一、學校實施財務檔案管理資訊化和會計網路化的必要性
1.學校財務工作的現狀需要實施財務檔案資訊化和會計網路化。首先，社會現代化的發展,辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如檔案的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀檔案為主要形態,那麼檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。由此看來,財務檔案資訊電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。
2.就我區所屬學校現狀而言，本區全額撥款的全部學校都開通“校校通”工程，100%實現資訊化教學，在會計核算上大部分單位都已經實施會計電算化。但是財務部門使用會計電算化軟體產生的財務資料不能與人事、教務等部門所產生的會計資訊銜接;同時大量的業務仍需通過人工傳遞,與上級部門等外部資訊系統之間無法共享財務資料。這種狀況已遠遠滯後於現代化管理的要求，也不適應上級部門對學校的監管。
3.網路資訊時代要求學校會計網路化。學校實施會計網路化能有效地監督和控制財務資訊的質量、有效地防範會計資訊失真；財務管理從靜態變為動態；依託於方便快捷的網路和學校管理資訊系統使得會計資訊處理的效率提高。教育主管部門與學校之間通過充分、及時地傳遞和交換財務資訊，能迅速發現下級學校財務資訊的漏洞，制定出相應的處理措施，並責令其及時改正，使下級學校提供的財務資訊真實、完整、合理、合法，從而保證學校資訊的真實、完整。比如教育主管部門在網上釋出相關收費要求，各學校按要求就收費的結算公示情況可以上傳至網路，通過網路資料進行互動，教育主管部門就可以瞭解各學校的相關情況，有問題及時處理，實現上級部門對學校的實時監督控制。而在學校內部總務部門的固定資產實物賬和財務部門固定資產明細賬可以在網上共用一個數據源，減少雙方記賬的時間差及誤差，解決對賬不平的麻煩。通過以上分析，網路會計相比較傳統會計更加適應資訊時代對學校財務工作的新要求。
二、學校實施財務檔案資訊化和會計網路化的方法和途徑
1.根據檔案管理的要求,對各種不同型別載體的檔案(如:紙質檔案和照片、錄音、錄影檔案)進行數字化處理和轉換,加強對本單位電子檔案積累、鑑定、著錄、歸檔等工作,保證產生的.有儲存價值的電子檔案真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,並制訂電子檔案管理辦法。穩定檔案隊伍,提高業務素質。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展,人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟體開發又精通檔案專業知識的複合人才；提高整支隊伍素質,創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制,克服人的惰性,充分發揮人的主觀能動性,有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制,合理設定崗位。
2.建立網路檔案系統，在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案資訊服務的視窗。促進檔案現行檔案資訊化的標準建設,根據系統建設需求,採購必要的硬體裝置,為系統提供硬體基礎。提高檔案管理軟體的技術和應用水平,為保證檔案資訊交換、實現檔案資訊資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
3.強化學校會計網路化意識，重視組織管理控制,設定相應部門。目前，學校會計網路化程度較低有著多方面的的原因，其中最主要的原因是學校領導對財務工作不夠重視，對會計網路化認識不足。因此，首先要讓學校領導充分認識到開展網路會計對教育工作的必要性。其次,制定本學校會計網路化工作的發展規劃,建立會計網路化管理制度,按會計資料的不同形態，劃分資料收集組、資料處理組和資訊分析組等部門，組織機構的設定必須適合學校的實際規模，符合學校總體目標。
4.學校會計網路化中軟、硬體裝置的配置選擇應要注重規範實效，不能搞形式主義。在學校的發展初期，單純的賬務處理系統就可能滿足需求。隨著業務的發展，諸如學年初統計、人事工資、固定資產管理等業務也延伸到了財務部門，就需要實現財務相關業務一體化。由於學校的資金有限，學校會計網路化要從目前實際出發放眼未來,參照《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《會計電算化工作規範》等規範,結合本學校財務流程，遵循“投入-效益”原則，選擇合適的軟體,把每一分錢用在刀刃上。
5.建立網路系統安全控制措施。網路會計需要在系統內部採取有效的安全保障措施。對外,通過資料包過濾、應用閘道器(ApplicationGateway)和代理伺服器(ProxyServer)等建立防火牆。面向網路使用經過加密的資料包傳送、認證網路路由及其他網路協議所需的資訊，從而保證網路的連通性和可用性不受損害。對內,在會計作業系統中建立資料保護機制，健全日誌機制；對通訊線路上的資料流加密，對資料庫中的資料檔案加密；建立會計資訊系統自動識別有效終端入口。另外，網上公證的形成可有效地預防數字化的原始憑證被修改或偽造。
6.建立健全內部控制制度，加強檔案管理。在網路會計下，內部控制的目的依然是合理保證單位管理合法合規、資產安全、財務報告及相關資訊真實完整，提高效率和效果，促進單位實現發展戰略。原來部分核算工作已由計算機執行，現在需要強化原始資料的搜尋、稽核和維護崗位。建立起完善的檔案制度，及時存檔，加強檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標籤和索引方法及安全可靠的檔案保管裝置等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，並保管好這些備份。對於用於會計電算化系統的各種硬體裝置，應當建立一套完備的管理制度，以保證裝置完好，保證裝置能夠正常執行。
7.培養、引進高素質人才。實施財務檔案資訊化和網路會計需要複合型人才。為解決人才缺乏問題，對現有會計人員進行網路會計培訓。提高現有會計人員的計算機水平，特別是計算機網路技術與會計資訊之間的融合，培養出既熟悉計算機技術又精通財務管理知識的複合型人才。結合各學校自身特點，在條件許可的情況下，引進高層次會計人才。