於檔案產生形成機關和檔案館之間的1種過渡性檔案保管機構國內學者1致認為它們的理論依據是檔案生命週期理論。
檔案生命週期理論告訴我們檔案從其產生形成到最終銷燬或作為檔案永久儲存是1個完整的生命過程這1過程可分為若干階段由於各階段有其不同的價值、作用和特點各階段檔案存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對週期理論階段劃分不1各執1詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的4階段劃分法將檔案的生命運動過程劃分為製作階段、現實使用階段、暫時儲存階段和永久儲存階段。
檔案生命週期理論強調檔案從始至終都是1個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設定將檔案的第1、2階段作為檔案將第3、4階段作為檔案並採取非統1的標準和方法進行管理使檔案運動的不同階段相對獨立因此造成文件分離的不正常現象。要解決這1實際工作的難題必須實現文件1體化將檔案和檔案即將原來分離的2、3階段揉合起來這種揉合是符合檔案運動的特點的這兩個階段的檔案都處於現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生檔案的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上4個階段都是檔案只是其價值、特點、存放地址不同因此文件1體化在現實中主要是對2、3階段檔案的1體化管理。
依據檔案生命週期理論檔案運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時儲存階段檔案尤為特殊這1階段的檔案要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷燬有的1段時間內有價值然後再銷燬有的具有永久儲存價值將來還需要進館儲存因此需要1個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。於是檔案中心這1機構便應運而生了。國內外學者對檔案中心的實踐範圍各說不1但其管理的物件、是1致的。
文件1體化和建立檔案中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文件分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外檔案檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮服務作用導致檔案部門資訊服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的檔案檔案的機管理提上了議事日程。檔案檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程式的重複雷同將檔案和檔案作為統1的系統工程加強檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入檔案的生命週期從資訊源頭做起的思想在世界範圍內受到1致歡迎這種思想主要來源於為解決文件分離使檔案工作從根本上動搖而提出的`也是解決現實文件分離的根本辦法。
最早產生於美國並在國外許多國家廣泛流行的檔案中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全1致的認識。我國檔案工作在集中統1管理原則指導下在全國範圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成1個嚴密完整的組織體系檔案也經歷著從現行檔案階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似檔案中心的管理中間性過渡性半現行檔案的機關檔案室。然而筆者認為這並不排斥檔案中心在我國建立推廣只要注意檔案中心的適用範圍後文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看檔案中心在我國是可行的而且是必要的，檔案中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。$False$檔案工作規範化、標準化是實現檔案管理化的重要中間環節，在搞好硬體建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規範化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由於文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文件工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規範化、標準化與檔案工作規範化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規範化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規範化、標準化的基礎工作。
1、公文制發是推進檔案工作規範化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文字身的質量，同時，也日後檔案的質量，決定了檔案工作規範化、標準化的質量的。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規範化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規範化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統1、規範、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。2要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批許可權，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文1致，有無日期等。3是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。4是使用文種要合理，擬製格式要規範，行文不要濫用簡稱和使用不規範的字，以利於日後標準化、現代化檢索手段的實施。
2、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規範化、標準化的關鍵環節
相近公文的重複與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規範化、標準化的最大問題。實現檔案工作規範化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的檔案要以本單位形成的檔案為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成並堅持下來的1條原則，而且還是推進檔案工作規範化、標準化，乃至現代化的1個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔檔案銷燬辦法》的基礎上，要注意解決好3個問題：1是要準確把握檔案立卷歸檔的時效性，完成現行檔案階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。2是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分檔案與資料，特別是要注意區分在、形式和作用等方面都具有很多相似之處的檔案資料之別，具體問題具體，以減少檔案管理中的重複度和資訊冗餘度，提高檔案利用的效率和效果。3是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔檔案不致混入，同時，又要注意防止應歸檔檔案的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯絡的檔案材料組在1個卷內，保持同1問題的完整性，反映同1問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規範化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
3、提高案卷質量是推進檔案工作規範化、標準化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規範化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規範化、標準化的工作程序中，我們必須1方面要注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標準化管理中的分類和檢索，另1方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規範化管理。
