檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是小編蒐集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。
檔案整理的基本要求：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡;區分檔案材料的價值，確定檔案的保管期限;便於保管和利用。
檔案整理的檔案範圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考儲存價值的檔案材料，包括收發文電、內部檔案、會議檔案、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄影、計算機碟片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢後均須整理儲存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照檔案材料在形成和處理過程中的聯絡將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯絡的檔案的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對檔案材料進行實體分類;組合即將經過分類的檔案材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以後的檔案材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。以“件”為單位整理就是按照檔案材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄影帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎盃等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與檔案處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的籤批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與複製件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與覆文及其他相關檔案可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最後要裝入檔案盒內。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔檔案材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局釋出的8號令和2000年12月釋出的《歸檔檔案整理規則》。
各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局釋出的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子檔案歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年釋出的《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-2002)執行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒佈的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規範》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》執行。
會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年釋出的關於《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
按“件”整理的檔案整理步驟是：檔案分類、鑑定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔檔案目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔檔案整理說明、編制歸檔檔案目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的檔案整理步驟是：檔案分類、鑑定保管期限、排列、編頁號、編制卷內檔案目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為物件，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯絡，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規範化，便於檔案的科學管理與開發利用。
二、檔案的分類和大類設定辦法
(一)大類的設定 原則上每各單位設定八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案(含科研、基建、裝置儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。
(二)各類內檔案的分類辦法
1、文書檔案分類有4種方法
(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔檔案按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位採用這種方法，採用這種分類比較便於操作，尤其對於小單位，而對於大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查詢方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯絡(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯絡的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一專案、同一地區、同一事物等內容上有聯絡的檔案材料組合在一起;將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯絡的檔案材料組合在一起;對於純上級檔案或下級檔案，在實際操作中，如果上、下級檔案不多，則和本級合併裝盒歸檔，如果上級檔案和下級檔案較多，則將上、下級檔案與本級檔案分開，上級排前，本級排中，下級排後。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：
(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔檔案材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有檔案這樣規定的單位(如縣農業發展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級檔案不得出現在同一卷中，除非是針對本級的檔案。。以“件”為整理單位的，上、下級檔案又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。
(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔檔案按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合於按十大類分類的企業單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔檔案按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業採用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技檔案採用種類--保管期限—年度分類法。
4、會計類檔案分類有2種方法
(1)採用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。
(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然後在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。
5、聲像檔案一般採用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設定三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄影帶;
6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光碟;
7、實物檔案一般採用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可摺疊類和不可摺疊類等。
8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。
三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制
(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.
(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重複的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵程式碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設定。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設定案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重複的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別程式碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業務檔案(如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。
2、採用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業務檔案。
(三)案卷(件)號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重複的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔檔案的排列順序號，它是反映歸檔檔案在全宗中的位置和固定歸檔檔案的排列先後順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔檔案在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔檔案移交進館，重新鑑定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內檔案材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內檔案各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯絡緊密，分級適當，問題單一，型別鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的檔案材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的檔案材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的列印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機列印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一併歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關於同一問題的請示和批覆應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理採用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，並列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持檔案內在聯絡。
A.時間聯絡。要求區分年度，不同年度的檔案不得混淆，一份檔案有多個時間特徵的.分年度時.以檔案簽發日期(成文日期)為準，據以判定檔案所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性檔案等內容涉及不同年度的檔案，統一按簽發日期(成文日期)，電報以發出日期，判定檔案所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：
(1)跨年度的請示與批覆、來文與覆文，放在覆文年度;沒有覆文的，放在請示年度;多份檔案(如組織關係、工資關係、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規劃、計劃、預算，放在檔案內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在檔案內容針對的最後一個年度;跨年度的會議檔案，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規性檔案放在公佈或批准的年度。
(2)按專門年度(如教學年度)形成的檔案，放在專門年度組卷。
(3)沒有標明落款日期的檔案材料.應通過對照等手段考證檔案的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。
(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，檔案材料較少.形成的檔案可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年檔案數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B.來源聯絡。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的檔案分別組卷。對有密切聯絡的上、下級檔案，如本單位的請示與上級機關的批覆，下屬機關的請示與本單位的批覆，應與本單位的檔案放在一起組卷。
C.內容聯絡。要求保持卷內檔案內容的單一性和內容相近的檔案之間的聯絡。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規範性檔案和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的檔案以及正件與附件、正本與底稿、請示與批覆、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的檔案數量少時，可將內容相近的其他問題的.檔案合併組卷。不同載體的檔案材料，如錄音帶、錄影帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，並在目錄中加註說明。在按問題分類時，檔案歸檔應按其主要內容有規律地進行，並保持連續性，某個內容的檔案在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查詢利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。
(1)永久儲存的檔案有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性檔案材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性檔案材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的檔案材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設定、撤併、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等檔案材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規範性檔案、重要業務事項的檔案、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等檔案材料。四是本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等檔案材料。六是本機關房屋買賣土地徵用，重要合同協議、資產登記等憑證性檔案材料。七是上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料，主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。把握機關檔案材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的檔案材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。
(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等檔案材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性檔案材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性檔案;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關於一般性問題的請示與上級的批覆、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那麼在各階段形成的檔案材料，只能當成一般性的業務。至於一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的檔案材料。六是上級機關制發的關於本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性檔案材料(包括一般性的會議檔案材料)，這一條几乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的檔案材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等檔案材料。八是同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。以上定期儲存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握檔案材料的“一般”要看檔案材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。
(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔檔案進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的檔案混在一起。二是應從一個問題或一組檔案的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份檔案的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事蹟是30年，其餘都是永久，那麼我們可以把這個先進事蹟也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門檔案永久從嚴(政策法規、方針性檔案),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年
B、會計檔案。
(1)會計憑證：保管15年。
(2)會計帳薄：現金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理後保管5年。
(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。
(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷燬清冊為永久，銀行餘額調節表、銀行對帳單保管5年
。
C、科技檔案。基建、科研：永久，裝置檔案：長期。
E、音像、電子、實物檔案：永久。
F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。