高校畢業生們奔跑於招聘會、找工作之際。然而，想要完成從學校到職場的跨越，除了落實工作之外，就業部門提醒，作為承載著諸多畢業生重要資訊及身份證明的檔案，其落地接收也是畢業季的重要工作之一。
為什麼要存檔?哪些人員需要存檔?存檔、轉接的流程是什麼?私拆、個人儲存、遺失檔案導致的死檔如何啟用?帶著這些疑問，記者在山西省人力資源市場和太原人才市場進行了多日走訪。相關部門提示，檔案非常重要，畢業後首先對自己的檔案進行託管和儲存，切不可拖延太久。
人力市場檔案落戶數量激增
7月24日12時30分左右，雖然下班時間已經過了半小時，但山西省人力資源市場內負責高校畢業生檔案落戶的7個視窗前，仍然擠滿了等待辦理落戶的畢業生。
“我是10點多來的，一直排隊等到現在了。”正在辦理落戶的楊志林告訴記者。
為什麼要將檔案落戶呢?山西省人力資源市場代理部部長武子濱表示：“個人檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料，起憑證、依據和參考作用。個人檔案裡一般有高校畢業生登記表、學習成績表、在校獎罰材料、體檢表、畢業生報到證(存檔聯)、大學聯考試卷等。”
據武子濱介紹，目前，大學畢業生的個人檔案仍有多方面的作用：可以建立人事關係，進行連續工齡計算;辦理工作調動時還需要個人檔案;專業技術職稱晉升要檔案記錄作依據;報考公務員政審、出國政審，公證時要查閱個人檔案;考研時需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會在諸多方面造成不便，且補救起來時間長、程式繁瑣。
如今，檔案的重要性被越來越多的高校畢業生所認可。自6月初到現在，省人力資源市場已經接收高校畢業生檔案1萬多份。“平均每天接收數量有200多份，比去年同期增加了10倍。”武子濱說，“每天還不到8:00，市場門外就有不少高校畢業生在排隊等待了。為了方便畢業生們，儘快辦理檔案落戶，我們開了7個視窗，延長工作時間到中午1:00，晚上到8:00—9:00。”
8類人員需辦理存檔
哪些人員檔案要存放人才市場?存檔方式有哪些?針對檔案存放的相關問題，武子濱部長做了詳細解釋。“流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業和人才服務機構(比如人才市場)以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。”武子濱說，根據規定，嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。
根據有關規定，流動人員人事檔案具體包括8類：非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業單位工作人員檔案;與企事業單位解除或終止勞動(聘用)關係人員的檔案;未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案;自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業常駐代表機構的中方僱員的檔案;自由職業或靈活就業人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。
“就是說，這8類人員需要在人才市場辦理人事代理業務。”
對於辦理存檔的方式及類別，大致分為三類：
離校未就業的：可存放到學校，學校存放期為兩年，自畢業之日算起，兩年後，若還未將檔案轉走，學校會將檔案打回學生原籍;也可以存放至正規的人才市場，就業後及時辦理轉檔手續。
離校就業的：可寄送至就業單位。具有檔案管理許可權的機關、事業單位、國有企業，由單位接收、管理檔案。無許可權的單位，可由當地公共就業和人才服務機構負責提供檔案管理服務。
主動調回原籍的：無論是否參加工作，都可將檔案放回原戶籍所在地的人事部門或人才市場。若找到工作想返回原籍的，單位可發函(調檔函)將檔案調出。
此外，需要注意的是，雖然今年起不收取檔案管理費，但是存在一些補交費用的情況：2012年12月31日前，按照相關規定，每月收取25元管理費;2013年 1月 1日到 2014年 12月 31日之間的，按照相關規定，每月收取10元管理費;從今年起，應屆畢業生的檔案和流動人員免去管理費等費用。其中，落戶掛靠需要收取費用，並不與檔案費用一致。
存檔和調出有固定流程
“檔案和戶口不讓長時間留在學校，單位沒辦法接收，又不想將其辦回大同老家，想落戶到太原，但對具體的操作流程實在是一頭霧水。”7月初，23歲的秦瑋從太原理工大學畢業後，幾經周折，最後在南內環一傢俬企落實了工作。工作雖落實了，但是辦理存檔和落戶再次讓他糾結起來。
