東華大學檔案館20xx年度檔案工作總結
本年度,檔案館以科學發展觀為指導,強化主動意識,服務意識,加大改革創新力度,積極謀劃檔案資訊資源建設,開發與利用服務等工作,各項工作取得了新進展.
一,加強檔案資訊資源建設,夯實檔案工作基礎.
1,加強收集指導力度.按照歸檔標準和要求,熱情接待,耐心指導,確保歸檔檔案材料的準確,系統,完整,努力提高案卷質量.歸檔的各類檔案共計8000餘卷.
2,加大重點檔案管理.一是重大基建專案檔案方面,按照國家檔案局,發改委關於《重大建設專案檔案驗收辦法》等要求,積極清查整理建設工程專案檔案,並按市檔案局意見,採用上海市重大建設專案檔案檔號編制方法將松江校區第5學院樓工程專案檔案重新整理,入庫,努力推進基建檔案管理的規範化,標準化.二是科研檔案方面,積極與科研處溝通,商討如何更好地做好科研檔案歸檔工作.擬訂了《關於加強科研檔案管理的規定》,全面摸排了2000年以來科研專案立項及歸檔情況,為科研專案檔案的收集歸檔工作打下良好基礎.目前已將科研處2004-2007年科研獎狀,專案申報材料及科研管理檔案歸檔.
3,按照簡化整理,有利保管,方便利用的原則,進一步改進檔案整理工作.學生成績單按班級成本線裝改為塑料資料夾裝,並逐步簡化研究生(碩士)論文評審答辯材料的整理,提高了工作效率,方便了利用.在改進整理方式過程中,主動與市檔案局溝通,確保檔案整理工作規範化, 2006,2007年本科生成績補打一份,整理裝訂後存放在松江校區,08屆開始一式兩份歸檔.
二,積極推進檔案資訊化建設,提升管理效率與水平.
1,分批開展檔案數字化工作.先期完成紡專90級至99級學生學籍檔案數字化工作,並對相關資料進行整理,核對,錄入,並重新列印,組卷.
2,加強檔案資料庫建設.在當年新增檔案目錄資料外,還補充錄入2003年度出版檔案案卷目錄200餘條,1986年以來紙質文書案卷目錄2000餘條.同時,及時備份伺服器資料,確保檔案資訊保安.
3,推進電子檔案歸檔與管理.起草了《東華大學電子化辦公系統公文歸檔與管理辦法》,準備檔案網路管理系統和學校辦公自動化系統的有機銜接.配合學校辦公自動化系統,重新除錯檔案管理系統,以便下一步實現公文線上歸檔.另外,收集了數碼照片,多媒體資料等各類電子檔案.
三,積極開展檔案利用工作,努力提供優質服務.
1,熱情提供檔案查閱利用.檔案調卷數達8000餘卷,其中成績調卷3705本,外借298卷.手抄成績81份,開學歷,學位,工齡證明259份,開戶口證明431份,為各公證處核實證書和成績的學生數為106人次,共接待4600餘人次.對跨校區急用的檔案,及時查詢,影印並傳真至該利用部門;同時承擔校內外電話,國內外Email諮詢答疑,核對等工作.辦理出國證明材料學生數逐漸攀升,達到1847人次.其中畢業生為1034人次,在校生為813人次,為學校創收約4萬餘元.
2,規範檔案利用服務.修訂完善《東華大學檔案利用查閱規定》,《東華大學學生出國證明材料辦理規定及流程》等,公佈有關工作流程,促進檔案管理利用工作的規範化,更好地提供服務.此外,每天下班前專人檢查電源,空調,裝置的開關是否斷開,門窗,庫房是否關好,填寫"檔案館下班前五分鐘安全自查表"做好安全防範工作.
3,積極做好校史館參觀接待與日常管理工作,努力發揮宣傳視窗的作用.進一步加強了學生講解員隊伍建設,通過請旅遊系教授講課,館內老師專題培訓,學生試講老師講評,新老講解員交流等方式組織了多次培訓活動,努力提高學生講解員的接待,講解水平,培訓講解員百餘人次.編制了《校史館簡介》,重新制作了校史館網上展示內容,以進一步提升宣傳效果.共接待教育部巡視組,國家教育管理考察團,日本名古屋大學,臺灣暨南大學,香港科技大學,香港城市大學,香港理工大學等中外來賓百餘批,共計7000餘人次.
四,深化校史黨史工作,發揮資政服務功能.
1,繼續做好年鑑編寫工作.正式出版《東華大學年鑑》(2006卷),2007,2008兩卷已完成組稿工作,下一步將進行稿件的編輯,補充,校對工作.檔案館以年鑑編輯部的名義正式加入上海年鑑學會,促進年鑑工作的規範化,科學化.
