3W式結構
一封商務信函的全文結構可以用3W 來表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什麼要寫這封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回覆對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閒時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商務信函的徵文，敘述事實或者理由來支援信裡的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合併成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。如：
例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了，沒有一句多餘的話，既解釋了未按時付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記住：你不是想給收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多餘的話，因為那樣可能會使寫信人的要求不夠明確突出，簡潔的表達更能突出重點，以便對方對你的來信及信中提到的內容做出及時迅速的處理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票；②受到支票後請通知寫信人。
以上例（１）、（３）、（４）構成了一封重點突出、清楚明白的商務回覆信。簡明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱讚美女的`話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務英文信函中的上佳之作。
當然，我們還需要注意要求簡潔並不是要使商務信函像電報一樣，沒有一個多餘的詞。有時為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語和句子也屬於商務書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡”和“繁”之間的這個“度”。刪繁就簡是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的資訊的無實際意義的、重複和累贅的字、詞、短語和句子。