“像秦瑋這樣的流動人員，可以選擇太原任何一個人才市場，就近辦理存檔。”太原人才市場人事代理部部長郝並壽表示，自去年年末我省實行“取消高校畢業生落戶限制”政策以後，來太原人才市場辦理存檔的外地畢業生數量也多了起來，增長幅度在兩倍左右。
接著，郝並壽部長以太原為例，對存檔和落戶流程進行了解釋。
“辦理存檔落戶手續，須先簽訂一式三份的就業協議。簽訂的就業協議需蓋 3個公章：用人單位公章、太原人才市場公章、太原市大中專畢業生就業指導中心公章。”郝並壽介紹說。
蓋公章的就業協議是辦理就業報到證的重要依據，具體辦理和領取就業報到證的時間可諮詢學校。同時，到學校派出所辦理戶口遷移證，遷入地為太原人才市場，具體為太原高新區中環派出所。
走完上述流程後，畢業生便可憑本人檔案、就業報到證、戶口遷移證到太原人才市場，辦理存檔、落戶手續。需要注意的是，畢業生本人檔案須由學校通過專門途徑或者通過畢業生本人送達太原人才市場。
郝並壽部長告訴記者：“人事代理可由單位集體委託代理，也可由個人委託代理。完成人事代理並辦理存檔後，便可享受相應服務，如接收、轉遞、查閱、證明、政審、黨組關係接轉等。”
辦理存檔落戶後，又要在太原市換工作或者離開太原工作，如何辦理調出檔案?郝並壽介紹，調出檔案，即檔案傳遞，首先要有商調函。
具體辦理流程是：若新單位是太原市的，且有人事權，那麼提供新單位出具的商調函(提檔函);新單位若是本地的且沒有人事權，或者是外地的單位，那麼都要求當地縣級以上(含縣級)公共就業和人才服務機構出具商調函 (提檔函)。隨後，本人提供存檔合同書 (代理單位還需提供單位同意調出函)，到太原人才市場檔案部提檔，人事代理部視窗辦理傳遞手續。
此外，郝並壽提示廣大畢業生，檔案關乎存檔和落戶兩個方面，與參加工作後參保等事項都有關係。不要讓檔案長期處於過渡狀態，保證檔案處於完整的狀態。切勿將檔案存放到不正規的人事代理機構，避免丟失、損壞。
私拆、個人儲存、遺失檔案導致的死檔須啟用
長期個人儲存檔案、遺失檔案、私自拆封檔案等，都會導致死檔。但是，死檔並非無可救藥，可通過三種方式啟用。
長期個人儲存檔案導致死檔應儘快辦理改派手續
“我的`檔案在自己手裡，從畢業時算起，都快5年了，最近聽說個人長期儲存原來會導致死檔。”王志新焦急地說：“有沒有什麼辦法讓它起死回生?”“一般個人儲存檔案超過兩年就會變成死檔。”郝並壽介紹說，針對自己長期保管檔案造成的檔案變死檔問題，郝並壽提醒，應儘快到教育部門下屬的大中專畢業生就業指導中心諮詢，通過辦理改派手續，將檔案存放在當地人社部門下屬的人才交流中心(人才市場)來啟用。辦理改派手續時，在私企工作的，應提供本人在私企工作的勞動合同，並在一式三份就業協議上蓋上單位章，再到人才市場蓋章，最後到大中專畢業生就業指導中心蓋章。辦完手續後，將檔案存放人才市場。
私拆檔案導致死檔可聯絡學校重新稽核封籤
去年畢業的 90後女生李琳，不僅沒有及時把檔案存放在人才市場，還將檔案私自拆了封。諮詢過人才市場後，對方統一答覆：“只接受沒有開封過的檔案。”現在，她非常想知道，拆封的死檔，該如何啟用。
為此，郝並壽表示，按照國家、省、市人事檔案管理的相關規定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。因為一旦拆封，就可能意味著，檔案內材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實性便存疑了。
對於私自拆封的檔案，郝並壽介紹說，根據國家規定，人才市場不予接受。檔案持有者應當及時聯絡原畢業院校審查檔案，確認未經塗改變更後，重新封籤加蓋騎縫章，方為有效。
檔案遺失導致死檔應尋找原始檔案重新建檔
“我的檔案在畢業當年郵寄過程中弄丟了，肯定成了死檔。現在換工作，新單位要求辦理檔案手續。這可怎麼辦?”畢業於太原師範學院的馬皓月同樣面臨死檔問題。
針對檔案遺失造成的死檔、無檔問題，郝並壽提醒，首先應當聯絡家人、同學、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因為人事檔案最為注重的就是它的原始性，在證明某一事項時，檔案記錄的證明效力要高於現單位出具的證明效力。
經過努力後，仍未找到檔案，就只能通過畢業院校、所在黨組織等單位，查詢補辦有關檔案材料，比如，入學登記表、大學成績單，黨團組織關係等，形成檔案。補辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場或者機關事業單位國有企業人事部門)諮詢清楚，補辦檔案後，還要經檔案存放地稽核有效後，才算最終完成。