2,積極主動承擔校志工作.檔案館作為校志編纂工作組組長單位,接受任務後會同工作組立即著手有序推進各項工作.一是充分調研,在文獻調研的`同時,也向上海市地方誌辦公室,長寧區地方誌辦公室,復旦大學等兄弟高校以及學校上屆修志編寫組成員等調研學習.二是深入研討.期間,宋立群副校長也密切關注校志工作程序,多次組織召開編纂工作組,編寫組會議,研究部署校志工作.三是組建了專兼職相結合的編寫組.在人手緊張的情況下,從大局出發,抽調人員參加編寫組.四是制訂了工作方案和編目草案,並作為校發文件正式印發.五是召開了啟動大會,進行了全校動員,並印發簡報及時通報資訊.六是籌備培訓.在組建全校撰稿員網路的基礎上,積極籌備培訓,近期將邀請市方誌辦有關專家到校授課.
3,每月整理學校黨史大事記,並按時向市科教黨委黨史辦公室報送;完成上海市科教黨委系統黨史研究課題一項,題為《從傳統紡織走向現代紡織——東華大學承辦第83屆世界紡織大會始末》.
4,配合《長寧區志(續志)》的編寫工作,向長寧區方誌辦,長寧區教委,長寧區科委等單位提供相關材料.
五,加強作風和能力建設,不斷提升團隊整體水平.
1,積極開展 "尋找差距,共謀發展"討論活動.在討論活動中,做到了三個結合,一是總體與個別相結合,做好思想發動工作;二是館內與館外相結合,多途徑尋找差距;三是黨內與黨外相結合,重視發揮各方面的積極性.通過討論活動,大家一致認為,管理是為了服務,檔案管理工作的最終目的是為了利用,一定要進一步增強服務觀念,進一步做好服務工作.在統一思想認識的基礎上,就"總體目標","目前存在的差距,需要解決的問題","建設目標和任務","實現目標任務的思路和措施"制訂了檔案館三年規劃.
2,切實抓好日常學習,研討,培訓活動.積極組織了報告,市檔案局及學校有關檔案等學習活動,結合工作實際組織了"檔案館管理效能建設的探討"重點課題研究活動,組織了 "制度建設","電子檔案歸檔辦法"等多項研討活動及外出參觀活動,擬訂了《檔案工作先進集體先進個人評比辦法》等,組織開展了"以黨風帶師風,促學風,建設和諧校園爭先鋒"主題活動,積極開展"樹優良作風"實踐活動.
3,積極打造學習型團隊.制訂了《檔案館論文獎勵辦法》,鼓勵結合工作實際開展學術研究.近兩年共發表學術論文11篇.其中張燕撰寫的《聚焦大學文化,挖掘口述歷史---檔案編研工作創新談》獲得2007年全國高校檔案學會優秀論文一等獎,2007年上海市檔案學會高校專業委員會優秀論文一等獎;董雅富撰寫的《紙質檔案酸化危害及防治構想》,汪文珍撰寫的《創新-高校檔案館發展之突破口》分別獲得2007年上海市檔案學會高校專業委員會優秀論文三等獎,我校檔案館論文獲獎數名列各高校之首.
4,積極提倡一專多能,提高整體協作能力和水平.數位同志經過了不同崗位的工作實踐,現不少同志能勝任多種工作,促進了各項工作的協作與開展,取得了一定的工作成績.董雅富同志被評為2007年度上海市檔案系統先進工作者.
六,加強宣傳與交流,拓寬工作視野.
1,積極開展檔案法治宣傳.檔案館組織開展了《檔案法》,檔案業務知識宣傳,組織兼職檔案人員參加檔案"五五"普法讀書活動,"劍南春"杯檔案知識競賽活動,為八位同志頒發了獲獎證書和獎品,努力促進兼職檔案員隊伍建設的同時,普及檔案知識,提升檔案意識.
2,加強與兄弟院校的溝通和交流.去年年底,檔案館作為常務理事單位,具體承辦了上海高校檔案理事會會議.與會代表對我校的會務組織工作及檔案工作表示肯定和讚賞.按照市教委的安排,校檔案館繼續與民辦東海學院結對,對口支援該校檔案工作.
七,存在的問題與不足
重大專案檔案還要加大指導和管理力度;
檔案館在全校層面上的檔案工作總結,宣傳等方面主導力度不夠;
檔案編研力量有限,深度不夠;
檔案館平時忙於事務多,深入研究問題少.
八,明年的初步設想
進一步加強與有關部門的溝通聯絡,做好重大專案檔案的管理工作;
加快檔案資訊化建設步伐;
進一步改進和優化工作流程,提高檔案管理水平;
做好《東華大學年鑑》2007卷,2008卷的編輯出版工作;
做好《東華大學志》的有關編纂工作;
積累整理學校黨史大事記,完成市科教黨委下達的各項黨史工作任務;
開展工作研究,發表相關論文.