大家有了解過人事檔案管理制度嗎?下面由本站小編為大家整理的人事檔案管理制度，希望可以幫到大家!
第一章 總 則
第一條：為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規範化、制度化。在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為集團各項工作服務，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用員工的重要依據。
第三條：本制度適用集團總部、各事業部及下屬分、子公司。
第二章 管理職責
第四條：集團人力資源部檔案的管理職責：
一、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等;
二、負責本制度在各分、子公司實施執行的具體指導和監督檢查;
三、負責集團中、高層員工的人事檔案管理工作;
四、負責集團總部的員工人事檔案管理工作;
五、負責對各分、子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。
第五條：集團人力資源部檔案管理的指導作用：是指導各分、子公司按本制度要求建立規範的檔案管理程式、規範檔案管理行為。
第六條：各分、子公司人力資源部的檔案管理職責就是負責執行本制度，按其要求建立規範的人事檔案管理;負責管理經理級以下的所有員工人事檔案管理工作。
第三章 檔案分類
第七條：員工人事檔案分為在職人員檔案、退休人員檔案二大類：
在職人員檔案
一、在職人員檔案分別為：入職檔案(1)、培訓檔案(2)、職位檔案(3)、薪酬、考核檔案(4)、社保檔案(5)、獎、罰檔案(6)、離職檔案(7)、其他檔案(8)。
1、入職檔案：
⑴《入職表格投放記錄總彙表》、《個人簡歷》、自傳、《應聘人員資訊登記表》、《幹部履歷表》、《職務履歷表》、《變更記錄表》、《入職試卷》、《面試評價表》、《人事變動表》、等、身份證、二寸近期免冠照片二張、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書影印件等。
⑵勞動合同(應屆畢業生協議、實習協議)、保密合同、補充協議、、競業協議等。
二、培訓檔案：(暫略)
1、新員工入職培訓試卷、培訓心得。
2、《培訓簽到表》、《外派培訓總結表》、《培訓申請表》、《培訓效果評估表》等。
3、《培訓服務協議》。
三、職位檔案：
《內部任職經歷表》、崗位說明書、崗位任命書、崗位變動申請(通知)、《人事變動表》、等。
四、薪酬、考核檔案：
《調薪/降薪記錄總彙表》、《年度考核成績記錄總彙表》、《月度/季度/年度考核表》、《考核面談記錄》、《調薪申請單》(通知)、每月工資條等。
注：一般培訓培訓檔案暫不入檔儲存，可另行建檔;凡涉及員工外訓，提高其業務技能由公司出資達1000元/次以上的`，其中《培訓心得》、《外派培訓總結表》、《培訓效果評估表》須入人事檔案儲存;單次外訓達3000元(含3000元)除以上檔案須入檔儲存外，還需與受訓員工簽定《培訓協議》，《培訓協議》入檔儲存。
五、社保檔案：
六、獎、罰檔案：
《獎、罰資料記錄投放總彙表》、各類獎勵、處罰記錄(紅標頭檔案、通知、通告)等。
七、離職檔案：
離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等。
八、其它檔案：
退體員工檔案(暫略)
第八條：員工人事檔案指：員工自進入公司開始所涉及的個人調動、個人獎懲等記錄員工在公司內部發展軌跡的所有資料。
第四章 檔案管理
第九條：：檔案管理原則
一、實行“一人一檔”歸類管理原則
1、真實性——員工資訊必須確保真實，有據可查;
2、完整性——確保員工檔案資訊完整，沒有遺漏;
3、保密性——人事檔案管理人員必須對員工的個人檔案絕對保密，除工作和管理需要不得私自向任何單位及個人提供員工個人檔案。
二、人事動態檔案管理原則
1、新入職員工
在到崗前，人事檔案管理員根據本管理制度，新建檔案並對其人事檔案資料的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理;如核查無誤，則在員工轉正後一月內為其建立員工人事檔案。
2、在職員工
員工資訊一旦發生變動(如學歷變動，身份證號碼變動，個人技術職稱變動，婚姻狀況變動、家庭住址等)，員工應及時將相關資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗，後由人事檔案管理員在《變更記錄表》中予以更新;員工發生崗位調動後，其個人檔案由原單位調入新單位，新單位檔案管理人員根據原檔案繼續建檔。
3、離職、辭退等解除勞動合同員工
離職員工檔案每月月底清查，另外存檔。
三、不同類別的檔案與檔案之間用分卷頁分卷。
四、嚴格分類、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
第十條 人事檔案編號
員工人事檔案編號採用集團內部固定制，員工在集團內部任職期間，其人事檔案編號不得改變。
1、員工人事檔案編號模式：
公司編號+部門編號+入職年/月份 +三個數字
2、編號規定：
公司編號指：公司編號、排序由集團人力資源部統一進行管理，以十位數流水號編號。
部門編號指：部門編號、排序由集團人力資源部統一進行管理，以十位數流水號編號。
入職年/月份指：建檔員工本人的入職時間。
三個數字指：至001開始順延排序，各公司單獨一個序列流水號001——999。
所屬事業部及分、子公司人事檔案編號按以上編號原則，由各事業部綜合辦自行編制並通知各公司執行。