關鍵詞: 企業資訊化ERP協同管理
一、企業資訊化
林毅夫、李永軍(2003)對“企業資訊化”的定義為:企業運用資訊與通訊技術來改造自己的業務與流程的過程。這種轉化或改造過程既包括運用網路技術來實現內部員工之間、企業與外部相關企業和客戶之間的資訊分享和合作過程,也包括運用計算機技術來改造企業內部單個工作內容的過程。按照資訊科技的發展階段,將前者即以網路技術為核心的資訊化過程稱為“高階的資訊化”過程;與之相對,以網路技術出現之前的計算機技術為核心的資訊化過程則稱作“初級的資訊化”過程。初級的資訊化主要包括生產過程的自動化;初級的管理過程資訊化,如辦公自動化系統(OA)。
與初級的企業資訊化不同,目前所討論的資訊化主要是以網路技術的運用為核心的企業資訊化。高階的企業資訊化是運用新的資訊和通訊技術將各個離散的個體緊密地聯絡在一起,實現個體之間資訊的充分交流、互動和分享。從企業價值鏈和業務流程的角度來劃分,高階的企業資訊化主要包括如下幾個方面:供應鏈管理、企業資源計劃、客戶關係管理等。
二、後ERP(Enterprise Resource Planning)時代———協同管理軟體的應用
(一)ERP系統在中國的迅速發展
ERP在中國應用的匯入階段是從上世紀80年代末引進國外管理軟體開始到90年代中期(1981-1996)各大企業紛紛開始應用MRPⅡ。但由於產品複雜、實施週期長、高,加之當時企業自身的管理水平和IT應用水平並不高,企業成功實施ERP的概率很低。
1997年開始至2004年,是中國ERP應用的成長期。這一時期,藉助中國企業電算化的蓬勃發展,誕生了像用友公司這樣一批基於標準應用的財務軟體公司,並在推動財務軟體普及應用的基礎上,擴充套件供應鏈、生產製造、資源等企業管理方方面面的應用,發展成長為代表軟體產業並具有自主智慧財產權的ERP(企業管理軟體)解決方案提供商。由於產品簡單適用,實施週期短,成本低,並有財務軟體普及帶來的企業管理和資訊化水平的提高,國產ERP產品在眾多中國中小企業取得了成功應用。從本質上講,ERP是一套資訊系統,是管理者解決企業管理問題的一種工具。在ERP的系統設計中可整合某些管理思想與內容,也可幫助企業提升管理水平。但是,ERP本身不是管理,它不可以取代管理。不少企業因為錯誤地將ERP當成了管理本身,在ERP實施前未能認真地分析企業的管理問題,尋找解決途徑,而過分地依賴ERP來解決問題,也導致了很多企業ERP應用的失敗。
近幾年,我國系統管理軟體保持了持續增長態勢。根據計世資訊(CCWResearch)的資料顯示,預計2006年,我國系統管理軟體市場規模將達到15.34億元,同比增長12.9%。雖然 ERP在短時期內得到了眾多企業的青睞,但企業的成長變化以及應對市場競爭變化的快速反應需求,要求企業管理軟體具有能夠隨需應變地適合企業不同發展階段、不同管理需求的新特徵。因此將ERP的發展推向“業務基礎平臺”,平臺技術的出現,使得企業實現隨需而變的管理特徵成為可能。這一階段,各大ERP軟體開發商都開始了他們平臺產品的研發, 像SAP、甲骨文、微軟等國外ERP供應商和金蝶、用友、點選科技、東軟等國內ERP供應商,還有以思維加速、普元、科諾為代表的獨立平臺提供商等都融入了這場軟體平臺化的浪潮。對整個軟體產業而言,“業務基礎平臺”軟體的成功應用至少有兩個意義:可以快速地研發高整合、適合自己的高個性化應用軟體,可以實現企業資訊化的所有需求,它對企業有著不同以往任何軟體的價值;開創了一種資訊化建設的全新合作方式:使用者、業務基礎軟體平臺提供商、行業內系統整合商三者合作,共同建設成功的資訊化系統。
(二)協同軟體應用推動管理創新
21世紀是以客戶為導向的資訊化社會,而不是上個世紀以產品為導向的社會。因此,面對市場和經營的變化,企業必須要及時進行動態調整和改造。它不僅包括對產品和生產流程的重整,還要涉及到與之相關的企業組織結構與業務管理流程。於是,基於ERP技術的動態企業建模技術、智慧資源計劃應運而生,企業管理進入協同管理階段。所謂協同,就是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協同一致地完成某一目標的過程或能力。從概念上可以得出,協同並不是新生事物,它是隨人類社會的出現而出現,並隨著人類社會的進步而發展的。當技術從人們日常生活和商業社會的邊緣逐漸成為核心,人們就越來越需要技術能夠提供更多的東西。作為一個新的軟體熱點,“協同”概念有著更深的含義,不僅包括人與人之間的協作,也包括不同應用系統之間、不同資料資源之間、不同終端裝置之間、不同應用情景之間、人與機器之間、科技與傳統之間等全方位的 協同。 協同軟體的起源可以從兩個角度來看:一是使用者需求,即新經濟時代企業對敏捷性、實時性的需求。這是需求上的拉動,利益延伸,即因為需求所以出現了協同軟體;第二就是產業的發展、技術的發展,由於網際網路的出現,特別是 軟體、網路、通訊三大技術的融合,再加上資訊科技和硬體的成熟,使得協同軟體水到渠成,這是整個 協同軟體出現的根源。據GARTNER分析,2004年中國協同軟體市場規模達到5.89億元,同時協同軟體市場將以34.5%的年複合增長率發展,到2008年,市場總額將達到19.26億元。目前我國協同軟體相關廠商超過500家,其中相對成熟穩定的協同軟體產品超過100個。協同軟體主要應用於辦公、商務、電子政務等領域,主要解決的問題是企業運營中各個不同環節之間的協調平衡。ERP的側重點是計劃,對企業資源進行計劃、統計與分析;而協同軟體所強調的是“輔助多人多組織共同完成一件事務”,從這一意義上而言,協同軟體是ERP等其他軟體的重要補充,甚至是更為重要的資訊化基礎應用軟體。
