業務部是一個公司的視窗，代表著公司的形象，最重要的是客戶服務優為重要，我們必須以客戶的滿意為關注焦點，才能贏得業內更多的至尊客戶，贏得更大的市場，使公司得以飛速發展。
一、作為業務跟單人員，要做好內部與公司各部門之間的銜接溝通、與駐外辦業務員的溝通，外部與客戶的溝通。
1.與內部各部門之間的溝通：要明確溝通內容、部門，以書面形式（內部聯絡單），確保溝通的有效性，切誤與其發生正面衝突，要學會如何與人相處，首先要持良好的態度對待別人，別人才會以相同的態度回報於你。及時追蹤結果，要有時間的緊迫性、回覆意識，將結果及時反饋給客戶。
2.與駐外辦業務員的溝通：業務員在外奔波較勞累，跟單人員要在維護公司利益的前提下及在個人能力範圍之內，多多協助他們處理客戶的定單、報價、投訴等各項內部事宜。
3.與外部客戶的溝通：跟單人員同客戶溝通，大多都是通過電話溝通。文明而又禮貌的電話用語，體現一個公司整體素質和企業文化形象。接電話時做到口齒清晰，自然發聲，面帶微笑語調熱情、愉快，雖然客戶看不到你，但能感覺到你良好的精神狀態，這樣客戶對你乃至公司會留下好的印象；專注傾聽了解清楚客戶所講的內容，不要隨意打斷對方的講話，正面地遣詞用詞，避開客戶不受聽的話，遇到客戶提出無理的要求時，要巧妙地說“不”；當客戶的語氣很不好時，切勿與客戶在電話中爭執，要以平和冷靜的語氣、聲音甜美、溫柔，採取以柔克剛的方法同客戶解釋；電話結束通話之前，需同對方說“謝謝”“再見”，待對方先掛電話後再結束通話電話。
二、作為跟單人員，我覺得做好這個崗位工作，首先要講究工作方法(計劃→實施→改善→總結)，要養成勤記錄的習慣，思路要清晰，有條理性地安排工作，所謂做對事情才會有效果，用對方法才會有效率。對所負責的相關客戶資料集中整理記錄（一一分類記錄作帳），方便查詢。
1.定單的處理：接到客戶的定單，首先應核實此張定單為返單還是新產品定單。如為新產品定單，應先了解清楚其產品名稱、材質、尺寸、單價、數量、製作工藝、交貨期等合同所需的各項要素，避免發生錯誤，保證合同的有效性、明確性、唯一性，方可下達定單。如為返單定單，按上批資料認真填寫合同各項內容，下達定單。如公司有規定起定量，爭取讓客戶定單下夠起定量，如客戶實在有難處無法達到起印量，須同客戶溝通加算損耗費。
接著就是對此定單的跟進，（如是新產品，需先做好新產品安排生產之前的準備工作。例如我之前所在公司流程為：收到客戶的光碟交版廠打樣稿寄至客戶確認後方可安排製作版輥，版到廠後需打樣至客戶確認顏色或客戶來公司看色）。與PMC部緊密協作溝通，保證能如期保質地交貨給客戶。如不能按期交貨的，須提前知會客戶，語氣委婉、誠懇地同其解釋不能按期交貨的原因，儘快與PMC部協商準確地交貨期，回覆客戶。如生產安排確實緊張，無法按期交貨，而客戶要求交貨很急時，需知會上級領導協助解決，也可同客戶協商分批交貨，不要斷客戶的貨，給客戶造成不必要的損失。於客戶對同時下單多個品項的定單，要同客戶溝通排出先後順序，輕重緩急，急客戶所急。交貨量須根據客戶的要求來交貨，如客戶無特別說明，按公司規定的損耗計。
