檔案管理的現狀及問題
傳統檔案管理以紙質管理為主，紙質文件儲存、借閱、管理不方便，容易損壞洩密。資訊化時代急需提供電子檔案的管理，企業大量電子文件、照片、音訊、視訊等電子資料和數字資產，但是缺乏有效的管理方法。
如何確保海量檔案資料安全?如何更好的`釋出檔案資訊，便於查詢和使用?如何兼顧檔案文件的電子化管理和紙質管理?如何更好地對檔案管理工作進行評估和管理?等等一些問題，都是需要去解決的。
怎麼做好檔案管理?
建立可靠的海量電子檔案庫，能和紙質檔案關聯。
建立電子化流程，支援檔案借閱、釋出等管理
提供多種途徑，線上檔案檢索
更友好的檔案專題釋出，建立檔案的關聯，方便知識的獲取
提供各種統計報表，方便對檔案管理的評估管理
在易度檔案管理系統建立電子檔案庫
將檔案集中統一管理，建立一個高效實用的檔案庫。自定義各檔案資料夾的名稱、屬性、檔案編號等，還可以新增備註說明資訊。
舊有的紙質檔案數字化，現有的電子檔案合理化。
檔案資料的收集入庫
支援多種途徑上傳檔案，檔案資料批量入庫
瀏覽器批量上傳
Windows拖放上傳(web資料夾功能)
海量資料初始匯入
入庫流程和狀態變遷
從上傳到正式的釋出，系統都制定的相應的規範流程，保證檔案的正確性和可用性。
檔案整理人，上傳檔案(草稿狀態)
補充各種元資料
通知檔案管理員稽核(待審狀態)
通過稽核，檔案發布(釋出狀態
入庫稽核流程
支援兩種文件入庫審批流程，規範化日常檔案入庫流程
檔案檔案屬性
每個檔案檔案包括一組屬性，用於補充說明文件，同時可根據這些說明文字進行搜尋。
檔案庫的許可權控制
設定檔案庫的安全策略，保證正確的人訪問正確的檔案資料
OCR智慧識別和轉換