引導語：以下內容由應屆畢業生培訓網為您整理而成，謝謝您的閱讀。
一、如何預約
1. 文體介紹
人員出訪，常常需要事先與要見面的人或公司進行預約。這類預約e-mail 較易寫，只要做到清楚、簡潔、禮貌就行。它一般包括下列內容：
(1)請求約會並說明原因。
(2)建議確切的約會時間和地點等。如果你的時間比較充裕，預約時可給出你可接受的時間由對方決定。
(3)請對方答覆並進行確認。
回覆這類電子郵件可分為接受和拒絕兩種。接受的內容一般有：表明來信收悉;表示接受;重述具體時間、地點等;表達希望會晤或感謝的心情。拒絕的內容一般包括：表明來信收悉;說明拒絕的原因;致歉。
當要變更預約時，應說明變更的原因，同時致歉。
2.實用範例
(1)
subject: Request for an Appointment
Dear Mr. Smith
I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.
I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.
Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!
Sincerely yours,
Li lei
Guangzhou Trading Company
主題： 請求約見
親愛的史密斯先生：
我預定這個月底出差赴美，希望屆時能到貴公司訪問你。
我預計在8月20日或其前後抵達華盛頓，大約停留1周。 若方便的話，望你能擠出時間在8月22或23日與我見面，我將十分感謝。假如這兩天都不行，請以電子郵件回覆並告知其他日期。
先在此謝謝你的大力協助，期待不久在華盛頓與你見面!
你真誠的
李蕾
廣州貿易公司
(2)
Subject: URGENT-Need to Change Appointment
Dear Mr. Zhang,
With regard to our appointment to visit your China’s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.
I’m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap?
Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you.
Best regards,
James Black
Director, Overseas Operations
Washington Motors, Inc.
主題：緊急-----請求變更約會
秦愛的張先生：
原定於8月2日訪問貴公司中國工廠的行程，因有突發事件必須親自處理，在此不得不懇請你將日期改至8月3日，實在抱歉。
在最後一刻才提出這個要求，實在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10點左右與我見面。 若有不便，請儘快以電子郵件告知。
希望這不會帶給你太大的麻煩，謝謝。
詹姆斯。布萊克
海外部經理
華盛頓汽車有限公司
二、介紹信
1. 文體介紹
正式介紹信是寫信人因公務把自己的同事或業務關係介紹給某單位或某個人。 這種介紹信言和格式比較規範、嚴謹， 內容一般包括以下幾個方面：
(1)簡單地介紹一下被介紹人的身份和情況。
(2)說明事由，並要求對方對被介紹人提供某種幫助。
(3)對對方的幫助預先表示感謝。
(4)如果是熟悉的業務往來或老的工作關係，也可以附帶詢問一下工作上的近況和向對方致以問候。
(5)介紹信一般篇幅不長，前三個方面的內容常常可以放在一個段落裡。
2.實用範例
(1)
subject: Introduction
Dear h,
This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.
We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.
Yours faithfully,
Yang Ning
尊敬的史密斯先生，
現向您推薦我們的市場專家弗蘭克·瓊斯先生。他將因公務在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。
我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，並非常高興施以回報。
您誠摯的
楊寧
(2)subject: Introduction
Dear Sir/Madam,
We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.
We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.
Yours faithfully,
Yang Ning
尊敬的先生/小姐，
我們非常高興向您介紹我們紡織部的進口經理王有先生。王先生將在你市度過三週，他要與主要的生產廠家拓展商務併為下一季度採購裝飾織品。