引導語：為了加強公司基本建設的經營、財務管理，規範採購工作流程，進一步提升公司採購工作效率，使之更好的為公司建施工提供物資供應保障，下面是本站小編為你帶來的南桐選煤廠對外物資採購及使用管理辦法，希望對你有所幫助。
總則
一.目的：
為規範南桐選煤廠對外採購的行為，加強對外物資採購的管理工作，使採購過程中的決策管理、價格監督、質量檢驗等工作步入規範化，制度化，做好成本控制，特制定本辦法。
二.適用範圍：
本辦法適用於南桐選煤廠後勤物資，辦公物品，接待用物資的對外採購行為。
一 釋義
(一)採購物資的分類
本辦法所指採購物資分為三類：
A類，後勤物資包括各種活動用獎品、辦公物品，食堂用物資等。
B類，接待用物資包括煙、酒、禮尚往來物品等(電腦耗材也屬於B類)。 C類，生產物資採購由材料工具室提計劃報公司供應分公司。 (二)與採購物資管理相關聯的二級單位的分類 1、需求使用單位 2、採購科室
(三)採購的方式分類
1、固定廠商、長期報價採購 2、即時詢價採購 (四)採購科室劃分
1、A類物資的採購科室為生活後勤科。 2、B類物資的採購科室為辦公室。 (五)採購物資付款方式分為 1、貨到憑發票報銷付款。 2、貨到後分期付款。 3、貨到延期付款。 4、以上方式的結合。
二、職責
(一)需求使用單位負責
1、提報物資需求(採購)計劃。 2、提送物資需求報告書。 (二)採購科室負責
1、A、B類物資需求(採購)計劃的稽核。 2、採購合同的編寫、簽訂。 3、負責採購A、B類需求物資。
4、A、B類採購物資的入庫檢驗或驗證。 (三)廠各車間、科室分管廠領導負責
1、審議批准《物資需求(採購)計劃》。
2、審議決定是否採取公開招標方式的採購事項。 (四)黨政領導負責 1、採購合同的批准。 2、《申請報告書》的批准。 3、採購付款的批准。 (五)財務科科長負責 採購付款的稽核。 (六)政工科室負責 採購合同的審查。
三、程式
(一)物資需求計劃及發放程式
1、需求使用單位根據工作需要在需要使用物資前10天填寫《物資需求(採購)計劃》及《申請報告書》。 2、《物資需求計劃》及《申請報告書》經廠分管領導審查，黨政領導批准後，提報至需求物資的採購科室。
3、採購科室根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。 (1)庫存數量充足的'，先行部分發放或隨時發放。
(2)庫存數量不足的，執行《物資採購審批程式》後發放。
(3)庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程式》。
(4)所有的發放都必須經過黨政領導或分管廠長審查後才能進行發放。 (二)需求使用單位物資發放程式
1、按採購計劃內容到採購科室庫房領取物品，並辦理出庫手續。 2、發放物品時使用單位要建立發放明細。
3、物品發放完畢後，按相關要求把明細整理好交財務科。 (三)物資採購審批程式
採購科室根據按照《物資需求及發放程式》彙總的《物資需求計劃》及《申請報告書》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式進行計劃採購。
(四)物資採購實施程式
1、物資採購科室採購人員接到經批准的採購計劃，先核對採購內容，查閱其他相關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，進行採購。
2、原則上零星物資採購科室可靈活採購，批量物資應在大型商場，超市進行採購。
3、特殊情況的採購經辦人員應在詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程式各級審批後再進行採購。
4、涉及到某些特殊物資的採購需要需求使用方與採購科室一起進行採購。 (五)採購物資驗收入庫工作程式
1、採購物資到廠後，採購科室應安排專人對採購物資進行檢驗或驗證。 2、檢驗或驗證合格後，由採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或
驗證人員簽字後物資登記入庫。 (六)採購物資付款工作程式
1、採購物資的付款，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》以及購貨發票根據廠財務報銷的有關規定經廠長或書記批准後辦理報銷付款手續。 四、規定與標準
(一)物資需求(採購)資訊傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《物資需求(採購)計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。 2、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月度物資需求(採購)計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
3、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知採購科室，雙方協商積極配合處理好有關事宜。 (二)物資採購規定
1、物資採購科室必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、採購科室要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。
3、凡採購單批總價在1萬元以上的批量物資必須上廠務會確定相關事項。 4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購科室應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。 (三)採購物資驗收出入庫規定
1、採購物資到廠後，必須經採購科室組織專人檢驗或驗證合格後方可入庫。 2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由採購科室辦理出庫手續。
(四)採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。 2、未經廠領導審批的款項。 (五)採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據工作需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求(採購)計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求(採購)計劃的行為進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護企業的利益，保障我廠採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守規章制度的規定，按照規定的程式和標準採購，任
何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三十日之內上交廠紀委。
5、物資採購過程中發生的違紀行為由廠政工科負責查處。
(六)售後服務
對於採購物資，採購在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1)採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由採購科室負責聯絡。
2)對於在使用過程中(保質期內、正常使用條件下)出現的質量問題，由採購科室在規定時間內協調解決。
附：物資需求(採購)計劃表
物資需求(採購)計劃表