1、對外貿易和商務英語函電概述
1.1 對外貿易
對外貿易是一個國家或者地區看待它與其他國家和地區的貿易活動，主要是商品、勞務和技術的交換活動。對外貿易不但可以把已開發國家互相聯絡起來，也可以把生產發展水平低的國家以及地區加入到交換領域，使這些國家和民族的勞動產品日益具有商品以及交換價值的性質，帶動他們的發展。進行對外貿易活動就可以參與國際分工，節約社會勞動，使各國的資源得到最充分的利用，加速社會擴大再生產，保證社會再生產順利進行。按照貨物移動方向可以分為進口貿易、出口貿易、淨出口與淨進口貿易等;按照運輸方式可以分為陸運貿易、空運貿易、海運貿易等;按照交易物件可以分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易。
1.2 商務英語函電
商務英語函電是對外貿易中交流的主要途徑之一。是以英語為載體而進行的函電往來，主要應用電報、電傳、信函、傳真、電子郵件等通訊方式。它是函電發出者編碼和接受者解碼的過程。只要能順利編碼和解碼，函電交際過程就可以順利進行。商務英語函電包括：商洽函、詢問函、答覆函、請求函、告知函、聯絡函。它是公司之間聯絡顧客的工具，在對外貿易中發揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及的業務包括建立業務關係、詢盤、發盤、還盤、接受、執行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業式、簡潔式和莊重式。格式自由化主要體現在信頭、呼語和信內地址等方面。貿易雙方業務聯絡越來越多，彼此間的瞭解與溝通日益深入，這也是函電存在的原因。
2、英語函電在對外貿易中作用
隨著資訊科技和網路技術的發展，人類社會進入了資訊社會，很大程度上傳真、網際網路、電子郵件等更為迅速、方便、經濟的通訊手段代替了傳統的信函通訊手段。商務函電以其體貼、完整、具體、簡潔、準確、清楚、禮貌的特性，在對外貿易中發揮著重要的作用，目的是索取傳遞資訊，進行有效的交流、處理商務交流中有關事宜，維持良好的業務關係和進行正常的商務往來。具有效率高、經濟性與簡潔性的特點。國際貿易的操作中，所有函電都有重要的法律依據。當產生貿易糾紛時，商務函電可能左右糾紛解決的結果。國際貿易越來越依賴於單據交換的過程，商務函電的中心化作用也日漸明顯。筆者經過探究總結，提出了商務函電在對外貿易中的作用：
2.1 提高對外貿易的工作效率、降低成本
傳統對外貿易的通訊方式中，傳統的信函和電報都是以紙檔案傳送資訊，這樣就造成了有大量相關資料和單據需要整理，分類和存檔的繁瑣過程。等待客戶回覆的時間漫長，這樣使得工作效率非常低，耗時耗力。現代商務函電的使用，使紙檔案逐漸減少，工作量變小，工作變得比較簡單，相關的資訊可以通過商務函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;同時為企業降低了成本，尤其在外貿企業不斷髮展壯大的當今社會，企業管理成本降低的幅度就愈加明顯。
2.2 為企業挖掘更多新客戶，加深彼此之間的聯絡
商務英語函電的出現和快速發展，使國際通訊方式更加便捷。許多外貿企業可以通過網路資訊或者經過他人介紹後得到潛在客戶的聯絡方式，然後就可以使用方便可靠的現代商務英語函電使他們在短短几分鐘內與客戶取得聯絡。在經過詢問和相互交流後，就可以與客戶建立長期的合作關係。這樣企業的客戶會越來越多，業務量當然也會隨之有很大的提高，企業就會一步步發展壯大。建立客戶群以後，平時與客戶的聯絡也會相當簡單，可以隨時瞭解客戶的需要，解決客戶提出的問題並加深瞭解。例如，當外貿企業業務員在執行合同時，出現任何問題或困難可立即與客戶取得聯絡，並通過商議得到解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯絡瞭解近況、加深感情，為以後能方便順利的合作打下了堅實的基礎。
2.3 促進對外貿易經濟的增長
近年來，電話和傳真為跨國界的貿易伙伴提供了快捷的.通訊。有很多例項說明了這點，而電子郵件、MSN、Skype、黑莓這些先進的全球聊天通話網路通過資訊交換平臺，進一步促進對外貿易的發展。有這些快捷的全球通訊方式做後盾，使許多中、小型企業紛紛進攻國外市場，這樣做來擴大貿易範圍、規模從而尋找新的貿易發展機會，帶動了我國進出口貿易的發展，推動我國的經濟發展，為我國發展做出了貢獻。
2.4 實現貿易的全球化
傳統的貿易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿易雙方反覆進行多次的面對面的洽談和資訊交流，而對外貿易的進行很大程度上受到貿易雙方地理位置等客觀條件的限制。由於受到空間和時間的限制，貿易活動過程顯得尤其複雜，而且成本費用很高，速度也很緩慢，安全問題也不能保障，資料很容易丟失或者毀壞。現代商務英語函電的迅速發展，為企業提供了進入國際市場的快捷通訊工具。外貿企業從此沒有了時間和空間等因素的限制，企業的業務就可以在全球的範圍內進行，尋找貿易合作伙伴和開展新的業務，並且可以隨時與客戶進行交流資訊意見，就不會出現貿易雙方洽談和資訊交流上的不便。哪裡的客戶都是一樣便捷，貿易全球化勢在必行。