平時做到位 輕鬆迎檢查
——“高標準、嚴要求”做好學校日常檔案工作
每學期我們都要接受市局及上級主管部門對學校各項工作的督導評估檢查，在每次的檢查中，我校的檔案材料均受到了被檢人員的一直稱讚。根據在接收上級各種檢查整理材料的過程及過後的總結、反思中，總結出了點滴體會和認識，就如何做好學校常規檔案工作願和大家一起交流，以便正確認識檢查，從容迎接檢查，把這項工作做得更好。
一、瞭解兩個概念
(一)什麼是學校檔案
學校檔案是學校集體或個人在管理、教育教學和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、影象、聲音等材料，它是真實、完整、系統地反映各項工作活動的特點和規律的歷史記錄，是學校一切工作的綜合反映，是體現全校教職工勞動和智慧的結晶。它既是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，又是促進學校在今後工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。
(二)什麼是檔案整理
檔案整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化，有利於檔案的保管和使用。
二、理解上級對學校各項工作檢查的目的意義
我們每年都要多次接受上級部門對學校各項工作的檢查，涉及到學校工作的方方面面。督導檢查組到校後，一般就是聽彙報，看材料，開座談，實地看。每一項內容查得都非常認真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現的，檢查、驗收、考評指標也都在檔案中體現。
上級部門對學校各項工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規律，深化教育改革，轉變教育觀念，優化學校管理，改革教學內容和方法，全面提高辦學水平和質量，為國家培養建設者和接班人，使學校實現可持續發展戰略目標;引導社會、家長用正確的標準評價學校，關心和支援學校工作;促進學校事業和改革健康發展，推進和諧校園建設。其實，從另一個方面來說，無論什麼檢查都是對學校工作的促進。
三、把握標準，把工作做在平時
根據多年來的工作情況，我認為，無論什麼工作，紮紮實實做好平常工作，才能做到遇事不驚。我們是怎樣做好平時常規檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，輕鬆迎接上級部門對學校工作的檢查的呢?
1、加強領導，把檔案工作納入日程。各部門高度重視本部門日常檔案管理工作，針對本處室和本專業部的工作，明確一名兼職檔案員，負責本部門日常檔案工作。
2、認真組織學習，提高檔案業務水平。學校檔案室檔案員定期對各處室、各專業部的兼職檔案員召開業務學習會，學習有關檔案管理辦法和歸檔檔案整理規則，增強工作人員的檔案意識，提高素質;根據工作中出現的新情況、新問題，給兼職檔案員提出要求，使他們通過幹中學、學中幹，慢慢熟悉檔案管理業務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學、更規範做好學校的檔案工作打下基礎。
3、抓住重點，細緻收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個重點就是真實、完整地收集學校在教育教學過程中形成的各種檔案資料。平時各處室人員注重對檔案資料、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關注或跟蹤，及時收集紙質、音像、照片等各種載體的資訊資料，並不定期地向各級領導收集材料，努力將真實、完整的資料“盡收囊中”，做細做實了工作中“收集”這一環節。
4、克服難點，認真系統進行整理。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們對教育教學工作、管理工作中形成的各種檔案資料進行系統梳理，理清各類檔案資料之間的有機聯絡，把同一事由且有著密切關聯的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的檔案資料整理成有序可查的檔案。對於需要經過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結束，就立即整理。
5、注重細節，高質完成歸檔工作。檔案工作包含了收集、整理、鑑定、裝訂、排序、著錄等各個環節。各個環節工作的好壞，都直接影響檔案的質量高低。因此，各處室工作人員都非常注意各個細節，認真編號，用統一格式進行目錄的'編制，裝訂整齊美觀。養成了形成一卷，整理一卷的好習慣。
四、常規檔案整理例項。
(一)計劃總結類：
開學初，學校各處室和各專業部均按照學校的整體工作計劃，制定了各自部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。
(二)教育教學活動類
學期中間，在學校教育教學工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：
1、教學活動類
(1)優質課、公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標準及評分表、獲獎人員名單(或表彰決定)、音像資料、宣傳報道等;
(2)教案檢查：我們收集檢查標準、結果統計表、評選等次等;
(3)學校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各專案的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎情況、照片、總結、新聞報道等。
2、政教、團委活動類
(1)學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內容、打分表、獲獎情況、小結、照片、新聞報道等。
(2)升旗儀式：我們收集開學初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下講話稿以及相關照片及新聞報道等。
(3)團日活動：(我校常利用週六、週日外出活動)我們收集活動方案、活動內容、活動小結、照片、新聞稿件等。
3、工會活動
(1)學校十件大事評選：我們收集的材料有評選通知、各部門上報的材料、評選結果通報、獎勵情況及新聞報道。
(2)排球比賽：我們收集的有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎勵情況、新聞報道。
(3)讀書交流表彰會：我們收集的有活動方案、議程、表彰檔案、交流稿件、新聞報道。
“常規檔案資料是學校工作的歷史腳印”，我們的檔案資料管理人員以高度負責態度，積極、主動、科學地做好檔案資料的收集、整理與管理工作。
在平時的資料收集方面我們做到：制度化、部門化和條理化;在檔案的裝訂方面科學規範。由於我們留心日常工作中的檔案材料，並及時收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什麼檢查，也無論由那個部門負責牽頭迎接上級的檢查，我們只是按照檢查內容要求，把各部門日常工作中與檢查內容相關的檔案收集上來，按照各項檢查的評估標準、評分細則分類即可。
同時還把每次各級領導檢查後的反饋建議記下來，作為以後重點整改的地方，這樣不斷完善，逐步提高。
五、感悟
上級部門對學校工作的檢查，其目的只有一個，那就是督促、指導促進學校工作。由於我們真正認識到上級對學校工作督導檢查的重要性，因此在平時工作中，我們加強常規工作中資料的收集與管理，使學校工作正常有序，每項工作有章可循;所以說只要我們把工作做到平時，就會輕鬆從容迎接督導檢查。