到底有什麼好方法能有效地降低採購成本呢?專家們可能會列舉出好多，但其中一種，叫“採購的價值分析 (Value Analysis/ VA)”，是公認和共同推薦給企業在做採購決策及供應商選擇時採用的方法，也是非常實用的降低採購成本的方法。
採購的價值分析方法 ，是GE公司在不降低產品使用價值的前提下，有效降低了採購成本的一種實踐方法，為全球很多企業所推崇標杆。我們先來全面瞭解一下這種方法，然後再舉個案例來加以實踐說明。
採購的價值分析法取得了哪些影響全球的成就?
採購的價值分析方法源於1940年的美國,第一個使用價值分析概念的是GE公司的工程師、採購副經理H.A.溫諾，而付諸實踐的卻是GE工程師、後任價值服務部經理的麥爾斯。
那時正是第二次世界大戰伊始，美國市場原材料供應十分緊張，而GE急用石棉板，貨源不穩，價格昂貴，是麥爾斯找到了替代品。這是最早應用價值工程的例項(詳見拙著《企業採購與供應商七大實踐技能》)。
戰後，GE副總經理艾立奇，將能有效降低採購成本的價值分析方法，廣泛地應用於企業生產成本的降低和產品價格效能比的研究領域。而以麥爾斯帶頭的研究小組於1947年，將他們的研究成果，發表於美國的《工程師》雜誌，公佈於眾。
後來，還引起了美國國防部的關注，並被應用於軍用器材與裝備的採購活動中，規定承包軍用品市場的企業，因應用價值分析方法而節約的費用可以20%-30%作為利潤返回。就這一項措施，就使得當年美國國防部的採購開支，節約了3500多萬美元。
1959年，成立了美國價值工程師協會，麥爾斯出任會長。1961年，麥爾斯出版《價值分析技術》一書，奠定了價值工程學說的理論基礎。
美國在越南戰爭期間，國防部部長，邁克納馬拉，在軍工部門大力推行價值分析方法，使得美國1963年到1965年的財政年度中，分別節約了7200多萬和2.5億和3.27億美元。為表彰麥爾斯的救出貢獻，美國海軍部授予他“傑出的公共服務獎”。
而收益最大的當然是GE，在隨後的17年裡，GE通過廣泛使用價值分析方法，共節約了2億美元。
1955年10月，日本成本管理考擦團，赴美學習價值分析方法，並於1957年，向日本企業界推薦了價值分析方法,迅速得到了豐田、日立、富士通等企業的應用。1965年，日本成立價值工程師協會，並與全面質量管理/TQM相結合,成為日本“成本-效益生產系統”的基石。
1973年11月，德國把價值分析方法進行了標準化，並納入德國的國家標準-DIN69910，德國價值工程師協會公佈說，應用價值分析方法，可降低25%的採購開支和40%的新產品研發費用。
如何使用採購採購價值分析法?
採購的價值分析，說白了，就是在佔採購總成本80%價值的20%數量的採購商品中，用改換同質廉價或修改設計的方法，並以詳細的技術說明作為採購依據。可見採購的價值分析是降低採購成本 、提高採購經濟效益的有效方法。
所謂“價值”就是以最低的總成本,可靠地實現產品或服務的必要功能,就是說，我們採購的其實不只是表面上看到的具體某一項物品，我們採購真正需要的是該種物品的“功能”，就有如我們買像機是為了紀念，而不是照片或像機本身這些物品。
價值=功能/成本。提高價值有如下五種方法:
提高功能, 降低成本, 可大幅度提高價值;
功能不變, 降低成本, 也可提高價值;
成本不變, 提高功能, 從而提高價值;
功能略有下降, 但成本大幅度降低, 來提高價值;
適當提高成本, 但大幅度提高功能, 從而提高價值。
因此，為了有效地和更合理地降低採購成本 ，我們必須牢記：
不著重於採購物品的本身, 而是要著重考慮物品的基本功能;
只要滿足物品的基本功能, 就應該購買更加便宜的東西;
要購買必要的功能, 而不購買必要的物品;
企業在採購物品時,評估物品的使用價值和購買費用;
物品的“使用價值”,就是物品的基本效能能否滿足我們的需求;
評價“購買費用”, 即購買該物品所要支付的全部費用是否最合理;
將“使用價值” 與“購買費用” 統一起來比較,就能得出“值不值得”購買的概念;
物品的價值就是物品功能與購買費用的綜合對比,比值越大,則價值越高,反之,價值就低。
為了能更好地掌握採購價值分析這一非常實用的方法，你不妨選擇一種成本相對較高的，或者至少您認為高於其應有成本的`或者批量較大的採購物品,作為價值分析的物件,然後提出下列問題並認真加以回答:
該物品的成本是否與其用途相符?若不符,可否降低成本?
需要其所有的特徵嗎?可否分離其基本的、必要的和次要的功能?
是否有更好的可滿足其預期使用目的的物品來代替它?
這種物品能否被淘汰?我們最初的設想或預期使用目的改變了嗎?
如果不是標準或通用物品,那麼能否使用標準或通用物品來代替它?
這種物品的必要效能是否已超過了我們的實際需求?
在我們現有的庫存中是否有類似功能的物品可代替使用?
目前在全球範圍內是否有新技術、新設計能改變該物品的功能?
該物品的質量公差精密度是否要求過高或高出實際的需要?
我們自己能否以更低的成本製造該物品而不用從外高價採購?
當您能生產時再思考全球範圍能否以更低的價格採購到此物品?
有效降低採購成本 的十X大措施
另外，大量的實踐已經證明，如下的19大措施，能有效地幫助在實際採購管理工作中大幅度地降低採購成本 ：
保持足夠的貨源以確保競爭性;
選擇彼此競爭的供應商,在他們之間分配訂單;
任命高素質的採購經理,採取更高階的採購方式;
經常改變在供應商之間的訂單分配比例,促進競爭;
經常徵求新供應商意見以收集市場的動態同求資訊;
調查評估選擇和考核供應商,並對他們進行動態分類;
不斷尋找其他單位合夥/聯合採購的機會以降低成本;
用承包年採購量並分批交貨來代替經常性小批量;
在資訊系統上加大投資,更好地瞭解供應商和市場狀況;
降低購買成本;
降低庫存成本;
降低運輸成本;
降低生產成本;
提高產品質量;
改進產品設計;
提高顧客滿意度;
引進新產品或新工序;
減少產品抵達市場所需的時間;
供需雙方建立良好的溝通環境。
價值分析 的確是降低採購成本 的很實用的好方法，但降低採購成本 還有很多其他方法。我的MBA論文和博士論文與我的實踐經驗一樣,都是研究採購物流和供應鏈管理的,我的結論是: 真正有效的降低採購成本的方法, 多半是由一線採購人員創造出來的.所以,我們採購人員應多思考,多總結。