那麼,協同軟體又是如何提升管理的呢?通常企業在起步階段,管理是貫穿各種資源的一根主線,當企業管理模式成熟的時候,管理就應該將零散在各處的資源全部包絡,對於一個成熟的公司來講,完整的管理體系包括其內部運營體系、渠道建設體系、產品服務體系、關係網路、資源網路等等,所有的資源構成了一張無形的管理網路。協同軟體正是全面梳理了企業一切工作和業務流程,整合了企業一切資源,最終把需要解決的管理問題集中規劃起來的辦公管理網路,通過完整的解決方案和一套可操作的執行體系,建立、處理、跟蹤一切管理事務。所以管理需求是協同軟體的第一齣發點,結合了企業管理需求的協同軟體,真正達到了可協同的效果,幫助企業有效地把控整個管理網路。它的應用價值就在於在幫助企業建立規範化的管理網路,流程化的管理制度,標準化的'管理行為和強而有力的執行體系。然而基於企業的不同狀況和需求,選擇適合企業本身的管理軟體,才能有效降低實施風險和實施成本,建立企業完善的管理體系。使協同等管理軟體為企業編織一張真正的管理網,有效提升企業競爭力。
(三)協同管理推動激勵創新
在團隊運作管理中,傳統的激勵機制有:薪酬體系激勵,員工作為經濟人,薪酬是其目標的需求函式,體現了員工個人行為所導向的目標和工作動機產生的源泉,隨著企業組織的團隊化、組織扁平化和決策授權化的出現,傳統薪酬體系已顯示出了各種弊端;目標理論激勵,即把以“工作為中心”和“以人為中心”結合起來,一方面能調動職工的工作熱情、發現自身價值、滿足自我實現的需要,另一方面組織目標也因此而得以實現;企業激勵,是各個團隊賴以生存的外部環境,它的好壞對團隊成員的激勵作用有重要的影響。一個好的企業文化可以激勵團隊成員的積極性和創造性,建立信任關係,加強溝通形成一致使團隊保持旺盛的活力和競爭力。
眾所周知,管理的關鍵任務之一,就是要激勵和調動團隊的積極性。為達到這一目標,在薪酬激勵、目標激勵等激勵機制中,實行績效考核是最基本的要求,但這些管理制度只是一個規定了公司運營準則和描述工作流程的書面檔案,而非管理的本身。當那些文字在人們的行文上真正起到了約束作用,並嚴格按照事先規定的流程來運作,才是管理所要達到的目的。
人大管理研修中心客座教授、北京起步軟體總裁馬科認為:“以我們普遍採用的‘事後算賬’型的績效考核思想,是根本達不到我們的期望的。比如,幾乎所有的銷售部門,都在執行高度量化和公平的業務績效考核提成,但是,要讓銷售團隊全力以赴,光有業務提成是遠遠不夠的。”造成這種現象存在的原因:第一,每一個人是有惰性的。我們往往以為給出了一個合理的目標和獎懲,員工就會努力工作,但事實並非如此。第二,人們一般都會傾向於認為自己做得多,得到的少,都會傾向於認為企業分配不公、不合理。 因此,若企業僅僅採取了量化和公平的績效考核體系,依然沒有解決團隊激勵中的一些關鍵問題。以起步軟體最新推出的“X3精確協同管理系統”為例,其中提出了“全面激勵”的理念,強調全面的、全程的、即時的激勵,建立過程中的、環境化的激勵,滿足員工的獎懲需求,充分發揮“記分板”效應,強化團隊激勵和內部競爭。
X3精確協同管理軟體和ERP的關鍵差別是:首先,核心思想不同。ERP是“產品導向,生產聚焦”時代的企業管理核心軟體,而精確協同管理系統則是“客戶導向、運營聚焦”為基本特徵的現代企業的核心管理軟體;第二,管理目標不同。ERP的管理目標是成本最小化,而協同管理系統是同時以運營績效最大化和運營成本最小為目標;第三,管理物件不同。ERP重點管理生產相關人員,X3管理所有運營相關人員,包括業務人員、服務人員、技術人員以及管理人員;第四,關注的要素不同。ERP只關注物料、生產和成本,而X3關注的是團隊、活動、績效、業務、協同和知識。因而,ERP強調的是對“生產資源”的精益管理,協同軟體強調的是對“運營活動”所有相關要素的精益管理。
可見,“全面激勵”的最終實現是需靠協同軟體的應用實現的,如:精確協同業務管理軟體,它可以為績效考核提供最重要的事實依據,“各級管理者可以實時、清晰地瞭解和監控管轄相關業務領域內每一天、每一個人、每一項活動和任務、執行情況和具體過程。使管理者能對業務工作狀況、下屬的績效做出全面、深入和細緻的監控、分析和管理”。
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