對一個電腦使用者來說，文書處理工作是必要的。出於某些目的，我們常常需要對自己的文件進行保護。這裡所說的“保護”有兩層含義。第一、確保自己文件中的資訊不被其他未授權使用者看到；第二、避免巨集病毒、誤操作及其他各種原因使文件檔案受損，保證文件的完整性。現在我就以使用Word多年的經驗(雖然有點自賣自誇)，談談保護Word 2000(以下簡稱Word)檔案的方法和措施。
隱藏文件紀錄
當我們開啟Word時，首先會看到什麼？對了，只要用滑鼠點選“檔案”選單，預設情況下會列出最近使用過的4個檔案。這樣，我們開啟過的檔案會完全暴露在外，無需查詢也能輕易被別人發現。
出於保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的檔案，要達到這樣的目的，只要在“工具”→“選項”→“常規”選項卡中不選中“列出最近所用檔案”即可。
這樣做就沒人能發現最近被使用過的檔案了？答案當然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”選單中“文件”子選單會列出使用者最近使用過的所有檔案，對敏感內容應及時予以清除。我們可以通過點選“開設”→“設定”→“工作列和開始選單”→“高階”選項卡中的“清除”按鈕（這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似）。可是，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時候忘記清除怎麼辦，有沒有一勞永逸的辦法呢？我們可以通過修改註冊
在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設定為1，可使“文件"選單中的內容不再改變。或者在上述分支下新建一個名為“NoRecentDocsMenu”的二進位制值，並將其鍵值設定為“01 00 00 00”，重新啟動後“文件”選單將從“開始”選單中消失。
躲開他人視線
現在我們可以開始安心編輯檔案了。不好，突然有人走了過來——有時我們不希望別人看到自己正在編輯的文件。如果直接關掉Word等會還要重新開啟編輯的文件，對已經設定了“不顯示最近使用檔案”的使用者來說，要是目錄很深，那可慘了……其實有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl＋A”選中全文，再用工具欄中的“字型顏色”按鈕將字型設定為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄製一條巨集命令：選擇“工具”→“巨集”選單中的“錄製新巨集”命令，在彈出的對話方塊中輸入巨集名（隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將巨集指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話方塊中指定執行這個巨集所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合衝突)。等別人走開以後，我們再按下Ctrl＋Z組合鍵即可(其實，這是利用“撤銷”命令的原理實現的)。
給文件設定密碼
漫長的文字錄入工作終於完成了，如果不希望那些未經授權的使用者使用你的儲存檔案，就應該給它設定密碼。開啟“檔案”→“另存為”→點選“工具”按鈕中的“常規選項”，在密碼欄中輸入密碼，確認輸入後即可。這裡要說明的是，Word提供了兩種型別的密碼用於檔案保護：
“開啟許可權密碼” ——限制未經授權的使用者開啟文件；
“修改許可權密碼”——限制未經授權的使用者對文件作修改，沒有修改許可權密碼的使用者只能以只讀方式開啟文件。這兩種密碼是相互獨立的，可以根據自己的需要分別設定。密碼的最大長度為15個字元，並區分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式開啟文件”選項，這樣文件被開啟前會出現建議使用者以只讀方式開啟的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文件仍以常規方式開啟。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解Office文件密碼的軟體來說，長度太短或較有規律的Office文件密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文件，我們還需多加留心，儘量使用數字、字母大小寫混合加密。
加密後的小措施
即使文件已經進行過加密保護，我只要動動滑鼠，仍然可以瞭解你的文件的一些內容。用滑鼠右擊文件，在彈出選單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項卡的標題項中看到文件的部分正文內容。這是為什麼呢？ 字串2
原來很多人習慣在編輯一個新文件的時候先直接輸入正文，然後再給文件起標題。這樣一來，Word就會自動將正文的前幾十個字作為文件摘要資訊儲存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的`保護，我們要養成首先輸入文章標題或是及時手工更改標題的習慣。如果你不想讓別人知道你的一些使用者資訊，還應在“工具”→“選項”→“使用者資訊”選項卡里做一些修改工作(包括“使用者姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。
方便安全的審閱
經過上述方法處理文件，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇文件後，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”→“保護文件”命令可對原文件進行保護。這樣，他人在文件原稿上所做的修改都以用修訂標記或批註標記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能：選中“檔案”→“另存為”→點選“工具”按鈕中的“儲存版本”，以後再選擇“檔案”選單中的“版本”命令，就能在彈出的對話方塊中選擇所需的舊版本進行檢視和處理。
巨集病毒防範
Word提供了對巨集病毒的警告保護，使用者可以選擇“工具”→“巨集”→“安全性”命令，在彈出對話方塊中設定各種安全級別。建議設定為“高”或“中”，使Word禁止非可靠來源文件中巨集的執行，或在執行前給出警告提示，讓使用者選擇執行與否。但是某些軟體(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強制你將其設定為“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預防巨集病毒而不能防毒，所以要真正杜絕巨集病毒，應該使用防病毒軟體。
突發事件下的文件保護
有時候可能由於突發事件（比如斷電、宕機）導致文件未能儲存，難道就讓所做的一切都付之東流？我們應儘量利用Word提供的“自動儲存”功能，在“工具”→“選項”→“儲存”選項卡中設定“自動儲存間隔時間”，不要把這個間隔時間設定得太短，否則頻繁的儲存，一來浪費時間，二來損傷硬碟。設定好後，再碰到上述情況，Word的自動恢復功能會在下次使用Word時自動開啟恢復檔案，恢復檔案中包含了最後一次自動儲存功能對文件所作的修改。若是Word沒有自動開啟恢復檔案，我們可手工將其開啟。恢復檔案的字尾名為asd，其路徑在“工具”→“選項”→“檔案位置”選項卡中查詢，對於Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”資料夾，對於Windows 2000一般為“Documents and Settings使用者名稱Application DataMicrosoftWord”資料夾。
Word還提供了文件備份的功能。選中“工具”→“選項”→“儲存”選項卡中的“保留備份”選項，在將當前的修改內容儲存到原文件的同時，Word會自動保留一個備份文件（備份文件是以wbk為字尾名的）。
好了，說了這麼多，可能大家已經發現，原來對於文件檔案的保護工作，並非一定要通過加密軟體才能完成的，Word自身已經為我們提供了不少功能，只要我們平時注意積累，就會讓自己的文件越來越安全。 字串7