一、民營企業檔案工作的時代特點
民營企業檔案是指民營企業在籌建、生產、經營管理等社會活動中直接形成的對自身以及國家、社會具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對於國有企業，民營企業的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時代特點：
1、自主性。
眾所周知，在計劃經濟時代國有企業只能在政府意志下嚴格按照國家計劃從事各項活動，企業自主發展權極為有限，這也決定了企業檔案工作自主發展權有限。在社會主義市場經濟初步確立的今天，國有企業普遍建立了法人治理結構，企業自主發展權有了極大的提高，但由於所有權國有，企業仍不可避免地留下一些計劃經濟的烙印，企業管理中處於從屬地位的檔案工作也是如此。與國有企業不同，在市場經濟條件下產生髮展起來的民營企業，對自身的資產具有完全的所有權和支配權，它與政府不存在被領導與領導的關係，它完完全全以市場為導向，走自我約束、自我抉擇、自負盈虧和自我發展的道路。自然，作為企業儲備技術、儲備文化、內含大量商業密祕和智慧財產權的企業檔案，民營企業對它的自主權也是不言而喻的。首先，企業對自身的檔案具有獨立支配權，企業檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業對檔案享有獨立佔有和獨立收益的權力，這兩項權力正是企業檔案工作自主發展的最基本條件。其次，民營企業在檔案工作上依法享有根據自身情況和市場變化選擇適合自身發展的檔案管理組織形式和工作方式的`權力。
2、效益性。
企業是以賺取利潤為目的的經濟組織，民營企業尤甚。相較於國有企業，民營企業在機構設定和人員配置上更加註重效益性。市場經濟本質上是一種競爭經濟，從整個經濟環境看，市場競爭對企業提出了更高的管理機制要求。精簡機構，精簡管理人員，降低管理成本，集中資源、強化發展核心事業是民營企業面臨市場競爭的必然選擇。因此，民營企業在內部事務上總是追求以最少的代價獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當企業規模很小，形成的檔案材料有限時，企業往往只指定專人或兼職人員負責保管檔案；當企業規模很大，或發展時間較長，企業在管理、經營、生產和科研活動中形成的檔案材料很多，且門類複雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時，企業才會成立專門的機構來負責這項工作。
3、多元性。
一是民營企業檔案管理的主體呈多元化。不僅對科技檔案，其它如經營銷售檔案、合同檔案、智慧財產權檔案、民主管理檔案、企業資產檔案以及企業文化檔案也越來越受到關注。
二是檔案載體呈現多樣性，不僅有紙質檔案，還有照片、軟盤、光碟、錄音、錄影檔案，隨著資訊科技的發展，以網路為載體的檔案也呼之欲出。
三是管理模式上的多樣性。正如國家檔案局長毛福民指出的哪樣：“企業檔案實行統一管理是企業內的檔案工作要統一領導，統一制度，檔案部門和檔案人員要統一管理企業的全部檔案”。民營企業與民營企業之間、民營企業與國有企業之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個行業或整個地區的統一領導和統一模式在民營企業中不可能存在。
4、隨意性。
這是與民營企業檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營企業在對其自身檔案具有獨立支配權的同時，由於其管理者素質的差異和對檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導致不少問題，例如檔案管理人員不專業、經常變動，缺乏嚴格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬體設施不配套等，最終導致民營企業整體檔案管理水平低下。
二、如何加強對民營企業檔案工作的監管
針對民營企業檔案工作的這些特點，檔案行政管理部門應如何加強監管呢？筆者認為，應提高一種意識，抓住兩個重點，搞好三項服務，探索社會化協作之路。
（一）提高法制意識。
依法監管是加強民營企業檔案工作的有效手段，應從三個方面入手：
一是大力開展《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳工作，增強民營企業管理者的法制意識，使他們認識到建立和管好檔案的重要意義，認識檔案的潛在效益和長遠價值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監管。
二是針對性的制定民營企業檔案管理實施細則，以便在工作中有所遵循。
三是要對民營企業檔案工作實施登記管理，定期進行執法檢查，對其建檔、保管條件、檔案工作人員資質認證、檔案出賣與轉讓、檔案銷燬等進行全程監督和檢查，依法對違反《檔案法》的情況進行查處。
（二）抓住兩個重點。
民營企業規模不一，變動頻繁，無主管部門，檔案管理相對滯後，給監管工作帶來諸多不便，必須堅持抓重點監管。
一是抓住有一定規模的民營企業作為監管重點。規模企業毫無疑問對經濟和社會發展具有更大的影響力，其檔案對於國家、社會的價值普遍更大。
二是要把重要檔案作為監管重點，維護企業利益。民營企業要在激烈的市場競爭中要保持競爭力，必須維護自身商業密祕和商業利益。尤其是在加入wto後，隨著市場的開放和關稅壁壘的拆除，企業將面臨空前激烈的市場角逐和前所未有的競爭壓力，這又集中在產品競爭上，因此加快新產品研發具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻。同時，競爭中還經常涉及到智慧財產權、商標、信譽等無形資產的保護問題，在報章雜誌上經常可以看到，許多企業忽視商標、專利保護，商標被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業的商標檔案、專利權檔案、智慧財產權檔案以及關乎企業商業機密的檔案，在必要時候能夠發揮憑證價值，維護好企業的利益。此外，企業在經營活動中，往往又不可避免地會涉及到商業糾紛，合同檔案和財務檔案也就必不可少。
（三）搞好三項服務。
民營企業是新生事物，檔案行政管理部門應跳出傳統的思維定勢和工作方式，切實轉變工作作風，把工作的重心轉到服務上來。
一是要根據民營企業特點，搞好指導、諮詢和培訓。要為企業印發、制定相關業務規範和技術標準，為其建檔排憂解難。
二是要搞好典型示範。突出抓好幾個典型，及時推廣典型經驗，以點帶面，推動民營企業檔案工作規範化。同時，本著自願的原則，讓民營企業參加相應等級的檔案管理認定。
三是要平等對待民營企業的檔案人員，對符合條件的可推薦參加考評專業技術職務，對業績突出的，檔案行政管理部門應依法予以表彰。
（四）積極探索社會化協作之路。
不可否認，檔案工作在民營企業中處於“說起來重要，做起來不要”的尷尬境地，檔案本身並不直接為民營企業帶來利益，因此，民營企業管理者不會對它投入過多的人力財力物力，普遍抱有“既要馬兒跑，又要馬兒少吃草”的思想。那麼，怎樣才能使民營企業實現既降低成本又能規範檔案管理呢？深圳市檔案局在這方面做了成功的探索。1998年8月，該局成立了檔案寄存中心，企業可以根據自己的意願選擇“工作外包”的方式管理本單位的檔案，這不僅規範了企業檔案管理，還大大降低了管理成本。這標誌著企業檔案工作組織形式上的重大突破，也是民營企業檔案工作社會化協作的先聲。民營企業也應充分認識自身特點，適應社會化協作管理方式，創新發展檔案事業，使檔案工作緊跟時代步伐，在維護企業利益、促進企業發展方面發揮更大作用。