關鍵詞：商務英語 電子郵件 合作原則 禮貌原則
電子資訊技術的發展給國際商務往來帶來了極大的便利，十幾年前還十分普遍的電報、電傳通訊方式已逐漸被表達明確、直接快捷的現代通訊方式——電子郵件取而代之。作為現代商務交流重要的溝通形式，商務英語電子郵件正起著越來越重要的作用，已經成為國際商務溝通最基本的聯絡方式。據調查，在商務交往中約有90%的人利用電子郵件來聯絡業務(何光明，2006)，人們經常需要與不認識的或不甚瞭解的人打交道，這就要求在傳遞資訊的過程中要儘量避免出現錯誤和誤解, 還要儘可能地縮短髮件者和收件者處理這些資訊的時間。然而，電子郵件的快速普及往往會讓人忽視其應有的規範，在國際商務中，一封不規範的商務電子郵件，不僅會有損公司的形象，也可能會令人費解。若出現資訊錯誤，輕則導致溝通失敗，重則帶來經濟損失。因此，需要建立一種國際間普遍認可的交流原則，讓來自於不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進行交流。
禮貌和合作原則是現代語言學中重要的會話理論，它不僅充分體現在會話中, 在書面語篇中也被廣泛實施（秦曉傑，2001）。由於電子郵件的往來與面對面的會話交流同樣具有真實地、有目的的表情達意的功能，因此，指導會話交流的合作與禮貌原則對這種基於商務電子郵件的書面交際同樣適用，在國際商務活動中，如果英語電子郵件的寫作者不瞭解必要的.合作與禮貌策略以及相應的語言表徵方式，會有引起語用失誤，進而破壞雙方友好合作關係的危險。
一、電子郵件中的合作原則
美國哲學家Grice（1975）認為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則, 旨在有效地使用語言以達到交際目的。他在20世紀70年代提出了會話的合作原則（Cooperation Principle），其中包括了數量準則、質量準則、方式準則和相關準則等四條基本準則。合作原則要求所提供的資訊數量適中、真實可靠、清楚簡潔、緊扣主題。遵守了這些準則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。就商務電子郵件而言，由於收信的一方在讀信時，寄信的一方不在場，無法像在打電話或面談時根據對方的反應做出及時的調整，因此，電子郵件往來中雙方如何表現出“合作”的誠意，要比在電話交談或當面會談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：
例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:
QuantityPattern No. Price(net)
300 yards 7233p per yard
450 yards 8238p per yard
300 yards 84 44p per yard
We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。
Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。
The National Bank of Nigeria, Lagos
Please send us your confirmation of sales in duplicate。
例2: We are pleased to receive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。