瞭解客戶的庫存情況，統計重點客戶按每月各品項下單頻率排序，對常規的產品、特殊季節性高的產品提前備庫存（須客戶的確認方可備庫存），或提前備原材料（必須同客戶溝通好，經過客戶的同意，所備材料在雙方協商時間內用完）。
2. 做出的產品需及時發貨給客戶（如果客戶的信用出現問題時，發貨前要請示公司領導再作安排）。如公司客戶遍佈全國各地，需經過貨運或航空等方式發貨，發貨過程中，追蹤貨運航空公司，儘快將此批貨安全快速地送至客戶。確認客戶收到數量及質量無誤貨物後，要求其籤回送貨單，便於月底作對帳憑證及開具發票。
對於現金客戶，需先將數量金額傳真至客戶，請其將應付貨款匯到我司指定帳號，款到再發貨。我們服務客戶，也需要客戶的極力配合。如何更好地服務客戶，要做到從客戶下達訂單到客戶如期收到保質保量的貨物，此過程中必須跟蹤緊密、細緻，增加客戶對跟單人員及對公司的信任度，讓客戶為了省心、放心、舒心選擇本公司！
3．各憑證的收集包括①合同、②送貨單、③對帳單。
①合同書填寫完畢交公司領導稽核確認簽字蓋章後，將客戶聯及業務聯寄至客戶處(或將客戶聯傳真至客戶)，要求對方有效合法人的簽字、蓋紅章後將業務聯回寄(或回傳，但傳真件上必須要顯示客戶的傳真號碼，否則無法律依據)；
②確認客戶收到數量及質量無誤貨物後，要求其籤回送貨單，須加蓋紅章及有效合法人員的簽名後將客戶聯回傳，但傳真件上必須要顯示客戶的傳真號碼；
③掌握各相關客戶的結算方式及回款期，每月5號前同客戶核對上月業務往來帳務，將對帳單寄至客戶處或傳真至客戶，要求對方有效合法人的簽字、蓋紅章後回寄(或回傳，但傳真件上必須要顯示客戶的傳真號碼)。
4．帳務核對：對每個客戶的帳務一定要核對清楚，掌握每個客戶的結算方式及回款期，每月月初對上月的往來貨款同客戶核對，儲存好經過客戶確認的對帳單據，作為以後收款憑證，及時提醒業務員催收到期貨款。沒有貨款的完全回收，就沒有銷售；貨款的全部回收，是與客戶第二次交易的開始。
5．熟悉報價體系方法：接到客戶需報價的產品，根據公司規定的報價體系認真核算，交領導稽核後，方可回覆客戶。
三、做出來的產品很難百分之百的保證不出現問題，關鍵是怎樣接受處理客戶的投訴。要立馬、快速處理客戶抱怨投訴，瞭解客戶抱怨投訴的原因，注意傾聽、用心去聽（表示對對方尊重）、記錄重點。
接到客戶的電話或傳真投訴後，首先表示因質量問題給客戶造成的麻煩致以真誠的歉意，態度要好，不可對客戶發火、用刺激性語言，要用委婉的語氣同客戶解釋。仔細聆聽了解具體情況，評估質量問題的嚴重性，對客戶投訴的內容分析其問題出自何處，千萬不要張口就說“不可能出現這樣的問題啊”，可以這樣同客戶說“您覺得要怎麼樣處理會讓您比較滿意呢”，或先用緩兵之計 “此問題我馬上反饋至我們公司技術部門分析後再給您回覆”，暫時穩住客戶惱怒激動的情緒。然後總結填寫質量投訴函，交公司品質部門核實調查取證，不要貿然作出承諾或結果。最後告知客戶我們以後一定會加強質量監控，盡力避免此類問題再次發生。處理問題要及時，最好在當天內回覆，最遲不超過24小時。如果所處理的結果超出了客戶期望，客戶會更加地信賴跟單人員及公司。
通過跟客戶的溝通及處理客戶的投訴，可發現客戶潛在的需求（態度要好、價格公道、準時交貨、數量準確、質量保證），使我們能更好地服務客戶，蠃得客戶對我們的尊重！