1．目的和範圍:
會議是公司內部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在於規範各種會議的組織籌備、資訊收集、資訊溝通、會議記錄、會議紀要發放、會後跟蹤落實等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利於持續有效的制度化改進。其範圍涵蓋公司內的各種會議以及公司員工外出參加的會議。
2．職責
2.1總經理/副總經理
2.1.1主持經理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；
2.1.2指定專人追蹤經理例會事項的落實情況；
2.1.3經理例會後,指定專人整理會議記錄,形成併發放會議紀要；
2.1.4參加相關會議。
2.2總經理室
2.2.1總經理祕書負責經理例會的.通知、召集；總經理室有關人員參加經理例會。
2.2.2總經理室通知召開公司員工大會；
2.2.3組織召開公司專題會議；
2.2.4負責組織與質量管理體系有關的會議；
2.2.5總經理室副主任負責經理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀要發放、會議佈置工作執行情況的追蹤、落實和反饋等工作。
2.3各部門
2.3.1經理例會前向總經理室遞交本部門工作週記，部門正職經理和專案部正職經理參加經理例會，佈置執行會議安排工作；
2.3.2部門經理主持召開本部門週會，負責週會精神在本部門內部的溝通；
2.3.3業務主管部門負責業務專題會議的召開，並組織相關部門參加；指定專人做會議記錄，發放會議紀要、追蹤落實會議佈置工作；
2.3.4部門經理、人力資源部經理審定並批准員工外出參加外部會議（高階員工由總經理批准）；
2.3.5人力資源部負責公司員工大會等會議的具體會務安排。
3．工作流程
3.1會議類別
3.1.1例會，包括經理例會、各部室週會、專案部例會、施工監理例會等；
3.1.2專題會議，包括公司專題會議和部門業務專題會議（針對業務專題由業務主管部門牽頭組織有關人員召開，如圖紙會審會議、開標評標會議、合同評審會議等）；
3.1.3與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議，內、外部稽核會議，管理評審會議等；
3.1.4全體員工大會，包括各種動員大會、年初計劃動員會、年終總結表彰會等；
3.1.5其他內部會議；
3.1.6外部會議：指公司員工外出參加的由政府、行業協會和其他組織機構主辦的各種會議。
3.2會議組織流程
3.2.1例會
經理例會
A．經理例會由總經理/副總經理主持，總經理祕書負責召集，原則上每兩週一次。與會人員為各部室正職經理、總經理室有關人員以及總經理指定的其他員工。原則上每三個月召開一次經理例會擴大會議，與會人員範圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高階職員。
B．在例會前，各部室應向總經理室遞交部門工作週記一式四份（分發至總經理、兩位副總、記錄存檔各一份）。週記包括“本週工作主要情況”、“存在的問題及改進意見”、“下週主要工作計劃”三個欄目。總經理室指定專人追蹤上次經理例會事項的落實情況，並整理成“經理例會落實情況”一式四份（分發範圍同部門工作週記）。
C．在經理例會上，由副總經理通報上次例會已落實事項和未落實或正在辦理中的事項；總經理主持討論各部室週記“存在的問題及改進意見”欄目中提出的問題，並確定改進意見；總經理主持討論會上提出的其他問題。
D．在經理例會後，由總經理室副主任整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要送呈副總經理審閱後，及時發放至各與會者手中。與會者應向本部門員工傳達會議精神，安排落實會議佈置工作。會議紀要必須編號，標明“機密”字樣，註明會議時間、地點、參加人員、缺席人員。經理例會紀要共分“上次例會未完事項”和“本週例會事項”兩個欄目。總經理室儲存經理例會紀要、各部室週記、“經理例會落實情況”，並按年度整理成冊，按規定，每兩年向公司圖書檔案室移交一次。
各部室週會
由各部室經理負責主持召開，會議內容包括傳達經理例會精神、安排執行經理例會上佈置的工作、通報本週工作主要情況、討論存在的問題及改進意見、安排下週主要工作計劃等等。原則上每隔一至二週一次，與會人員為各部室全體員工。各部室週會應形成書面紀要或以週記的形式體現，以適當的形式（如在部門辦公室的看板上張貼）在部門內部傳遞，並在當週經理例會前送呈總經理室。
專案部例會和專案部參與的施工監理例會
專案部例會和專案部參與的施工監理例會的有關制度參見《施工管理程式》。
3.2.2專題會議
公司專題會議
總經理/副總經理根據公司業務運作的需要確定公司專題會議議題、議程時間、地點、與會人員等，由總經理室根據總經理的意見負責召集有關人員召開專題會議，並負責會議記錄、會議紀要發放（發放範圍：每一位與會者）和會議佈置工作的追蹤落實等。公司專題會議根據具體情況不定期舉行。總經理室儲存專題會議紀要，並按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。
業務專題會議
由業務主管部室負責召集，與會者為各有關部室人員。會議應形成書面紀要分發至所有與會部門的主管手中，並由專人對會議佈置的工作進行追蹤。業務專題會議根據業務開展情況不定期舉行，必要時可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀要。會議紀要的發放和存檔同的有關規定。
3.2.3與質量管理體系有關的會議
與質量管理體系有關的會議，包括內外審首末次會議、內外部稽核會議、管理評審會議等，其有關規定參見《工作改進管理程式》。
3.2.4全體員工大會
員工大會由總經理/副總經理主持，總經理室通知召開，並佈置有關部室準備會議資料，人力資源部負責具體會務安排。員工大會不形成會議紀要，但總經理室應儲存會議有關材料，並定期整理歸檔。
3.2.5其他內部會議
其他內部會議的有關制度參照上述適用的條款執行。
3.2.6外部會議
公司員工外出參加由政府、行業協會和其他組織機構主辦的各種會議，必須徵得部門主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續。員工外出開會期間，必須做好會議記錄，返回公司後，必須在一週內整理有關資料，向部門主管或總經理室提交報告，必要時召集有關會議進行傳達。
3.3會議紀要及其他會議檔案的歸檔
會議紀要及其他會議檔案歸檔參照《檔案管理》的有關規定執行。
4．相關檔案
4.1《施工管理程式》
4.2《內審程式》
4.3《管理評審程式》
4.4《工作改進管理程式》
4.5《人力資源管理制度》
5.相關表單、記錄
工作週記
各種會議紀要
6.附表
工作週記（見《檔案管理程式》）
編制：改革領導小組
日期：20xx.12.23稽核：
日期：批准：
日期：