檔案數字標準化是實現互聯互通、資源共享、業務協同的基石，檔案數字化建設同樣需要堅持標準化原則。
我國 1998 年提出了資訊化建設的二十四字方針(統籌規劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互聯互通、資源共享)，其中第三條就是統一標準，由此可見標準化對於檔案數字化建設的重要作用和意義。
檔案數字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化儲存、庫房儲存。
採用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接檢視的`紙質檔案形式。
一部分是現在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通訊技術、網路技術、資料庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。
由計算機生成、各種儲存介質保管儲存、採用資料庫+專用檔案管理軟體進行日常管理，只有在計算機條件下才可以檢視的電子檔案形式。
對於“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片檔案，再對其建立電子目錄來實現傳統檔案的數字化，故要對其生產的掃描型電子檔案進行統一。
而對於“新檔案”而言，由於檔案的生成階段就是電子檔案資訊，就要對其文字型電子檔案、視訊和多媒體電子檔案、音訊電子檔案等檔案格式進行統一。
所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子檔案形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規範，按照統一的規範、標準，使傳統介質檔案數字化，電子檔案歸檔，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規範化，避免出現各自為政，互不相容，重複建設等現象。
資訊化建設必須有標準化的支援，尤其要發揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協調一致和整體效能的實現。