語氣要委婉
語氣強硬地說“不行”、“沒辦法”，會傷害對方的自尊心，甚至遭來對方的怨恨。對別人的要求要洗耳恭聽，對自己不能答應的事要表示抱歉。體諒對方拼命工作的苦心…這些都是在你回答“不”之前所應思考的。尤其當要求的對方是上級時，說話更要留餘地。
要顧及對方的自尊
人都是有自算心的，一個人有求於別人時，往往都帶著侶儲不安的心理。如果一開始就對他說“不行”，勢必會傷害對方的自尊心，使對方不安的心理急劇加速，失去平衡，引起強烈的反感，從而產生不良後果。因此，不宜一開口就說“不行”，應該普至對方的願望，先說關心、同情的話，然後再講清實際情況，說明無法接受要求的理由。只有先說這些讓人聽了產生共鳴的話，對方才能相信你所陳述的情況是真實的相信你的拒絕是出於無奈，是可以理解的。
降低對方對你的期望
大凡來求你辦事的人，都是相信你能解決這個問題，抱有很高的期望值。一般來說，對你抱有期望越高，越是難以拒絕。在拒絕要求時，倘若多講自己的長處，或過分誇耀自己，就會在無意中抬高了對方的期望，增大了拒絕的難度。如果適當地講一講自己的短處，就降低了對方的期望，在此基礎上，抓住適當的機會多講別人的長處，就能把對方求助目標自然地轉移過去。這樣不僅可以達到拒絕的`目的，而且使校拒絕者因得到一個更好的歸宿，由意外的成功所產生的愉快和欣慰心情，取代了原有的失望與煩惱。
讓對方明白自己的處境
一般來說一個人有事求別人幫忙時，總是希望別人能滿足自己的要求，卻往往不考慮給他人帶來的麻煩和風險。如果讓對方設身處地去判斷，這樣會使提出要求的人望而止步，放棄對他人不切實際的要求。
態度一定要真誠
拒絕總是令人不快的。特別是上級、師長拒絕下級、晚輩的要求時人，要以同情的態度，關切的口吻講述理由，使之心服。在結束交談時，熱情相送，表示歉意。不能盛氣凌要熱情握手，熱情相送，表示歉意。